ihalenin aşırı düşük teklif sorgulama yazıları

KARAR:

Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.

İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle,

Akmisan Pompa ve Mak. A.Ş. ve Sefer Ala’nın aşırı düşük teklif açıklamalarında kullanılan fiyat teklifleri ve eki maliyet tespit tutanağı (Ek-O.5), satış tutarı tespit tutanağı (Ek-O.6) ve maliyet/satış tutarı tespit tutanağında (Ek-O.7) ihale tarihinden önceki üç aylık döneme ait bilgilerin kullanılmadığı, yine aynı şekilde bahse konu tutanaklarda ihale tarihinden önceki üç aylık döneme ait faturalara dayanarak fatura bilgileri tablolarının oluşturulmadığı,

İhale dokümanı kapsamında kalan iş kalemlerinin miktarları dikkate alındığında, maliyet/satış tutarı tespit tutanağı (Ek-O.7) ile açıklama yapılması için ilgili iş kalemleri için gerekli olan malzeme ve faturalarına konu miktarların taraflarınca başvuruları kapsamında hesaplanan miktarlar doğrultusunda olması gerektiği,

- İdarece gönderilen açıklama isteme yazısında, sadece iş kalemlerine yer verildiği bu iş kalemleri içerisinde yer alan maliyet bileşenlerinin ayrı ayrı gösterilmediği, bu durumu kötüye kullanan söz konusu isteklilerin döküm malzeme, elektrik, işçilik, model gibi bilgileri Kamu İhale Genel Tebliği’nin 79’uncu maddesine uygun olarak açıklamadığı ve kendilerine maliyet avantajı sağladığı, Akmisan Pompa ve Mak. A.Ş. ve Sefer Ala’nın aşırı düşük teklif açıklamalarının reddedilmesi ve tekliflerinin değerlendirme dışı bırakılması gerektiği iddialarına yer verilmiştir.

Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir.

4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun “Aşırı düşük teklifler” başlıklı 38’inci maddesinde “İhale komisyonu verilen teklifleri değerlendirdikten sonra, diğer tekliflere veya idarenin tespit ettiği yaklaşık maliyete göre teklif fiyatı aşırı düşük olanları tespit eder. Bu teklifleri reddetmeden önce, belirlediği süre içinde teklif sahiplerinden teklifte önemli olduğunu tespit ettiği bileşenler ile ilgili ayrıntıları yazılı olarak ister.

İhale komisyonu;

a) İmalat sürecinin, verilen hizmetin ve yapım yönteminin ekonomik olması,

b) Seçilen teknik çözümler ve teklif sahibinin mal ve hizmetlerin temini veya yapım işinin yerine getirilmesinde kullanacağı avantajlı koşullar,

c) Teklif edilen mal, hizmet veya yapım işinin özgünlüğü, gibi hususlarda yapılan yazılı açıklamaları dikkate alarak, aşırı düşük teklifleri değerlendirir. Bu değerlendirme sonucunda, açıklamaları yeterli görülmeyen veya yazılı açıklamada bulunmayan isteklilerin teklifleri reddedilir.” hükmü,

Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin “Sınır değer ve aşırı düşük  teklifler” başlıklı 59’uncu maddesinde “(1) İhale komisyonu verilen teklifleri değerlendirdikten sonra Kurum tarafından belirlenen yönteme göre sınır değeri hesaplar.

(2) Aşırı düşük teklif tespit ve değerlendirme işlemlerine ilişkin olarak, ihale ilanı ve dokümanında belirtilmek kaydıyla üçüncü, dördüncü ve beşinci fıkralardaki koşullar çerçevesinde aşağıdaki seçeneklerden bir tanesi kullanılır.

a) Sınır değerin altında olan teklifler ihale komisyonunca aşırı düşük teklif olarak tespit edilir ve bu teklif sahiplerinden Kurum tarafından belirlenen kriterlere göre teklifte önemli olduğu tespit edilen bileşenler ile ilgili ayrıntılar yazılı olarak istenir. İhale komisyonu;

1) Verilen hizmetin ekonomik olması,

2) Seçilen teknik çözümler ve teklif sahibinin işin yerine getirilmesinde kullanacağı avantajlı koşullar,

3) Teklif edilen hizmetin özgünlüğü, gibi hususlarda yapılan yazılı açıklamaları dikkate alarak  aşırı düşük  teklifleri değerlendirir. Bu değerlendirme sonucunda, açıklamaları yeterli görülmeyen veya yazılı açıklamada bulunmayan isteklilerin teklifleri reddedilir. ...” hükmü,

Kamu İhale Genel Tebliği’nin “Hizmet alımı ihalelerinde sınır değer tespiti ve aşırı düşük tekliflerin değerlendirilmesi” başlıklı 79’uncu maddesinde “…79.2. İhale ilanında ve dokümanında teklifi sınır değerin altında kalan isteklilerden açıklama isteneceği belirtilen hizmet alımı ihalelerinde, aşırı düşük tekliflerin değerlendirilmesi aşamasında aşağıdaki düzenlemelere göre işlem tesis edilmesi gerekmektedir.  

79.2.1. Aşırı düşük tekliflere yönelik açıklama istenmesine ilişkin yazıda, isteklilerin yapacakları açıklamalara esas olacak önemli teklif bileşenlerinin, bütün istekliler için aynı unsurları içerecek şekilde belirtilmesi zorunludur. Aşırı düşük teklif açıklaması sunulması için isteklilere üç (3) iş gününden az olmamak üzere uygun bir süre verilir…” açıklaması,

İdari Şartname’nin “İhale konusu işe/alıma ilişkin bilgiler” başlıklı 2’nci maddesinde “2.1. İhale konusu işin/alımın; a) Adı: Muhtelif Tip ve Boyutlarda Pompa Bakım Onarımı İşi…” düzenlemesi,

 “Aşırı düşük teklifler” başlıklı 33’üncü maddesinde “33.1. Teklifi sınır değerin altında kalan isteklilerden Kanunun 38 inci maddesine göre açıklama istenecektir. Bu kapsamda; ihale komisyonu sınır değerin altında kalan teklifleri aşırı düşük teklif olarak tespit eder ve bu teklif sahiplerinden Kurum tarafından belirlenen kriterlere göre teklifte önemli olduğunu tespit ettiği bileşenler ile ilgili ayrıntıları yazılı olarak ister. İhale komisyonu;

a) Verilen hizmetin ekonomik olması,

b) Seçilen teknik çözümler ve teklif sahibinin işin yerine getirilmesinde kullanacağı avantajlı koşullar,

c) Teklif edilen hizmetin özgünlüğü, gibi hususlarda yapılan yazılı açıklamaları dikkate alarak aşırı düşük teklifleri değerlendirir. Bu değerlendirme sonucunda, açıklamaları yeterli görülmeyen veya yazılı açıklamada bulunmayan isteklilerin teklifi reddedilir.” düzenlemesi,

Teknik Şartname’ nin “İşin Kapsamı” başlıklı 1.2’nci maddesinde “Bu Teknik Şartname ASKİ Genel Müdürlüğü Tesisler Dairesi Başkanlığına Bağlı Tesislerde bulunan Pompaların 360 gün süre içerisinde arıza çıkması halinde bakım onarımının yapılması ve arızalarının giderilmesi işlerini kapsar.” düzenlemesi yer almaktadır.

İhale komisyonunun 28.11.2024 tarihinde onaylanan kararında yapılan değerlendirmelere göre sınır değerin 26.339.879,25 TL olarak belirlendiği, Akmisan Pompa ve Mak. A.Ş ve Sefer Ala’ya 14.11.2024 tarihinde EKAP üzerinden gönderilen yazılarla “Söz konusu iş kapsamında bulunan teklif sıra nolu 2, 6, 20, 21, 22, 23, 26, 27, 28, 29, 30, 31, 32, 33, 34, 35, 36, 39, 40, 41, 42, 43, 46, 48, 49, 52, 53, 55, 60, 61, 62, 63, 66, 67, 68, 69, 72, 73, 74, 75, 76, 79, 80, 82, 86, 88, 89, 92, 93, 95, 100, 101, 102, 103, 105, 106, 107, 108, 109, 110, 111, 112, 113, 114, 115, 116, 117, 119, 120, 121, 122, 123, 126, 127, 133, 139, 140, 142, 146, 147, 159, 166, 167, 179, 182, 183, 184, 185, 186, 187, 188, 190, 200, 203, 207, 215, 216, 217, 218, 219, 220, 221, 222, 223, 224 ve 228 kalemlerine ilişkin maliyet giderleri parametrelerini fiyatlandırmak suretiyle açıklama sunmanız gerekmektedir.

Kamu İhale Genel Tebliği’nin 79.2.1. maddesi “Aşırı düşük tekliflere yönelik açıklama istenmesine ilişkin yazıda, isteklilerin yapacakları açıklamalara esas olacak önemli teklif bileşenlerinin, bütün istekliler için aynı unsurları içerecek şekilde belirtilmesi zorunludur. Aşırı düşük teklif açıklaması sunulması için isteklilere üç (3) iş gününden az olmamak üzere uygun bir süre verilir.” hükümleri gereği 8 (Sekiz) takvim günü içerisinde aşırı düşük teklif sorgulama açıklamasını göndermenizi rica ederim.” ifadelerine yer verilerek istekliden teklifine ilişkin aşırı düşük teklif açıklaması istenildiği görülmüştür.

Akmisan Pompa ve Mak. A.Ş ve Sefer Ala’nın aşırı düşük teklif açıklamaları ihale komisyonunca uygun bulunarak sırasıyla ekonomik açıdan en avantajlı birinci ve ikinci teklif sahibi istekliler olarak belirlendiği anlaşılmıştır.

Yukarıdaki aktarılan mevzuat uyarınca; ihale komisyonu tarafından isteklilerin teklifleri değerlendirildikten sonra diğer tekliflere veya yaklaşık maliyete göre teklifi aşırı düşük olan istekliler belirlenerek teklifleri reddetmeden önce teklifte önemli olduğu tespit edilen bileşenlerle ilgili yazılı açıklama istenileceği, istekliler tarafından aşırı düşük tekliflerine ilişkin Kamu İhale Genel Tebliği’nin 79.2.2’nci maddesinde belirtilen yöntemler kullanılarak belgeye dayalı açıklama yapılacağı ve yapılan açıklamalar Tebliğ’in 79’uncu maddesine göre değerlendirilerek mevzuata uygun açıklama sunmayan isteklilerin tekliflerinin reddedileceği anlaşılmıştır.

İdarece Akmisan Pompa ve Mak. A.Ş ve Sefer Ala’ya EKAP üzerinden gönderilen aşırı düşük teklif açıklaması isteme yazılarında, yalnızca teklif sıra numaralarına yer verilen bir takım iş kalemlerinin sıralanarak açıklama istenildiği, söz konusu iş kalemlerinin değişim, yenileme, bakım, bakım onarım, işçilik gibi farklı tanımlardan oluştuğu,

 Ancak ihale dokümanı kapsamında yer verilen Teknik Şartname ve birim fiyat tariflerinde söz konusu hizmetin kapsamındaki iş kalemlerinin ayrıntılı teknik detaylarına yer verildiği anlaşılmaktadır.

İsteklilerin aşırı düşük teklif açıklamalarını geçerli şekilde yapabilmeleri ve isteklilerin açıklamalarının sağlıklı şekilde değerlendirilebilmesi için idareler tarafından aşırı düşük teklif sorgulamasının mevzuata uygun olarak yapılması gerektiği, mevcut ihalenin aşırı düşük teklif sorgulama yazılarında yalnızca teklif cetveli içerisinde yer alan iş kalemlerine ilişkin sıra numarası bilgilerine yer verilerek açıklama istenildiği, diğer bir anlatımla ihale konusu işin yerine getirilebilmesi için ihale dokümanında işin teknik ayrıntılarını oluşturan hangi bileşenlerin önemli teklif bileşen olduğu tespit edilerek açıklamaya esas alınacağının belirtilmediği, dolayısıyla isteklilerin geçerli açıklama yapılabilme ve idarece açıklamaların sağlıklı şekilde değerlendirebilme imkânının bulunmadığı anlaşıldığından, idare tarafından teknik şartname ve birim fiyat tarifleri uyarınca teklifi aşırı düşük olarak tespit edilen Akmisan Pompa ve Mak. A.Ş ve Sefer Ala’nın açıklamalarına esas olacak önemli teklif bileşenleri belirlenerek aşırı düşük teklif sorgulamasının yenilenmesi gerektiği sonucuna varılmıştır.