ihale komisyonu kararı 

KARAR:

Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.

İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle, “Kablosuz Klavye Q ürününün teknik şartnamenin 12.1 kapsamında uygun görülmediği” gerekçesiyle tekliflerinin değerlendirme dışı bırakıldığı, Teknik Şartname'nin 12.1’inci maddesinde klavyenin sıvı dökülmesine dayanıklı olmasının talep edildiği, idareye numune teslim tutanağı ile sunulan klavyelerin üretici internet siteleri ve kataloglarında açıkça görüleceği üzere sıvı dökülmesine karşı dayanıklı olduğu, bu sebeple ihalenin birinci kısmında değerlendirmenin tekrar yapılması gerektiği iddialarına yer verilmiştir.

Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir.

Mal Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin “Tedarik edilecek malların numuneleri, katalogları, fotoğrafları ile teknik şartnameye cevapları ve açıklamaları içeren doküman ve demonstrasyon” başlıklı 43’üncü maddesinde “(1) Teklif edilen malın teknik şartnamede yer alan teknik kriterlere uygunluğunu belirlemek amacıyla numune, teknik bilgilerin yer aldığı katalog, teknik şartnameye cevapları ve açıklamaları içeren doküman ile fotoğraf istenebilir ve/veya demonstrasyon yaptırılabilir. Özel imalat süreci gerektiren mal alımları hariç, teknik şartnameye cevapları ve açıklamaları içeren doküman istenmesi durumunda katalog istenmesi zorunludur. Katalog istenen ihalelerde, teknik şartnamede teknik kriter olarak düzenlenen ancak katalogda yer almayan hususlara yönelik kanıtlayıcı belge ve/veya açıklamalar aday veya istekliler tarafından başvuru veya teklifleri kapsamında sunulur.

(2) Numunelerin sunulması ve bunların değerlendirilmesine yönelik yapılan düzenlemelerde aşağıdaki hükümler esas alınır:

a) İdare tarafından hangi kalem/kalemler için ve kaç adet numune isteneceği, numunenin hangi aşamada ve kimler tarafından sunulacağı, numunelerin değerlendirilmesinde hangi yöntemin kullanılacağı ile diğer hususlara, ön yeterlik şartnamesi veya idari şartnamede yer verilir. Son başvuru tarihi/ihale tarihi ve saatinden önce numunelerin idareye sunulacağına ya da bu tarih ve saatten önce numune değerlendirmesi yapılarak sadece numunesi uygun görülenlerin başvuruda bulunabileceğine veya teklif sunabileceğine ilişkin düzenleme yapılamaz.

b) Numune sunulması istenen kalem/kalemler için uygun sayı ve nitelikte numune alınması idarenin sorumluluğundadır. Malın niteliğinin birden fazla numune değerlendirmesi yapmaya uygun olup olmadığı ile malın kullanım ömrü dikkate alınarak en az bir adet numunenin idarede muhafaza edilmesi gerekir. Kurul ya da yargı kararları üzerine yeniden değerlendirme, muhafaza edilen numune üzerinden yapılır.

c) Numune değerlendirmesi, ön yeterlik şartnamesi veya idari şartnamede düzenlenen aşağıdaki yöntemlerden biri vasıtasıyla yapılır:

1) İhale komisyonu, numuneyi doğrudan inceleyerek, üyelerinin tamamı tarafından düzenlenen numune inceleme raporu/tutanağı çerçevesinde değerlendirme yaparak karar verebilir.

2) İhale komisyonu, uzman üyelerinin tamamı tarafından düzenlenen numune inceleme raporu/tutanağı çerçevesinde değerlendirme yaparak karar verebilir.

3) İhale komisyonu, uzman üyelerinin tamamı ile alıma konu malı/malları kullanacak personel arasından görevlendirilen kişi veya kişilerin tamamı tarafından düzenlenen numune inceleme raporu/tutanağı çerçevesinde değerlendirme yaparak karar verebilir.

ç) Ön yeterlik şartnamesi veya idari şartnamede istenen sayıda ve nitelikte numune, şartnamede yapılan düzenlemeler çerçevesinde idareye teslim edilir. Teslim edilen numunenin üzerinde; ihale bilgileri, numune sunulan kalem bilgileri ve aday veya istekli bilgilerine yer verilir. İdare tarafından numune bir tutanak ile teslim alınır ve talep edilmesi halinde tutanağın bir sureti aday veya istekliye verilir.

d) İdare tarafından gerekli görülen hallerde, numune değerlendirmesinin yapılacağı yer, tarih ve saat bilgisi aday veya isteklilere bildirilir. Numune değerlendirmesinde numunenin fiziksel nitelikleri ile teknik şartnamede yer alan teknik kriterlere uygun olup olmadığı kontrol edilir. Yapılan inceleme sonucunda düzenlenen numune inceleme raporunda/tutanağında numunenin uygunluk durumu belirtilir ve uygun bulunmaması durumunda buna ilişkin gerekçelere yer verilir. Numune inceleme raporu/tutanağı çerçevesinde numunelere yönelik nihai değerlendirme ihale komisyonu tarafından yapılır ve bu değerlendirmelere ihale komisyonu kararında yer verilir.

(3) Demonstrasyon işlemine yönelik yapılan düzenleme ve değerlendirmelerde ikinci fıkradaki hükümler esas alınır. …” hükmü,

Aynı Yönetmelik’in “Elektronik ihale” başlıklı 58/A maddesinde “… (9) Ekonomik açıdan en avantajlı teklifin tespitinde aşağıdaki esaslar dikkate alınır:

a) Diğer tekliflere veya yaklaşık maliyete göre aşırı düşük tekliflerin bulunmadığı ihalelerde, geçerli tekliflerden ekonomik açıdan en avantajlı birinci ve ikinci teklif olması öngörülen teklif sahiplerine; yeterlik bilgileri tablosunda beyan ettikleri bilgi ve belgelerden EKAP veya diğer kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarının internet sayfası üzerinden sorgulanamayanlar ile teknik şartnameye cevaplar ve açıklamalara ilişkin tevsik edici belgeleri sunmaları, ayrıca ihale dokümanında öngörülmesi halinde numune/demonstrasyon işlemlerine ilişkin ürün örneklerini vermeleri/kurulumlarını yapmaları için makul bir süre verilir. Beyan edilen bilgi/belgeler ve teknik şartnameye cevaplar ve açıklamalara ilişkin tevsik edici belgeleri sunmayan istekliler ile numune ve/veya demonstrasyon işlemlerine ilişkin yükümlülüklerini yerine getirmeyen isteklilerin teklifleri değerlendirme dışı bırakılarak geçici teminatları gelir kaydedilir, sunduğu belgeler ile katılım ve yeterlik kriterlerine ilişkin şartları sağlayamayan istekliler ile numune ve/veya demonstrasyon değerlendirmesi başarısız sonuçlanan isteklilerin teklifleri ise değerlendirme dışı bırakılır. …” hükmü,

             Kamu İhale Genel Tebliği’nin “Tekliflerin alınması ve değerlendirilmesi” başlıklı 16’ncı maddesinde “… 16.9. Katalog, kılavuz, çizim, fotoğraf vb. belgeler ve/veya numune istenen ihalelerde, tekliflerin değerlendirilmesi aşamasında bu belgelerden ve/veya numune üzerinden teknik şartnameye uygunluk değerlendirmesi yapılır. Tekliflerin değerlendirilmesi aşamasında anılan belgeler ve/veya numune üzerinden teknik değerlendirme yapılmasının öngörülmemesi halinde ise bu durumun ihale dokümanında belirtilmesi koşuluyla istenen belgelerin ve/veya numunenin sadece teklif ekinde sunulup sunulmadığına bakılır. …” açıklaması,

              Başvuruya konu ihaleye ait İdari Şartname’nin “İhale konusu işe/alıma ilişkin bilgiler” başlıklı 2’nci maddesinde “2.1. İhale konusu işin/alımın;

a) Adı: Kırtasiye Malzemeleri Alımı

b) Türü: Mal alımı

c) İlgili Uygulama Yönetmeliği: Mal Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği

…

e) Miktarı: Bakanlığımız ihtiyaçlarında kullanılmak üzere 2 kısımda toplam 18 kalem kırtasiye malzemeleri alımı işidir.

Ayrıntılı bilgi idari şartnamenin ekinde yer almaktadır.

f) İşin yapılacağı/teslim edileceği yer: Atatürk Bulvarı No:98 Milli Eğitim Bakanlığı Destek Hizmetleri Genel Müdürlüğü Deposu Kat: -1 Çankaya/ANKARA” düzenlemesi,

Aynı Şartname’nin “İhaleye katılabilmek için gereken belgeler ve yeterlik kriterleri” başlıklı 7’nci maddesinde “… 7.7. Numune ve demonstrasyon değerlendirmesi:

7.7.1. İhale numune değerlendirilmesi yapılarak sonuçlandırılacaktır. Bu çerçevede teklif edilen ürün ya da ürünlerin değerlendirilmesine imkan sağlayacak yeterli sayıda (miktarda) numune İdare tarafından firmalara makul bir süre içerisinde ihaleden sonra İdareye teslim etmeleri için ilgili firmalara tebligat gönderilecektir. İlgili firmalar tarafından teslim edilecek numunenin üzerine firma bilgileri, ihaledeki ürüne ait kısım ve sıra numarası ile marka modeli belirten etiket yapıştırılmış şekilde muhafaza edilebilecek bir kutu içerisinde idareye teslim edilerek numune teslim tutanağı alınacaktır. …” düzenlemesi,

Anılan Şartname’nin “İhalenin karara bağlanması” başlıklı 36’ncı maddesinde “36.1. Aşırı düşük tekliflerin açıklama istenmeksizin reddedileceği ya da diğer tekliflere veya yaklaşık maliyete göre aşırı düşük tekliflerin bulunmadığı ihalelerde, geçerli tekliflerden ekonomik açıdan en avantajlı birinci ve ikinci teklif olması öngörülen teklif sahiplerine; yeterlik bilgileri tablosunda beyan ettikleri bilgi ve belgelerden EKAP veya diğer kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarının internet sayfası üzerinden sorgulanamayanlar ile teknik şartnameye cevaplar ve açıklamalara ilişkin tevsik edici belgeleri sunmaları, ayrıca ihale dokümanında öngörülmesi halinde numune/demonstrasyon işlemlerine ilişkin ürün örneklerini vermeleri/kurulumlarını yapmaları için makul bir süre verilir. Beyan edilen bilgi/belgeler ve teknik şartnameye cevaplar ve açıklamalara ilişkin tevsik edici belgeleri sunmayan istekliler ile numune ve/veya demonstrasyon işlemlerine ilişkin yükümlülüklerini yerine getirmeyen isteklilerin teklifleri değerlendirme dışı bırakılarak geçici teminatları gelir kaydedilir, sunduğu belgeler ile katılım ve yeterlik kriterlerine ilişkin şartları sağlayamayan istekliler ile numune ve/veya demonstrasyon değerlendirmesi başarısız sonuçlanan isteklilerin teklifleri ise değerlendirme dışı bırakılır. Bu işlemlere ekonomik açıdan en avantajlı birinci ve belirlenecek ise ikinci teklif sahibi tespit edilene kadar devam edilir. …” düzenlemesi,

            Teknik Şartname’nin “Q Klavye Teknik Şartnamesi” başlıklı 12’nci maddesinde “1. Klavye Sıvı dökülmesine dayanıklı tasarımlı olmalıdır.

2. Klavye ayakları eğimli olmalıdır. Kablosuz olmalıdır.

3. Klavye 10 tuşlu sayısal tuş takımı olmalıdır.

4. Klavye 2 adet AAA pil ile çalışabilir olmalıdır.” düzenlemesi yer almaktadır.

İhale dokümanında yer alan bilgilerden, ihalenin başvuruya konu birinci kısmının flaş bellek, harici bellek, USB çoklayıcı, kablosuz F klavye, kablosuz Q klavye ve kablosuz fare (mouse) alımı olduğu, söz konusu malzemelerin Teknik Şartname’de yer alan teknik kriterlere uygunluğunun belirlenmesi için numune sunulmasının talep edildiği anlaşılmaktadır.

Teknik Şartname’nin 12.1’inci maddesinde, kablosuz Q klavyenin sıvı dökülmesine karşı dayanıklı olması gerektiğine yönelik düzenlemeye yer verilmiştir.

İdare tarafından gönderilen ihale işlem dosyasında yer alan belge ve bilgiler incelendiğinde;

Başvuru sahibi istekliye, 28.11.2024 tarihinde EKAP üzerinden gönderilen tebligat ile numune değerlendirmesi için teklif edilen ürünlere ilişkin örneklerin 02.12.2024 tarihine kadar idareye teslim edilmesi ve söz konusu tebligatta belirtilen tarih ve adreste değerlendirme için hazır bulunulması gerektiğinin bildirildiği,

Başvuru sahibi istekli tarafından sunulan numunelerin idare tarafından 02.12.2024 tarihli tutanak ile teslim alındığı,

Numune değerlendirme tutanağında “kablosuz klavye Q” ürününün “İlgili Teknik Şartnamenin 12-1. maddesi gereğince” gerekçesiyle uygun bulunmadığının ifade edildiği, tutanağın ihale komisyonu tarafından imzalandığı,

03.12.2024 tarihli ihale komisyonu kararında, anılan isteklinin numune değerlendirmesinin başarısız sonuçlandığının belirtildiği görülmüştür.

Yukarıda aktarılan Yönetmelik hükümlerinden, mal alımı ihalelerinde teklif edilen malın teknik şartnamede yer alan teknik kriterlere uygunluğunu belirlemek amacıyla numune istenebileceği, numune değerlendirmesinin söz konusu Yönetmelikte belirtilen yöntemlerden biri vasıtasıyla yapılabileceği, değerlendirme yapılırken numunenin fiziksel nitelikleri ile teknik şartnamede yer alan teknik kriterlere uygun olup olmadığının kontrol edileceği, yapılan incelemenin sonucunda numune inceleme raporu/tutanağı düzenleneceği, bu raporda/tutanakta numunenin uygunluk durumunun, uygun bulunmayanlara ilişkin gerekçelerin belirtileceği, söz konusu rapor/tutanak çerçevesinde numunelere yönelik nihai değerlendirmenin ihale komisyonu tarafından yapılacağı ve yapılan değerlendirmeye ihale komisyonu kararında yer verileceği anlaşılmaktadır.

Numune değerlendirmesine dayalı olarak alınan ihale kararlarına ilişkin itirazen şikâyet başvurularında Kurum tarafından; idarece, yukarıda yer verilen iş ve işlemlerin usulüne uygun biçimde yerine getirilip getirilmediği ve numune değerlendirme tutanağında yer verilen tespitlerle, alınan ihale kararı arasında uyuşmazlık bulunup bulunmadığı yönlerinden inceleme yapılmak suretiyle başvurunun sonuçlandırılması gerekmektedir. Zira değerlendirmeye ilişkin tutanak içeriğinin uygunluğuna ve dolayısıyla alınan ihale komisyonu kararı sonucunda alımı yapılacak ürünlerin istenen teknik kriterleri sağlayıp sağlamadığına ilişkin usulüne uygun olarak yapılmış numune değerlendirmesi işlemlerinde yetki ve sorumluluk, ihale işlemlerini yürütmekle görevli ihale komisyonuna aittir.

Yapılan incelemede, numune değerlendirme işlemlerinin usulüne uygun olarak gerçekleştirildiği, ihale komisyonu üyelerinin tamamı tarafından düzenlenen numune inceleme tutanağı çerçevesinde değerlendirme yapılarak karar verildiği anlaşılmış olup yukarıda alıntılanan Yönetmelik hükümleri gereğince numunelere yönelik nihai değerlendirmenin yapılması hususunda yetki ve sorumluluk ihale komisyonunda olduğundan başvuru sahibinin iddiasının yerinde olmadığı sonucuna varılmıştır.