Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.

İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle, söz konusu hizmet alımına ilişkin olarak 04.12.2024 tarihinde saat 12:00’da Ordu İl Sağlık Müdürlüğü Destek Hizmetleri Başkanlığında tekliflerin açılmasında kendi temsilcilerinin bulunduğu, temsilcilerinin sadece teklif edilen fiyatları not alarak komisyondan ayrıldığı, Elektronik İhale Uygulama Yönetmeliği’nin 23’üncü ve İdari Şartname’nin 3’üncü maddesi gereğince, e- tekliflerin aynı günün mesai saatleri içerisinde istekliler ve hazır bulunanlar önünde ihale komisyonu tarafından EKAP üzerinden açılması gerektiği, son teklif verme tarihinin 04.12.2024 saat 12:00 olduğu, buna göre en geç mesai saati bitiminde verilen tekliflerin açılması ve yaklaşık maliyetlerinin de açıklanması gerektiği, ancak ilgili idare tarafından herhangi bir işlem yapılmadığı, EKAP üzerinden yapılan sorgulamada tekliflere ve yaklaşık maliyet bilgisine ulaşılamadığı, EKAP üzerinden sürekli sorgulama yapmaları üzerine teklif ve yaklaşık maliyet bilgisine 05.12.2024 tarihinde saat 16:17 civarında ulaşıldığı, dolayısıyla teklif veren istekliler tarafından EKAP’ta ihale teklif belgelerinin, yaklaşık maliyet ve isteklilerce verilen fiyatların bilgisini içeren tutanaklara (e-teklif açma ve belge kontrol tutanağı ve isteklilerce teklif edilen fiyatlar tutanağı) ancak 05.12.2024 tarihinde saat 16:17’den sonra ulaşıldığı ve ilk oturumun kapatıldığı, idarece yapılan bu işlemin Elektronik İhale Uygulama Yönetmeliği’nin 23’üncü ve İdari Şartname’nin 3’üncü maddesi uyarınca mevzuata aykırı olduğu, ayrıca Kamu İhale Kanunu’nun temel ilkelerinden olan saydamlık, eşit muamele, güvenirlik ve gizlilik ilkeleri ihlal edildiğinden ihalenin iptal edilmesi gerektiği iddialarına yer verilmiştir.

Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir.

4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun “Temel ilkeler” başlıklı 5’inci maddesinde “İdareler, bu Kanuna göre yapılacak ihalelerde; saydamlığı, rekabeti, eşit muameleyi, güvenirliği, gizliliği, kamuoyu denetimini, ihtiyaçların uygun şartlarla ve zamanında karşılanmasını ve kaynakların verimli kullanılmasını sağlamakla sorumludur…” hükmü,

Anılan Kanun’un “Tekliflerin alınması ve açılması” başlıklı 36’ncı maddesinde “Teklifler ihale dokümanında belirtilen ihale saatine kadar idareye verilir. İhale komisyonunca ihale dokümanında belirtilen saatte kaç teklif verilmiş olduğu bir tutanakla tespit edilerek, hazır bulunanlara duyurulur ve hemen ihaleye başlanır. İhale komisyonu teklif zarflarını alınış sırasına göre inceler. 30 uncu maddenin birinci fıkrasına uygun olmayan zarflar bir tutanak ile belirlenerek değerlendirmeye alınmaz. Zarflar isteklilerle birlikte hazır bulunanlar önünde alınış sırasına göre açılır.

İsteklilerin belgelerinin eksik olup olmadığı ve teklif mektubu ile geçici teminatlarının usulüne uygun olup olmadığı kontrol edilir. Belgeleri eksik veya teklif mektubu ile geçici teminatı usulüne uygun olmayan istekliler tutanakla tespit edilir. İstekliler ile teklif fiyatları ve yaklaşık maliyet tutarı açıklanır. Bu işlemlere ilişkin hazırlanan tutanak ihale komisyonunca imzalanır. Bu aşamada; hiçbir teklifin reddine veya kabulüne karar verilmez, teklifi oluşturan belgeler düzeltilemez ve tamamlanamaz. Teklifler ihale komisyonunca hemen değerlendirilmek üzere oturum kapatılır.” hükmü,

Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin “Başvuruların ve tekliflerin alınması, açılması ve belgelerdeki bilgi eksikliklerinin tamamlatılması” başlıklı 56’ncı maddesinde “(1) Ön yeterlik ve yeterlik başvuruları ile tekliflerin alınması ve açılmasına ilişkin işlemler; Kanun, bu Yönetmelik, Elektronik İhale Uygulama Yönetmeliği ve tip şartnamelerde belirtilen hükümler çerçevesinde standart formlar kullanılarak gerçekleştirilir.

(2) Zarf Açma ve Belge Kontrol Tutanağı, başvuru veya teklif zarfı içinde sunulması istenilen belgeler ve bu belgelere ilgili mevzuat gereğince eklenmesi zorunlu olan belgelerin her biri için ayrı sütun içerecek şekilde düzenlenir.

(3) Başvuru veya teklif zarfları, alınış sırasına göre incelenir. Açık ihale usulüyle yapılan ihaleler ile belli istekliler arasında ihale usulüyle yapılan ihalelerde teklif zarfları açılmadan önce, pazarlık usulüyle yapılan ihalelerde ise son yazılı fiyat tekliflerinin verildiği oturumda yaklaşık maliyet açıklanır. Zarflardan uygun olanların açılması ve belge kontrolünün yapılması aşamasında, aday veya isteklilerce sunulan belgeler tek tek kontrol edilerek hangi belgelerin sunulduğu, Zarf Açma ve Belge Kontrol Tutanağında her belge için açılmış bulunan sütunlara kaydedilerek gösterilir. İhale usulüne göre ilgili oturumda istekliler ve teklif ettikleri fiyatlar duyurularak tutanak düzenlenir. Bu tutanakların komisyon başkanınca onaylanmış suretleri, isteyenlere imza karşılığı verilmeden oturum kapatılamaz…” hükmü,

Anılan Yönetmelik’in “Elektronik ihale” başlıklı 59/A maddesinde  “(1) İhaleler, e-teklif alınmak suretiyle bu maddeye uygun olarak yapılabilir.

(2) Bu maddede hüküm bulunmayan hallerde, Elektronik İhale Uygulama Yönetmeliğinin uygun olan hükümleri, yoksa bu Yönetmelik hükümleri uygulanır. Ancak e-anahtarlar teklif ile birlikte ihale tarih ve saatine kadar gönderilir ve teklifler ihale tarih ve saatinde ihale komisyonu tarafından EKAP üzerinde açılır.

(3) Bu ihalelerde, Elektronik İhale Uygulama Yönetmeliğinin ekinde bulunan “Yeterlik Bilgileri Tablosu Sunulan ve Tekliflerin Elektronik Ortamda Alındığı İhalelerde Uygulanacak Tip İdari Şartname” ve ilgili yönetmelikler ekinde bulunan diğer standart formlar kullanılır ve EKAP üzerinden gönderilmeyen teklifler kabul edilmez.

…

(8) Tekliflerin açılması ve değerlendirilmesine ilişkin tutanaklar EKAP üzerinde hazırlandıktan sonra, çıktısı alınarak ihale komisyonu üyeleri tarafından imzalanır ve her oturum kapatılmadan önce bilgiler EKAP’a kaydedilir. …” hükmü,

Elektronik İhale Uygulama Yönetmeliği’nin “E-tekliflerin hazırlanması ve sunulması” başlıklı 19’uncu maddesinde “(1) e-teklifler, istekliler tarafından EKAP üzerinden hazırlanır. İlan ve ihale dokümanında, EKAP üzerinden sorgulanması mümkün olmayan katılım ve yeterlik belgelerinin Kurum tarafından belirlenen usul ve esaslara uygun şekilde bilgisayarda taratılarak e-teklif kapsamında sunulacağı yönünde düzenleme yapılır.

(2) e-teklifler, istekliler tarafından EKAP üzerinden hazırlandıktan sonra e-imza ile imzalanarak ihale tarih ve saatine kadar EKAP üzerinden gönderilir. Ortak girişimlerde e-teklifin ortak girişim ortaklarının tamamı tarafından e-imza ile imzalanması zorunludur. EKAP, e-imza ile imzalanmış e-teklifi Kuruma göndermeden önce şifreleme işlemi yapar. Şifreleme sonucunda EKAP tarafından oluşturulan e-anahtar, istekli tarafından kaydedilir. e-teklifin ihale dokümanında belirtilen tekliflerin açılma saatine kadar EKAP üzerinde Kurum tarafından belirlenecek şifreleme ve saklama yöntemleri ile saklanarak açılmaması sağlanır. Teklife ilişkin e-anahtar ihale tarih ve saatinden sonra, tekliflerin açılacağı saate kadar EKAP üzerinden gönderilir. Tekliflerin açılacağı saate kadar e-anahtarları gönderilmeyen teklifler değerlendirme dışı bırakılır.

(3) e-teklifin ve buna ilişkin e-anahtarın EKAP’a alınma zamanı 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu ve ilgili ikincil mevzuatta düzenlenen zaman damgası ile kayıt altına alınır. Bu zamanın tespitinde atom saati kullanılır.

(4) İhale sürecinde idareler ve/veya kayıtlı gerçek ve tüzel kişilerce, teknik sorunlar nedeniyle EKAP üzerinde işlem yapılamaması halinde, ihale sürecine ilişkin işlemlerin mevzuata uygun şekilde sürdürülebilmesi ve hak kayıplarının önlenmesi amacına yönelik olarak alternatif sistemleri ve uygulamaları devreye almaya, gerekli hallerde bu ve ilgili işlemleri durdurmaya, ertelemeye, yenilemeye veyahut iptal etmeye yönelik tedbirleri almaya Kurum yetkilidir. Bu durumda EKAP üzerinden gerekli bildirimler yapılır...” hükmü,

Anılan Yönetmelik’in “e-tekliflerin açılması” başlıklı 23’üncü maddesinde “E-teklifler, aynı günün mesai saatleri içerisinde istekliler ve hazır bulunanlar önünde ihale komisyonu tarafından EKAP üzerinde açılır. e-anahtarının bozuk olması veya e-teklifin virüs içermesi gibi nedenlerle EKAP tarafından açılamayan e-teklifler tespit edilerek açılamama gerekçeleri belirtilmek suretiyle EKAP üzerinden Ek-1’de yer alan “Açılamayan e-tekliflere İlişkin İhale Komisyonu Tutanağı” düzenlenir. İhale komisyonunca ihale dokümanında belirtilen saatte kaç teklif verilmiş olduğu hazır bulunanlara duyurulur. İsteklilerin belgelerinin eksik olup olmadığı ve teklif mektubu ile geçici teminatlarının usulüne uygun olup olmadığı kontrol edilir. 21 inci maddenin ikinci fıkrası uyarınca alınan geçici teminat mektuplarının değerlendirilmesi, geçici teminat tutarının teklif bedelinin yüzde üçünü karşılayıp karşılamadığının ve geçici teminat mektubu geçerlilik süresinin EKAP tarafından kontrol edilmesi suretiyle yapılır. EKAP üzerinden Ek-1’de yer alan “e-teklif Açma ve Belge Kontrol Tutanağı” düzenlenir. İstekliler ile teklif fiyatları ve yaklaşık maliyet açıklanır ve EKAP üzerinden Ek-1’de yer alan “İsteklilerce Teklif Edilen Fiyatlara İlişkin Tutanak” hazırlanır. Hazırlanan bu tutanaklar durum izleme ekranında ihaleye katılan istekliler tarafından görülebilir ve EKAP üzerinde kayda alınır. Bu tutanakların çıktısı ihale komisyonu üyeleri tarafından imzalanır. Bu aşamada; hiçbir teklifin reddine veya kabulüne karar verilemez, teklifi oluşturan belgeler düzeltilemez ve tamamlanamaz. Teklifler ihale komisyonunca hemen değerlendirilmek üzere ilk oturum kapatılır.” hükmü,

Aynı Yönetmelik’in “e-tekliflerin değerlendirilmesi” başlıklı 24’üncü maddesinde “(1) e-tekliflerin açılması ve ilk oturumun kapatılmasından sonra, ihale komisyonu belirleyeceği bir tarih ve saatte toplanır ve EKAP üzerinde tekliflerin değerlendirmesine başlanır. Teklif değerlendirme işlemleri birden fazla oturumda yapılabilir. Ancak bu durumda her oturum kapatılmadan önce bilgiler EKAP’a kaydedilir.

(2) Teklif değerlendirmesinde öncelikle ilk oturumda 23 üncü madde uyarınca e-teklifinin açılamadığı veya belgelerinin eksik olduğu ya da geçici teminatının uygun olmadığı tespit edilenlerin teklifleri değerlendirme dışı bırakılır ve buna ilişkin kayıt yapılır.

(3) İhale dokümanında belirtilen katılım belgeleri ve yeterlik kriterleri ile ilgili değerlendirme, e-teklif kapsamında yüklü olan belgelerin ve EKAP üzerinden ilgili kurum ve kuruluşların sistemlerinden sorgulama suretiyle elde edilen bilgilerin değerlendirilmesi suretiyle yapılır.

(4) Yeterlik kriterlerinin istekliler tarafından karşılanıp karşılanmadığına ilişkin değerlendirme ihale dokümanında yer alan hükümler çerçevesinde yapılır. Yeterlik kriterlerini karşılamayan isteklilerin teklifleri değerlendirme dışı bırakılır ve bu husus gerekçesi de açıkça belirtilmek suretiyle EKAP’a kaydedilir.

(5) EKAP üzerinden sorgulanmasının mümkün olmaması nedeniyle bilgisayarda taratılarak sunulması gereken belgeler ve eklerinden herhangi birinin e-teklif kapsamında sunulmamış olması halinde, bu eksik belgeler ve ekleri idarelerce tamamlatılamaz ve bu isteklilerin teklifleri değerlendirme dışı bırakılır. Ancak, bilgisayarda taratılarak e-teklif kapsamında sunulan belgelerde, teklifin esasını değiştirecek nitelikte olmaması kaydıyla, bilgi eksikliği bulunması halinde idare tarafından bilgilerin tamamlanması istenir. Bu çerçevede, bilgi eksikliklerinin tamamlanması için iki iş gününden az olmamak üzere makul bir tamamlama süresi verilir. Bu süre içerisinde istekli tarafından eksik bilgilere ilişkin belgeler idareye sunulur. Belirlenen sürede eksik bilgileri tamamlamayanların teklifleri dördüncü fıkrada belirtildiği şekilde değerlendirme dışı bırakılır.

(6) Teklif değerlendirme işlemleri sonrasında, EKAP üzerinden Ek-1’de yer alan “Uygun Olmayan Belgelerin Uygun Sayılmama Gerekçelerine İlişkin Tutanak” hazırlanır ve bir çıktısı alınarak ihale komisyonu üyeleri tarafından imzalanır.” hükmü yer almaktadır.

İdari Şartname’nin “İhale konusu işe/alıma ilişkin bilgiler” başlıklı 2’nci maddesinde “2.1. İhale konusu işin/alımın;

a) Adı: Müdürlüğümüze Bağlı Sağlık Tesisleri için 24 Ay Süreli Malzemeli Yemek Hizmeti Alımı

b) Türü: Hizmet alımı

c) İlgili Uygulama Yönetmeliği: Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği

…

e) Miktarı: Müdürlüğümüze Bağlı Sağlık Tesisleri için 24 Ay Süreli Malzemeli Yemek Hizmeti Alımı

Ayrıntılı bilgi idari şartnamenin ekinde yer almaktadır.

f) İşin yapılacağı/malın teslim edileceği yer:

I. Kısım:
1- Ordu Eğitim ve Araştırma Hastanesi,
2- Ordu Devlet Hastanesi,
3- Gölköy Devlet Hastanesi,
4- Ordu Ağız ve Diş Sağlığı Merkezi,
5- Ulubey İlçe Devlet Hastanesi,
6- Gürgentepe Devlet Hastanesi,
7- Perşembe İlçe Devlet Hastanesi,
8- Mesudiye İlçe Devlet Hastanesi
II. Kısım:
1- Fatsa Devlet Hastanesi,
2- Korgan Devlet Hastanesi,
3- Aybastı Devlet Hastanesi
III. Kısım:
1- Ünye Devlet Hastanesi,
2- Kumru Devlet Hastanesi,
3- Akkuş Devlet Hastanesi” düzenlemesi,

Aynı Şartname’nin “İhaleye ilişkin bilgiler” başlıklı 3’üncü maddesinde “3.1. a) İhale kayıt numarası: 2024/1312176

b) İhale usulü: Açık ihale.

c) İhale (son teklif verme) tarihi ve saati: 03.12.2024 Saat: 10:30

ç) İhale komisyonunun toplantı yeri (e-tekliflerin açılacağı adres): Ordu İl Sağlık Müdürlüğü 5. Kat- Bucak Mah. Bekir Sıtkı PAMUK Cad. No:39 Altınordu/ORDU Destek Hizmetleri Başkanlığı

3.2. Teklifler, ihale (son teklif verme) tarih ve saatine kadar EKAP üzerinden e-teklif olarak sunulur. İhale (son teklif verme) saatine kadar EKAP'a yüklenemeyen teklifler değerlendirmeye alınmaz.

3.3. Verilen teklifler, zeyilname düzenlenmesi hali hariç, herhangi bir sebeple geri alınamaz.

3.4. İhale tarihinin tatil gününe rastlaması halinde ihale, takip eden ilk iş gününde yukarıda belirtilen yer ve saatte yapılır ve bu saate kadar verilen teklifler kabul edilir.

3.5. İlan tarihinden sonra çalışma saatlerinin değişmesi halinde de ihale yukarıda belirtilen saatte yapılır.

3.6. Saat ayarlarında, TÜBİTAK Ulusal Metroloji Enstitüsü tarafından zamanı en az hatayla ölçmek üzere kullanılan atom saati esas alınır.” düzenlemesi,

Aynı Şartname’nin “Tekliflerin alınması ve açılması” başlıklı 30’uncu maddesinde  “30.1. Teklifler, bu Şartnamede belirtilen ihale saatine kadar EKAP üzerinden verilecektir.

30.2. e-teklifler, ihale tarih ve saatinde hazır bulunanlar önünde, ihale komisyonu tarafından e-anahtarlar kullanılmak suretiyle EKAP üzerinde açılır. e-anahtarın bozuk olması veya e-teklifin virüs içermesi gibi nedenlerle açılamayan e-teklifler tespit edilerek açılamama gerekçeleri belirtilmek suretiyle, EKAP üzerinden "Açılamayan e-tekliflere İlişkin İhale Komisyonu Tutanağı" düzenlenir. İhale komisyonunca ihale saatine kadar kaç teklif verilmiş olduğu EKAP üzerinde ve hazır bulunanlara duyurulur. İsteklilerin teklif mektubu ile geçici teminatlarının usulüne uygun olup olmadığı kontrol edilir. Kanunun 21 inci maddesine göre pazarlık usulü ile yapılan ihaleler ile fiyat veya fiyat ile birlikte fiyat dışı unsurlar üzerinden elektronik eksiltme yapılması öngörülen ihaleler dışındaki ihalelerde; istekliler ile teklif fiyatları ve yaklaşık maliyet açıklanarak, EKAP üzerinden "İsteklilerce Teklif Edilen Fiyatlara İlişkin Tutanak" hazırlanır. Hazırlanan bu tutanaklar durum izleme ekranında ihaleye katılan istekliler tarafından görülebilir ve EKAP üzerinde kayda alınır. Bu tutanakların çıktısı ihale komisyonu üyeleri tarafından imzalanır ve talep etmeleri halinde hazır bulunan isteklilere birer örneği verilir. Bu aşamada hiçbir teklifin reddine veya kabulüne karar verilemez. Teklifler ihale komisyonunca hemen değerlendirilmek üzere ilk oturum kapatılır.” düzenlemesi,

Aynı Şartname’nin “Tekliflerin değerlendirilmesi” başlıklı 31’inci maddesinde “31.1. İlk oturumun kapatılmasından sonra, ihale komisyonu belirleyeceği bir tarih ve saatte toplanır ve EKAP üzerinde tekliflerin değerlendirilmesine başlanır. Teklif değerlendirme işlemleri birden fazla oturumda yapılabilir. Her oturum kapatılmadan önce bilgiler EKAP'a kaydedilir ve düzenlenen tutanakların bir çıktısı alınarak ihale komisyonu üyeleri tarafından imzalanır.

31.2. Teklif değerlendirmesinde öncelikle ilk oturumda 30 uncu madde uyarınca e-teklifinin açılamadığı veya teklif mektubu ile geçici teminatının uygun olmadığı tespit edilen isteklilerin teklifleri değerlendirme dışı bırakılır.

31.3. İhale dokümanında belirtilen geçici teminat mektubu, katılım belgeleri ve yeterlik kriterleri ile fiyat dışı unsurlara ve istenilmişse teknik şartnameye cevaplar ve açıklamalara ilişkin değerlendirme, istekliler tarafından beyan edilen bilgi ve belgelerden; EKAP veya diğer kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarının internet sayfası üzerinden sorgulanarak temin veya teyit edilebilenler için, sorgulama sonucunda elde edilen bilgiler; belirtilen yöntemle temin veya teyit edilemeyenler için ise beyan edilen bilgiler esas alınarak yapılır. Yeterlik sertifikası üzerinden yeterlik tespiti yapılan ihalelerde ise, ihale dokümanında belirtilen katılım belgeleri ve yeterlik kriterleri ile fiyat dışı unsurlara ilişkin değerlendirme, yeterlik sertifikası kapsamındaki geçerlik süresi dolan belgeler dahil yeterlik sertifikası üzerindeki bilgiler; yeterlik sertifikası üzerinden değerlendirme yapılamayan her belge veya kriter için ise yeterlik bilgileri tablosunda istekliler tarafından beyan edilen bilgi ve belgeler esas alınarak yapılır.

…

31.6. İhale komisyonu verilen teklifleri değerlendirdikten sonra Kurum tarafından belirlenen yönteme göre sınır değeri hesaplar ve aşırı düşük teklifleri 33 üncü maddeye göre değerlendirir.

31.7. Bu madde boş bırakılmıştır.

31.8. Yapılan değerlendirme sonucunda, ihalede öngörülen şartları sağlamadığı anlaşılan veya yeterlik sertifikasının geçerlik süresi ihale tarihinden önce dolan teklifler değerlendirme dışı bırakılarak EKAP üzerinden ?Uygun Olmayan e-Teklif Kontrol Tutanağı? düzenlenir ve değerlendirme dışı bırakma işleminin gerekçeleri belirtilir.” düzenlemesi yer almaktadır.

Başvuruya konu ihalenin Ordu İl Sağlık Müdürlüğü tarafından gerçekleştirilen “Ordu İl Sağlık Müdürlüğüne Bağlı Sağlık Tesisleri İçin 24 Ay Süreli Malzemeli Yemek Hizmeti Alımı” işi olduğu, idarece 3 defa zeyilname yapılarak ihale dokümanında değişiklikler yapıldığı, bahse konu ihalenin 04.12.2024 tarihinde açık ihale usulü ile e-teklif alınarak gerçekleştirildiği, söz konusu ihalenin 3 kısımdan oluştuğu, başvuru sahibi Temaş Gıda San. ve Tic. A.Ş.nin ihalenin 1’inci kısmına teklif verdiği, henüz ihale komisyonu kararının alınmadığı anlaşılmıştır.

Yukarıda yer verilen İdari Şartname düzenlemesinden ihale (son teklif verme) tarihinin 03.12.2024 saat 10:30 olarak belirtildiği, ancak idarece 13.12.2024 tarihinde başvuru sahibi istekliye gönderilen şikâyete cevap yazısından, “EKAP’ta yaşanan teknik aksama nedeniyle ihale tarihi ve saati ertelenerek; yeni ihale tarih ve saatinin 04.12.2024, saat:12:00 olduğu İdaremize bildirilmiştir.” ifadeleriyle ihalenin 04.12.2024 tarihinde saat 12:00’da gerçekleştirildiğinin anlaşıldığı, yine idarenin cevabi yazısından ihalenin 1’inci oturumunun EKAP üzerinden sonlandırılamadığı, bu nedenle 04.12.2024 tarihinde ihaleye teklif veren isteklilere ihalenin 1’inci oturumunun sonlandırıldığının bildirilemediği, idarece 05.12.2024 tarihinde de ihalenin 1’inci oturumunun sonlandırılamadığı, bunun üzerine 05.12.2024 tarihinde EKAP’ta yaşanan teknik aksamanın idarece EKAP çağrı merkezine bildirildiği ve teknik aksamaya ilişkin ekran görüntülerinin “ekapdestek@kik.gov.tr” e-posta adresine gönderildiği, bunun üzerine idare tarafından 05.12.2024 tarihinde saat 16:10’da ihalenin 1’inci oturumunun kapatıldığı ve oturum bilgisinin isteklilere EKAP üzerinden gönderilebildiği anlaşılmıştır.

İdarece düzenlenen “E-teklif Açma ve Belge Kontrol Tutanağı’nda” “İhale tarih ve saati: 04.12.2024, saat 12:00, Tekliflerin açıldığı tarih ve saat: 04.12.2024, saat 12:00,…” bilgilerinin,

“İsteklilerce Teklif Edilen Fiyatlar” tutanağında ise “… Formun doldurulduğu tarih: 05.12.2024, Perşembe günü, saat: 16:09” bilgilerinin yer aldığı görülmüştür.

Başvuru sahibinin söz konusu iddiasının değerlendirilmesi amacıyla Elektronik İhale Dairesi Başkanlığına yazılan 30.12.2024 tarih ve E-13983960-101.01.02-64006 sayılı yazı ile “2024/1312176 İKN'li (24 Ay Süreli Malzemeli Yemek Hizmeti Alımı) ihaleye ilişkin, idarenin(Ordu İl Sağlık Müdürlüğü) ekte yer alan şikâyete cevap yazısında ihalenin ilk oturumunun 04.12.2024tarihinde EKAP üzerinden sonlandırılamadığı, 05.12.2024 tarihinde EKAP'ta yaşanan teknik aksamanın idarece EKAP çağrı merkezine bildirilmesi üzerine ihalenin ilk oturumunun kapatıldığı hususlarının belirtildiği, bu çerçevede itirazen şikâyet başvurusunun neticelendirilmesi için idarenin teknik aksaklığa ilişkin EKAP çağrı merkezine bildirimi hakkında bilgi ve belgelere ihtiyaç duyulmaktadır.” şeklinde bilgi belge talep edilmiştir.

Elektronik İhale Dairesi Başkanlığı tarafından gönderilen 30.12.2024 tarih ve E-44624038-101.01.02-64078 sayılı cevabi yazıda “…EKAP Etkileşim Merkezi ile Ordu İl Sağlık Müdürlüğü'nün 05.12.2024 tarihi ve saat 14:32:41'de yapılan görüşme kaydında, idarece SMC Yemek Temizlik Sportif Faaliyetleri İnşaat İş Sağlığı ve Güvenliği Bilişim Yapımcılık Sağlık Hizmetleri Sanayi ve Ticaret Limited Şirketi isteklisine ilişkin teklif mektubu "uygun", geçici teminat "uygun" girişi yapıldıktan sonra ilerlendiği, ancak söz konusu isteklinin "yeterlik bilgileri tablosu var/yok" alanının pasif durumda geldiği, ilgili alana "var" girişi yapıldıktan sonra ilgili alanın "var" olarak atanmadığından dolayı birinci oturumun kapatılamadığı, ihale tarih ve saatinden itibaren işlemlerin farklı tarayıcılardan da denendiği fakat sonuç alınamadığı, bununla birlikte diğer isteklilere ilişkin bilgi girişlerinin yapılabildiğinin ifade edildiği tespit edilmiştir. Ayrıca görüşme sırasında ekapdestek@kik.gov.tr adresine yaşadıkları probleme ilişkin ekran görüntülerinin iletildiği, EKAP Etkileşim Merkezi temsilcisi tarafından "geçici teminat" alanında girişin yapılıp yapılmadığının teyit edilmesinin ardından söz konusu duruma ilişkin 2656285 takip numarası ile kayıt açılarak EKAP uygulama geliştirme ekibine durumun iletildiği, söz konusu kaydın, uygulama geliştirme tarafından "sorun çözülmüştür" notu ile kapatıldığı tespit edilmiştir.” şeklinde ifadelerin yer aldığı görülmüştür.

İhale dokümanında tekliflerin elektronik ortamda alınacağının belirtildiği ihalelerde, istekliler tarafından ihale dokümanında yer alan "Yeterlik Bilgileri Tablosu" doldurulmak suretiyle tekliflerin EKAP üzerinden sunulması gerektiği, e-tekliflerin, ihale tarih ve saatinde hazır bulunanlar önünde, ihale komisyonu tarafından e-anahtarlar kullanılmak suretiyle EKAP üzerinde açılacağı, e-anahtarının bozuk olması veya e-teklifin virüs içermesi gibi nedenlerle EKAP tarafından açılamayan e-tekliflerin tespit edilerek açılamama gerekçeleri belirtilmek suretiyle EKAP üzerinden “Açılamayan e-tekliflere İlişkin İhale Komisyonu Tutanağı” düzenleneceği, ihale komisyonunca ihale dokümanında belirtilen saatte kaç teklif verilmiş olduğunun hazır bulunanlara duyurulacağı, isteklilerin belgelerinin eksik olup olmadığının ve teklif mektubu ile geçici teminatlarının usulüne uygun olup olmadığının kontrol edileceği,  EKAP üzerinden Ek-1’de yer alan “e-teklif Açma ve Belge Kontrol Tutanağı”nın düzenleneceği, istekliler ile teklif fiyatları ve yaklaşık maliyetin açıklanacağı ve EKAP üzerinden “İsteklilerce Teklif Edilen Fiyatlara İlişkin Tutanak”ın hazırlanacağı, bu tutanakların durum izleme ekranında ihaleye katılan istekliler tarafından görülebileceği ve EKAP üzerinde kayda alınacağı, bu tutanakların çıktısının ihale komisyonu üyeleri tarafından imzalanacağı, bu aşamada; hiçbir teklifin reddine veya kabulüne karar verilemeyeceği, teklifi oluşturan belgelerin düzeltilemeyeceği ve tamamlanamayacağı, tekliflerin ihale komisyonunca hemen değerlendirilmek üzere ilk oturumun kapatılacağı, e-tekliflerin açılması ve ilk oturumun kapatılmasından sonra, ihale komisyonunun belirlenen bir tarih ve saatte toplanacağı ve EKAP üzerinde tekliflerin değerlendirmesine başlanacağı, teklif değerlendirme işlemlerinin birden fazla oturumda yapılabileceği, her oturum kapatılmadan önce bilgilerin EKAP'a kaydedileceği ve düzenlenen tutanakların bir çıktısı alınarak ihale komisyonu üyeleri tarafından imzalanacağı anlaşılmıştır.

Yukarıda yer verilen mevzuat hükümlerinden, başvuruya konu ihalede olduğu gibi elektronik ortamda gerçekleştirilen ihalelerde, e-tekliflerin, aynı günün mesai saatleri içerisinde istekliler ve hazır bulunanlar önünde ihale komisyonu tarafından EKAP üzerinde açılacağı, ihale günü ilk oturumda tekliflerin alınması ve açılması sürecinde yaklaşık maliyet tutarının da isteklilere açıklanacağı, teknik açıdan "1. Oturumu Kaydet ve Tutanakları İsteklilere Gönder" düğmesine basıldığında ihaleye teklif veren isteklilere, söz konusu ihalede birinci oturumun tamamlandığına ve EKAP'ta "Durum İzleme Ekranı" sayfasından birinci oturuma ilişkin tutanaklara erişebileceklerine ilişkin bildirim ve e-posta gönderildiği, isteklilerin, bu aşamadan itibaren "Durum İzleme Ekranı" sayfasından ihalenin birinci oturumu ile ilgili tutanaklara erişebildiği ve ihalenin yaklaşık maliyetini de bu tutanaklardan öğrenebildikleri,

- Şikâyete konu ihalede istekliler tarafından EKAP'ta yaklaşık maliyet bilgisine ve isteklilerce teklif edilen fiyatlara ilişkin “İsteklilerce Teklif Edilen Fiyatlar” tutanağının 05.12.2024 Perşembe günü, saat 16:09’da tutulduğu, idare tarafından şikâyete verilen cevaptan anlaşıldığı üzere EKAP’ta yaşanan teknik aksama nedeniyle ihalenin 1’inci oturumunun EKAP üzerinden sonlandırılamadığı, bu nedenle 04.12.2024 tarihinde ihaleye teklif veren isteklilere ihalenin 1’inci oturumunun sonlandırıldığının bildirilemediği, idarece EKAP’ta yaşanan teknik aksamanın 05.12.2024 tarihinde EKAP çağrı merkezine bildirilmesi üzerine 05.12.2024 tarihinde isteklilerce teklif edilen fiyatlar tutanağının EKAP üzerinden düzenlendiği, ayrıca EKAP’ta yaşanan teknik aksamanın Elektronik İhale Dairesi Başkanlığı tarafından gönderilen 30.12.2024 tarihli cevabi yazısında “…ekapdestek@kik.gov.tr adresine yaşadıkları probleme ilişkin ekran görüntülerinin iletildiği, … söz konusu duruma ilişkin 2656285 takip numarası ile kayıt açılarak EKAP uygulama geliştirme ekibine durumun iletildiği, söz konusu kaydın, uygulama geliştirme tarafından "sorun çözülmüştür" notu ile kapatıldığı…” şeklinde belirtildiği göz önüne alındığında başvuru sahibinin iddiasının yerinde olmadığı sonucuna varılmıştır.