BAŞVURU SAHİBİ:

Fevzioğlu Group İnş. ve Aka. Yat. San. Tic. Ltd. Şti.,

İHALEYİ YAPAN İDARE:

Kars Gençlik ve Spor İl Müdürlüğü,

BAŞVURUYA KONU İHALE:

2024/1798640 İhale Kayıt Numaralı “2025 Sarıkamış Şehitlerini Anma Programı Kars Merkez Araç Kiralama İşi (1700 Kişilik)” İhalesi

KURUM TARAFINDAN YAPILAN İNCELEME:

Kars Gençlik ve Spor İl Müdürlüğü tarafından 18.12.2024 tarihinde pazarlık usulü ile gerçekleştirilen “2025 Sarıkamış Şehitlerini Anma Programı Kars Merkez Araç Kiralama İşi (1700 Kişilik)” ihalesine ilişkin olarak Fevzioğlu Group İnş. ve Aka. Yat. San. Tic. Ltd. Şti.nin 23.12.2024 tarihinde yaptığı şikâyet başvurusunun, idarenin 23.12.2024 tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibince 24.12.2024 tarih ve 174123 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 24.12.2024 tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunulmuştur.

Başvuruya ilişkin olarak 2024/1774 sayılı itirazen şikâyet dosyası kapsamında yapılan inceleme neticesinde esas inceleme raporu tanzim edilmiştir.

KARAR:

Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.

İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle, ihale üzerinde bırakılan Yılmaz Ömeroğulları tarafından sunulan aşırı düşük teklif açıklamasının Kamu İhale Genel Tebliği’nin 79’uncu maddesinde belirtilen aşırı düşük sorgulama yöntemlerine uygun olmadığı, aşırı düşük teklif açıklaması kapsamında isteklinin beyan dilekçesi ve isteklinin üyesi olduğu kooperatife kayıtlı araçların listesinin sunulduğu,  açıklamada herhangi bir hesaplama ve teklifin sunulmadığı, araç listesinde bulunan araçların isteklinin öz malı mı yoksa kiralık mı olduğunun net olmadığı, Teknik Şartname’nin 5’inci maddesinde araçların midibüs ve otobüs olması gerektiğinin belirtildiği, kooperatife kayıtlı araçların bu işi yapmaya uygun araçlar olmadığı, aşırı düşük teklif sorgulama yöntemlerinin de göze önüne alınarak ilgili isteklinin sorgulamasının tekrardan değerlendirilip sorgulamanın reddedilerek ihalenin yeniden karara bağlanması gerektiği iddialarına yer verilmiştir.

Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir.

4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun “Aşırı düşük teklifler” başlıklı 38’inci maddesinde “İhale komisyonu verilen teklifleri değerlendirdikten sonra, diğer tekliflere veya idarenin tespit ettiği yaklaşık maliyete göre teklif fiyatı aşırı düşük olanları tespit eder. Bu teklifleri reddetmeden önce, belirlediği süre içinde teklif sahiplerinden teklifte önemli olduğunu tespit ettiği bileşenler ile ilgili ayrıntıları yazılı olarak ister.

İhale komisyonu;

a) İmalat sürecinin, verilen hizmetin ve yapım yönteminin ekonomik olması,           

b)  Seçilen teknik çözümler ve teklif sahibinin mal ve hizmetlerin temini veya yapım işinin yerine getirilmesinde kullanacağı avantajlı koşullar,          

c) Teklif edilen mal, hizmet veya yapım işinin özgünlüğü,        

gibi hususlarda yapılan yazılı açıklamaları dikkate alarak, aşırı düşük teklifleri değerlendirir. Bu değerlendirme sonucunda, açıklamaları yeterli görülmeyen veya yazılı açıklamada bulunmayan isteklilerin teklifleri reddedilir.

…

İhale komisyonu bu maddenin uygulanmasında Kurum tarafından yapılan düzenlemeleri esas alır.” hükmü,

Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin “Sınır değer ve aşırı düşük teklifler” başlıklı 59’uncu maddesinde “(1) İhale komisyonu verilen teklifleri değerlendirdikten sonra Kurum tarafından belirlenen yönteme göre sınır değeri hesaplar.

(2) Aşırı düşük teklif tespit ve değerlendirme işlemlerine ilişkin olarak, ihale ilanı ve dokümanında belirtilmek kaydıyla üçüncü, dördüncü ve beşinci fıkralardaki koşullar çerçevesinde aşağıdaki seçeneklerden bir tanesi kullanılır.

a) Sınır değerin altında olan teklifler ihale komisyonunca aşırı düşük teklif olarak tespit edilir ve bu teklif sahiplerinden Kurum tarafından belirlenen kriterlere göre teklifte önemli olduğu tespit edilen bileşenler ile ilgili ayrıntılar yazılı olarak istenir. İhale komisyonu;

1) Verilen hizmetin ekonomik olması,

2) Seçilen teknik çözümler ve teklif sahibinin işin yerine getirilmesinde kullanacağı avantajlı koşullar,

3) Teklif edilen hizmetin özgünlüğü,

gibi hususlarda yapılan yazılı açıklamaları dikkate alarak aşırı düşük teklifleri değerlendirir. Bu değerlendirme sonucunda, açıklamaları yeterli görülmeyen veya yazılı açıklamada bulunmayan isteklilerin teklifleri reddedilir.…” hükmü,

Kamu İhale Genel Tebliği’nin “Hizmet alımı ihalelerinde sınır değer tespiti ve aşırı düşük tekliflerin değerlendirilmesi” başlıklı 79’uncu maddesinde “79.1. Hizmet alımı ihalelerinde sınır değer aşağıdaki kurallara göre tespit edilir.

…

79.1.2. Personel çalıştırılmasına dayalı olmayan hizmet alımı ihalelerinde sınır değer;

SD: Sınır değeri,

YM: Yaklaşık maliyeti,

n: İhalenin ilk oturumunda teklif mektubu ve geçici teminatı usulüne uygun olduğu anlaşılan ve teklif tutarı yaklaşık maliyetin yüzde 60’ından düşük ve yaklaşık maliyetten yüksek olanlar dışındaki isteklilerin teklif sayısını,

T1, T2, T3….Tn: İhalenin ilk oturumunda teklif mektubu ve geçici teminatı usulüne uygun olduğu anlaşılan ve teklif tutarı yaklaşık maliyetin yüzde 60’ından düşük ve yaklaşık maliyetten yüksek olanlar dışındaki isteklilerin teklif bedellerini,

R: Sınır Değer Tespit Katsayısını

79.1.3. 79.1.2 nci maddede yer alan R değeri her yıl 1 Şubat tarihinden geçerli olmak üzere Kurum tarafından belirlenir ve ilan edilir. İhalenin konusu veya işin niteliğine göre Kurum tarafından farklı R değerleri belirlenebilir.

79.2. İhale ilanında ve dokümanında teklifi sınır değerin altında kalan isteklilerden açıklama isteneceği belirtilen hizmet alımı ihalelerinde, aşırı düşük tekliflerin değerlendirilmesi aşamasında aşağıdaki düzenlemelere göre işlem tesis edilmesi gerekmektedir.  

79.2.1. Aşırı düşük tekliflere yönelik açıklama istenmesine ilişkin yazıda, isteklilerin yapacakları açıklamalara esas olacak önemli teklif bileşenlerinin, bütün istekliler için aynı unsurları içerecek şekilde belirtilmesi zorunludur. Aşırı düşük teklif açıklaması sunulması için isteklilere üç (3) iş gününden az olmamak üzere uygun bir süre verilir...” açıklaması,

İdari Şartname’nin “İhale konusu işe/alıma ilişkin bilgiler” başlıklı 2’nci maddesinde “2.1. İhale konusu işin/alımın;

a) Adı: 2025 Sarıkamış Şehitlerini Anma Programı Kars Merkez Araç Kiralama İşi (1700 Kişilik)

…

e) Miktarı:

Kars Merkezden Sarıkamış İlçesine 1700 Kişinin Gidiş Ve Dönüşü İçin Araç Temini

Ayrıntılı bilgi idari şartnamenin ekinde yer almaktadır.

f) İşin yapılacağı/teslim edileceği yer: Kars Merkezden Sarıkamış İlçesine 1700 Kişinin Gidiş Ve Dönüşü İçin Araç Temini” düzenlemesi,  

Aynı Şartname’nin “Teklif fiyata dahil olan giderler” başlıklı 25’inci maddesinde “25.1. Sözleşmenin uygulanması sırasında, ilgili mevzuat gereğince ödenecek ulaşım, sigorta, vergi, resim ve harç giderleri teklif fiyatına dahildir.

25.2. 25.1. maddesinde yer alan gider kalemlerinde artış olması ya da benzeri yeni gider kalemlerinin oluşması hallerinde, teklif edilen fiyatın bu tür artış ya da farkları karşılayacak payı içerdiği kabul edilir. Yüklenici, bu artış ve farkları ileri sürerek herhangi bir hak talebinde bulunamaz.

25.3. Bu madde boş bırakılmıştır.

25.3.1.

Şoförlerin iaşe giderleri, branda, araçların tüm masrafları(şoför, yakıt, bakım onarım vb.) ayrıca kdv hariç resim, sigorta, vergi, ulaşım ve harç gibi giderler teklif edilen birim fiyata dahildir.

25.4. Sözleşme konusu işin bedelinin ödenmesi aşamasında doğacak Katma Değer Vergisi (KDV), ilgili mevzuatı çerçevesinde İdare tarafından yükleniciye ayrıca ödenir.

25.5. Bu madde boş bırakılmıştır.” düzenlemesi,

Aynı Şartname’nin “Aşırı düşük teklifler” başlıklı 33’üncü maddesinde “33.1. Teklifi sınır değerin altında kalan isteklilerden Kanunun 38 inci maddesine göre açıklama istenecektir. Bu kapsamda; ihale komisyonu sınır değerin altında kalan teklifleri aşırı düşük teklif olarak tespit eder ve bu teklif sahiplerinden Kurum tarafından belirlenen kriterlere göre teklifte önemli olduğunu tespit ettiği bileşenler ile ilgili ayrıntıları yazılı olarak ister. İhale komisyonu;

a) Verilen hizmetin ekonomik olması,  

b) Seçilen teknik çözümler ve teklif sahibinin işin yerine getirilmesinde kullanacağı avantajlı koşullar,

c) Teklif edilen hizmetin özgünlüğü,

gibi hususlarda yapılan yazılı açıklamaları dikkate alarak aşırı düşük teklifleri değerlendirir. Bu değerlendirme sonucunda, açıklamaları yeterli görülmeyen veya yazılı açıklamada bulunmayan isteklilerin teklifi reddedilir.” düzenlemesi yer almaktadır.

Anılan Şartname’nin ekinde ihale konusu işin türü ve miktarına aşağıda yer verilmiştir.

Teknik Şartname’de “1-Araçlar 11.06.2009 tarih ve 27255 sayılı resmi gazetede yayımlanan (İlgili değişiklikler dahil) "Karayolu Taşıma Yönetmeliği"nde belirtilen Ulaştırma Denizcilik ve Haberleşme Bakanlığından alınmış söz konusu faaliyete uygun taşıma yetki belgesine sahip olacaktır. İhaleyi alan firma katılımcıları taşıyan otobüs ya da yarım otobüslerin kışlık bakımlarının yapılmasını sağlayacak olup aynı zamanda kış şartlarına uygun kış lastikleri, takoz, çekme halatı vb tüm ekipmanların araçlarda bulundurulması sağlayacaktır)

2-Araçlar 2010 ve üzeri model olacaktır.

3-Sarıkamış yürüyüşü etkinliği için, katılımcılar 05 Ocak 2025 tarihinde Kars merkez alınıp Sarıkamış tören başlangıç alanına bırakılacak ve tekrar 05 Ocak 2025 tarihinde (Sarıkamış Şehitleri Anma Yürüyüşü Programının bitmesinin akabinde) tören alanından alınarak Kars merkeze götürülecek ve bu belirtilen tarihlerde araç tamamen idareye tahsis edilecektir. Bunun dışında müşteri kabul edilmeyecektir.

4-İhale kalan firma taşıma süresi boyunca ilgili ya da gerekli olan tüm sigortaları yapmak zorundadır (sağlık, seyahat, koltuk, ferdi kaza sigortası vb.)

5-İhale kalan firma tarafından otobüslerin ve midibüslerin taşıma süresi boyunca katılımcı gençler, öğretmenler, gönüllüler ve vatandaşlar (tüm katılımcılar) için sağlık, seyahat, koltuk, ferdi kaza sigortası yaptırılacaktır.

6-Yüklenici tarafından tedarik edilen araç şoförlerinin ad soyad iletişim bilgileri ile araç ruhsatı, sürücü ehliyeti ve diğer zorunlu belgeler programa başlamadan 4 gün önce İl Müdürlüğüne teslim edilecektir.

7-Yüklenici tarafından tedarik edilen araçlar katılımcıları toplanma yerinden alıp yapılan programlar sonrası tekrar toplanma yerine bırakacaklardır. Araçlar gün boyu İl Müdürlüğüne tahsis edilecektir.

…

14-Şoförlerin iaşe giderleri yüklenici firmaya aittir

15-Araçların tüm masrafları(şoför, yakıt, bakım onarım vb.)yüklenici tarafından sağlanacaktır.

16-Araçların bakımı ve temizliği yürüyüş organizasyonu öncesi yapılmış olup, hazır olarak bekletilecektir.

17-Müdürlüğümüz katılımcıları taşıyacak olan her bir araç için en az bir personel görevlendirecektir. Araç şoförlerinin tamamı görevli personelin talimatları doğrultusunda hareket edecektir. Görevli personelin talimatı dışı otobüsler Kesinlikle hareket ettirilmeyecektir. Kendi yolcusunu (katılımcı) almadan hareket eden araçları müdürlüğümüzce görevlendirilen personel tarafından tespit edilecek ve gerekli cezai işlemler ilgili ihale kalan firma adına yapılacaktır.

18-Vergi: sigorta, harç vb. tüm giderler ihale kalan firmaya aittir.

19-Araçlar tören alanında akşam 20.00 'e kadar gerekli görüldüğü takdirde bekletilecek. Olası bir ihtiyaç durumunda yüklenici firma İl Müdürlüğünün talebini karşılayacaktır.

…

22-Yürüyüş organizasyonu süresince araçlarda yeterli tıbbi malzeme firma tarafından hazır bulundurulacaktır.

23-Araçlarda yürüyüş organizasyonu boyunca katılımcılara ve görevlilere hiçbir alkollü içki hizmeti sunulmayacak ve araçta satılmayacaktır.

24-Araçların tamamında doldurma kapasitesi bir kilogram olan en az iki söndürme cihazının bulundurulması gerekmektedir.

25-İdarenin ölçülerini bildireceği programla ilgili branda yaptırılacak ve araçların önüne asılacaktır.

26-Organizasyon gününde tüm araçların içinde bulunan sabit ses sistemi çalışır bir halde hazır bulundurulacaktır.

27-İhaleyi alan firma karayolları yolcu taşıma yönetmeliğine uygun araçları temin edecek olup aksi durumda oluşacak yasal eksiklikten firma sorumludur.

28-Toplanma yerinden katılımcılar alınıp; Tören alanına katılımcılar bırakıldıktan şortta araçlar boş olarak yukarı Sarıkamış ta ki tören alanının yakınında hazır bir şekilde bekleyecektir. Tören bitiminde her araç katılımcılarla birlikte geldikleri merkezlere tekrar bırakılacaktır.”   düzenlemesi yer almıştır.

İtirazen şikâyete konu ihalede 6 adet ihale dokümanı indirildiği, 18.12.2024 tarihinde yapılan ihaleye 3 isteklinin katıldığı, 19.12.2024 onay tarihli ihale komisyonu kararında, sınır değerin altında teklif veren tek istekli Yılmaz Ömeroğulları’ndan 18.12.2024 tarihinde EKAP üzerinden gönderilen yazı ile aşırı düşük teklif açıklaması istenildiği, söz konusu ihalenin aşırı düşük teklif açıklaması uygun bulunan Yılmaz Ömeroğulları üzerinde bırakıldığı, ekonomik açıdan en avantajlı ikinci teklifin ise başvuru sahibi Fevzioğlu Group İnş. ve Aka. Yat. San. Tic. Ltd. Şti. olarak belirlendiği görülmüştür.  

Yapılan incelemede, idare tarafından sınır değerin altında teklif sunan istekliye 18.12.2024 tarihinde EKAP üzerinden gönderilen aşırı düşük teklif açıklama talebi yazısında “ … aşırı düşük teklif açıklamalarınızı 19.12.2024 tarihine kadar sunmanız gerekmektedir.

AÇIKLAMA:

İdari Şartnamede 33 ve 33.1 maddeye istinaden açıklama yazılması” şeklindeki ifadeler ile aşırı düşük teklif açıklamasının istenildiği, bu doğrultuda açıklama talep yazısında idare tarafından ihale konusu işte önemli maliyet bileşenlerinin belirtilmediği görülmüştür.

4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun 38’inci maddesinde, idareler tarafından teklifi sınır değerin altında kalan isteklilerden teklifte önemli olduğu tespit edilen bileşenler ile ilgili ayrıntıların yazılı olarak istenilmesi gerektiği hüküm altına alınmıştır. Bu çerçevede Kamu İhale Genel Tebliği’nin “Hizmet alımı ihalelerinde sınır değer tespiti ve aşırı düşük tekliflerin değerlendirilmesi” başlıklı 79’uncu maddesinde, ihale ilanında ve dokümanında teklifi sınır değerin altında kalan isteklilerden açıklama isteneceği belirtilen hizmet alımı ihalelerinde, aşırı düşük tekliflerin tespiti ve değerlendirilmesine ilişkin olarak ayrıntılı açıklamalara yer verilmiştir. Buna göre, aşırı düşük tekliflere yönelik açıklama istenmesine ilişkin yazıda, isteklilerin yapacakları açıklamalara esas olacak önemli teklif bileşenlerinin belirtilmesinin zorunlu olduğu ifade edilmiştir.

Buradan hareketle, gerek istekliler tarafından aşırı düşük teklif açıklamaların sağlıklı bir şekilde yapılabilmesi gerekse de idareler tarafından bu açıklamaların sağlıklı bir şekilde değerlendirilebilmesi bakımından mevzuata uygun bir aşırı düşük teklif sorgulama işleminin gerçekleştirilmiş olması gerekmektedir. Ancak somut olayda teklifi sınır değerin altında olan istekliye gönderilen aşırı düşük teklif sorgulama yazısı esas alınarak aşırı düşük teklif açıklamaların sağlıklı bir şekilde yapılabilmesi ve yapılan bu açıklamaların da sağlıklı bir şekilde değerlendirilmesi imkânının mümkün olmadığı, şöyle ki yukarıda yer verilen İdari Şartname ve Teknik Şartname düzenlemelerine göre, aşırı düşük teklif açıklaması istenen işin içerisinde farklı maliyet bileşenlerinin (gider kalemlerinin) bulunduğu (araç, şoför, yakıt, bakım onarım vb. giderleri), bu giderlerin hangilerinin önemli teklif bileşeni olduğuna yönelik herhangi bir belirleme yapılmadığı dolayısıyla idarece açıklama istenen söz konusu iş kalemleri içerisinde teklifte önemli kabul edilen maliyet bileşenlerinin açık ve tereddüde mahal vermeyecek şekilde belirlenerek teklifi sınır değerin altında olan istekliye yönelik aşırı düşük teklif sorgulamasının gerçekleştirilmesi gerektiği, bu bağlamda ihalede aşırı düşük teklif açıklaması istenilmesine yönelik işlemlerin yeniden gerçekleştirilmesi gerektiği sonucuna varılmıştır.