Projelerin zamanında teslim edilmesinin amacı işin zamanında başlamasına imkân sağlamak olup olası bir gecikmede süre uzatımına sebebiyet vermemektir.
Yapım İşleri Genel Şartnamesinde “Projelerin yükleniciye teslimi” başlıklı 11. maddesinde;
“(1) Anahtar teslimi götürü bedel sözleşmelerde, yapılacak işlerin uygulama projeleri, şartnameler ve diğer teknik belgelerle birlikte, sözleşmenin imzalanması sırasında yükleniciye verilir.
(2) Birim fiyat esaslı sözleşmelerde, işlerin ön veya kesin projeleri, şartnameler ve diğer belgelerle birlikte, sözleşmenin imzalanması sırasında yükleniciye verilir” denilmektedir.
Esas itibari ile tüm ihale dokümanları aslında EKAP’a yüklenmekte olup istekliler ihaleye katılmadan önce proje, mahal listeleri, teknik şartnameleri görebilmektedir. Sözleşmeden sonra verilecek olan projeler bunların bir örneği olup onaylı olmalarıdır.

Yüklenici projeleri ve diğer dokümanları teslim aldıktan sonra işi fen ve sanat kurallarına uygunluk açısından inceler ve gördüğü eksik veya hataları karşıt görüşüne belirterek on beş gün içerisinde idareye başvurması gerekmektedir. Bu durum Yapım İşleri Genel Şartnamesinin 14. maddesinin 3. Fıkrasında “Yüklenici, üstlenmiş olduğu işleri, sorumlu bir meslek adamı olarak fen ve sanat kurallarına uygun olarak yapmayı kabul etmiş olduğundan, kendisine verilen projeye ve/veya teknik belgelere göre işi yapmakla, bu projenin ve/veya teknik belgelerin iş yerinin gereklerine, fen ve sanat kurallarına uygun olduğunu, ayrıca işin yapılacağı yere, kullanılacak her türlü malzemenin nitelik bakımından yeterliliğini incelemiş, kabul etmiş ve bu suretle işin teknik sorumluluğunu üstlenmiş sayılır.

Bununla birlikte yüklenici, kendisine verilen projelerin ve/veya şartnamelerin, teslim edilen işyerinin veya malzemenin veyahut talimatın, sözleşme ve eklerinde bulunan hükümlere aykırı olduğunu veya fen ve sanat kurallarına uymadığı hususundaki karşı görüşlerini teslim ediliş veya talimat alış tarihinden başlayarak on beş gün içinde (özelliği bakımından incelenmesi uzun sürebilecek işlerde, yüklenicinin isteğihalinde bu süre idarece artırılabilir) idareye yazı ile bildirmek zorundadır.

Bu sürenin aşılması halinde yüklenicinin itiraz hakkı kalmaz. Yüklenicinin iddia ve itirazlarına rağmen, idare işi kendi istediği gibi yaptırdığı takdirde yüklenici, bu uygulamanın sonunda doğabilecek sorumluluktan kurtulur” şeklinde açıklanmıştır.

Uygulamada karşılaşılan sorunlardan biride isteklilerin ihaleye hazırlık aşamasında EKAP’tan sanal ortamda indirdiği ihale dokümanında yer alan projeleri inceleyip teklif hazırlamasından sonra işe ait sözleşme aşamasında idare tarafından pafta şeklinde verilen projeler arasında çıkan uyuşmazlıklardır. Yapım işinin tamamlanmasından sonra geçici ve kesin kabul heyetleri tarafından işin onaylı projeleri üzerinden gerekli denetimleri yaptığından ötürü idare veya yüklenici lehine avantajlı koşullar yaşana bilinmektedir.

Bu sorunun önüne geçebilmek için yapı denetim görevlisi ile geçici ve kesin kabul komisyonlarının yapım işine ait ihale kayıt numarasındaki dokümanlar ile varsa idare tarafından alınan olur ve onaylara göre hareket etmesi hükme bağlanmalıdır.

Yapım işinin geçici kabulü yapıldıktan sonra, işin devamı esnasında öngörülmeyen sebeplerden dolayı uygulama projelerinde değişiklik yaşanmışsa son durumu gösteren as-built (nihai proje) yüklenici tarafından bedel ödenmeden hazırlanarak idareye teslim edilmesi gerekir.