4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun “Aşırı düşük teklifler” başlıklı 38’inci maddesinde “İhale komisyonu verilen teklifleri değerlendirdikten sonra, diğer tekliflere veya idarenin tespit ettiği yaklaşık maliyete göre teklif fiyatı aşırı düşük olanları tespit eder. Bu teklifleri reddetmeden önce, belirlediği süre içinde teklif sahiplerinden teklifte önemli olduğunu tespit ettiği bileşenler ile ilgili ayrıntıları yazılı olarak ister.

İhale komisyonu;

a) İmalat sürecinin, verilen hizmetin ve yapım yönteminin ekonomik olması,

b)  Seçilen teknik çözümler ve teklif sahibinin mal ve hizmetlerin temini veya yapım işinin yerine getirilmesinde kullanacağı avantajlı koşullar,

c) Teklif edilen mal, hizmet veya yapım işinin özgünlüğü,

gibi hususlarda yapılan yazılı açıklamaları dikkate alarak, aşırı düşük teklifleri değerlendirir. Bu değerlendirme sonucunda, açıklamaları yeterli görülmeyen veya yazılı açıklamada bulunmayan isteklilerin teklifleri reddedilir.

Kurum, ihale konusu işin türü, niteliği ve yaklaşık maliyeti ile ihale edilme usulüne göre aşırı düşük tekliflerin tespiti, değerlendirilmesi ve ekonomik açıdan en avantajlı teklifin belirlenmesi amacıyla sınır değerler ve sorgulama kriterleri belirlemeye, ihalenin bu maddede öngörülen açıklama istenilmeksizin sonuçlandırılabilmesine, ayrıca yaklaşık maliyeti 8’inci maddede öngörülen eşik değerlerin yarısına kadar olan hizmet alımları ile yapım işleri ihalelerinde sınır değerin altında olan tekliflerin bu maddede öngörülen açıklama istenilmeksizin reddedilmesine ilişkin düzenlemeler yapmaya yetkilidir. İhale komisyonu bu maddenin uygulanmasında Kurum tarafından yapılan düzenlemeleri esas alır.” hükmü,

Mal Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin “Aşırı düşük teklifler” başlıklı 58’inci maddesinde “(1) İhale komisyonu verilen teklifleri değerlendirdikten sonra diğer tekliflere veya yaklaşık maliyete göre teklif fiyatı aşırı düşük olanları tespit eder. Bu teklifleri reddetmeden önce, belirlediği süre içinde teklif sahiplerinden teklifte önemli olduğunu tespit ettiği bileşenler ile ilgili ayrıntıları yazılı olarak ister.

(2) İhale komisyonu;

a) İmalat sürecinin ekonomik olması,

b) Seçilen teknik çözümler ve teklif sahibinin mal temininde kullanacağı avantajlı koşullar,

c) Teklif edilen malların özgünlüğü,

gibi hususlarda yapılan yazılı açıklamaları dikkate alarak, aşırı düşük teklifleri değerlendirir. Bu değerlendirme sonucunda, açıklamaları yeterli görülmeyen veya yazılı açıklamada bulunmayan isteklilerin teklifleri reddedilir.” hükmü,

Kamu İhale Genel Tebliği’nin “Mal alımı ihalelerinde aşırı düşük tekliflerin değerlendirilmesi” başlıklı 62/A maddesinde “62/A.1. Mal alımı ihalelerinde, aşırı düşük tekliflerin değerlendirilmesi aşamasında aşağıdaki düzenlemelere göre işlem tesis edilmesi gerekmektedir.

62/A.1.1. Aşırı düşük tekliflere yönelik açıklama istenmesine ilişkin yazıda isteklilerin yapacakları açıklamalara esas olacak önemli teklif bileşenlerinin, bütün istekliler için aynı unsurları içerecek şekilde belirtilmesi zorunludur. Aşırı düşük teklif açıklaması sunulması için isteklilere üç (3) iş gününden az olmamak üzere uygun bir süre verilir. İstekliler, aşırı düşük olarak tespit edilen tekliflerini, bu Tebliğin “Hizmet alımı ihalelerinde sınır değer tespiti ve aşırı düşük tekliflerin değerlendirilmesi” başlıklı 79 uncu maddesinde belirtilen yöntemlerle açıklayabilirler.

62/A.1.2. İhale komisyonu tarafından yapılan değerlendirmede açıklamaları yeterli görülmeyen veya süresi içerisinde yazılı açıklamada bulunmayan isteklilerin teklifleri reddedilir.” açıklaması,

29.12.2022 tarihinde yayımlanan İhale İlanı’nın “Diğer hususlar” başlıklı 15’inci maddesinde “Teklif fiyatı ihale komisyonu tarafından aşırı düşük olarak tespit edilen isteklilerden Kanun’un 38’inci maddesine göre açıklama istenecektir.” düzenlemesi,

İdari Şartname’nin “Tekliflerini değerlendirilmesi” başlıklı 31’inci maddesinde “… 31.6. İhale komisyonu aşırı düşük teklifleri 33’üncü maddeye göre değerlendirir…” düzenlemesi,

İdari Şartname’nin “Aşırı düşük teklifler” başlıklı 33’üncü maddesinde “33.1. Verilen tekliflerden diğer tekliflere veya yaklaşık maliyete göre teklif fiyatı aşırı düşük olanların, ihale komisyonu tarafından tespit edilmesi halinde, bu teklif sahiplerinden teklifte önemli olduğu tespit edilen bileşenler ile ilgili ayrıntılar yazılı olarak istenir. İhale komisyonu tarafından;

a) İmalat sürecinin ekonomik olması,

b) Seçilen teknik çözümler ve teklif sahibinin mal ve hizmetlerin temininde kullanacağı avantajlı koşullar,

c) Teklif edilen malın özgünlüğü,

gibi hususlarda yapılan yazılı açıklamalar dikkate alınarak aşırı düşük teklifler değerlendirilir. Bu değerlendirme sonucunda, açıklamaları yeterli görülmeyen veya yazılı açıklamada bulunmayan isteklilerin teklifleri reddedilir.” düzenlemesi,

Özel Teknik Şartname’nin “Ödeme Esasları” başlıklı 19’uncu maddesinde “19.1.  Aşağıda belirtilen ödeme pursantajları DSİ ve yüklenici arasında mutabakat sağlanması durumunda iş programında bölünebilecektir.” düzenlemesi yer almaktadır.

Şikâyete konu ihalenin Devlet Su İşleri 2. Bölge Müdürlüğü tarafından gerçekleştirilen “02 Bölge Müdürlüğü Taşkın Erken Uyarı Sistemi Kurulumu” işi olduğu, söz konusu iş kapsamında Devlet Su İşleri 2. Bölge Müdürlüğü çalışmaları içerisinde yer alan, hidrometri gözlem istasyonlarında zamana bağlı olarak alınan su seviyesini gözlemlemek ve otomatik olarak kaydetmek, kaydedilen verileri aktarmak, verilerin anlık izlenmesini sağlamak maksadıyla şartname ekindeki ihtiyaç listesinde niteliği, nevi ve miktarı belirtilen elektronik ölçüm tesisi ve yazılımı temini, çalışır halde teslimine kadar tüm nakliye, montaj, saha testleri, işletmeye alınması ile birlikte işletme ve bakı talimatlarının idareye teslim edilmesi, tesisin ilgili personelinin eğitim işlerinin tamamlanması, yüklenici tarafından ekipmanın montajı ve kurulumunun yapılıp çalışır vaziyette teslim edilmesi işlerinin gerçekleştirileceği,

İhalenin birim fiyat teklif alınmak suretiyle ve elektronik ortamda teklif alınarak açık ihale usulü ile 07.02.2023 tarihinde gerçekleştirildiği, ihalede 6 adet ihale dokümanı indirildiği, 5 isteklinin ihaleye teklif verdiği, ihale komisyonunca yapılan değerlendirme neticesinde Aquadata Elektronik Bil. İnş. San. ve Tic. Ltd. Şti.nin geçici teminatının uygun bulunmaması nedeniyle değerlendirme dışı bırakıldığı, daha sonraki aşamada isteklilerin teklifleri ve yaklaşık maliyetin ortalaması alınarak Pemsantaş Palandöken Elekt. Mek. İnş. Taah. Gıda S. T. P. A. Ş. ile Hidro Elektronik Rasat İnş. Enerji Müh. Taah. San. ve Tic Ltd. Şti.nin aşırı düşük teklif açıklamasını sunmalarının istenildiği, idarenin 07.02.2023 tarihli ve 202300207-004 yazısı ile aşırı düşük teklif açıklamalarının ve beyan edilen ancak teyit edilemeyen belgelerin 17.02.2023 tarihine kadar idareye sunulmasının talep edildiği, Hidro Elektronik Rasat İnş. Enerji Müh. Taah. San. ve Tic. Ltd. Şti tarafından idareye 17.02.2023 tarih ve 1785554 sayılı yazı ile ülkemizde yaşanan deprem felaketinden dolayısıyla 20 gün ek süre talep edildiği, konunun idare tarafından değerlendirildiği ve katılımcı bütün firmalara 30 gün ek sürenin idare tarafından verildiği, 20.03.2023 tarihi mesai bitimine kadar belgelerin teslim edilme süresinin uzatıldığı, Pemsantaş Palandöken Elekt. Mek. İnş. Taah. Gıda S. T. P. A.Ş. tarafından 20.03.2023 tarihi mesai bitimine kadar istenen belgelerin sunulmaması nedeniyle tekliflerinin değerlendirme dışı bırakıldığı, Hidro Elektronik Rasat İnş. Enerji Müh. Taah. San. ve Tic. Ltd. Şti. tarafından 20.03.2023 tarihi mesai bitimine kadar idareye sunulduğu, idarece yapılan değerlendirme neticesinde İdari Şartname’nin 33’üncü maddesine uygun şekilde aşırı düşük teklif açıklamalarının idareye sunulmaması nedeniyle Hidro Elektronik Rasat İnş. Enerji Müh. Taah. San. ve Tic. Ltd. Şti.nin teklifinin değerlendirme dışı bırakıldığı, daha sonra 05.04.2023 tarihli ve 20230207-014 sayılı yazı ile bu sefer Hidroen Yazılım ve Ölçüm Sistemleri A.Ş. ile Siyad Sistem Yazılım ve Donanım Sanayi ve Ticaret Limited Şirketi’nden aşırı düşük teklif açıklamaları ile beyan edilen ancak teyidi yapılamayan belgelerin 12.04.2023 tarihine kadar idareye sunulmasının talep edildiği, her iki istekli tarafından istenilen belgelerin süresi içerisinde idareye sunulduğu ve 13.04.2023 tarihli kesinleşen ihale komisyon kararı ile Hidroen Yazılım ve Ölçüm Sistemleri A.Ş.nin teklifinin ekonomik açıdan en avantajlı teklif Siyad Sistem Yazılım ve Donanım Sanayi ve Ticaret Limited Şirketi’nin de ekonomik açıdan en avantajlı ikinci teklif olarak belirlendiği tespit edilmiştir.

İdare tarafından gönderilmiş olan 07.02.2023 tarihli ve 20230207-004 sayılı beyan edilen bilgilerin tevsik edilmesi ve aşırı düşük teklif açıklamalarının sunulması konulu yazıda sunulması gereken belgeler altında İdari Şartname’nin 33’üncü maddesi gereğince Özel Teknik Şartname göz önünde bulundurularak teklif edilen mal kalemleri ile ilgili ayrıntıların yazılı olarak sunulması gerektiğinin ve İdari Şartname’nin 36’ncı maddesinde yer alan ihalenin karara bağlanması kapsamında ürün örneklerini vermeleri/kurulumlarını yapmaları için Özel Teknik Şartname’de bahsedilen 1 adet radar sensör, 1 adet data logger, 1 adet 4G modem, 1 adet gece görüşlü kamera, 1 adet enerji kaynağı, 1 adet muhafaza kutusu ve bağlantı aparatları ile demo olarak firmalardan verilen süre içerisinde getirilip, idarenin uygun gördüğü yere kurulmasının istenildiği, istekliler tarafından kurulacak olan yazılım ve web servisini idarece belirlenecek göl gözlem, akım gözlem, kanal gözlem, kar gözlem, kuyu gözlem, debimetre vs. istasyonlarına, Özel Teknik Şartname’ye uygun olarak uyumlu çalışır halde gösterilmesinin gerektiğinin idare tarafından talep edildiği tespit edilmiştir.

Yukarıda aktarılan mevzuatın ilgili maddelerinde açıkça aşırı düşük tekliflere yönelik açıklama istenilmesine ilişkin yazıda, isteklilerin yapacakları açıklamalara esas olacak önemli teklif bileşenlerinin belirtilmesinin zorunlu olduğu hüküm altına alınmasına karşın idare tarafından teklifi aşırı düşük olarak belirlenen isteklilere gönderilen 07.02.2023 tarihli aşırı düşük teklif açıklaması ve teyit edilemeyen belgelerin sunulmasının istenilmesine ilişkin yazıda teklifte önemli olduğu tespit edilen bileşenlerin belirtilmediği, sadece “Özel Teknik Şartname göz önünde bulundurularak, teklif edilen mal kalemleri ile ilgili ayrıntıların yazılı olarak beyanı” ifadelerine yer verildiği belirlenmiştir.  Dolayısıyla aşırı düşük teklif açıklama isteme yazısının mevzuata uygun şekilde teklifin önemli bileşenleri belirtilmeden isteklilere gönderildiği görülmüştür. Ayrıca aşırı düşük teklif açıklamalarının sunulmaması gerekçesiyle anılan isteklilerin tekliflerinin de reddedilmesinden sonra aşırı düşük teklif sınır değerinin üzerinde teklif veren isteklilerden de 05.04.2023 tarihli yazı ile aşırı düşük teklif açıklamalarının istenilmesinin ve isteklilerin açıklamaları sunmalarının mevzuata aykırı olduğu belirlenmiştir. Bu itibarla idarece aşırı düşük teklif sorgulamasının ihale dokümanında yer alan teklif bileşenleri içerisinden önemli teklif bileşenlerinin açık ve net bir şekilde belirlenmek suretiyle yeniden yapılması gerektiği anlaşıldığından başvuru sahibinin iddiası uygun olduğu sonucuna ulaşılmıştır