demonstrasyon tutanağı

KARAR:

Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.

İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle, başvuruya konu ihaleye teklif verildiği, idare tarafından demonstrasyon yapılması talebine istinaden 22-23-24 Ekim 2024 ve 5-6-7 Kasım 2024 tarihlerinde demonstrasyon işlemlerinin yapıldığı, 18.11.2024 tarihinde tebliğ edilen ihale komisyonu kararıyla demonstrasyon işleminin uygun bulunmadığı için teklifinin değerlendirme dışı bırakıldığı ve ihalede geçerli teklif kalmadığı için ihalenin iptal edildiğinin bildirildiği,

Teknik Şartname’nin 4.11’inci maddesinde demonstrasyon tutanağında isteklinin imzasının bulunması gerektiğinin ve isteklinin imzadan imtina etmesi halinde bu durumun tutanağa bağlanması gerektiğinin düzenlendiği, ancak idare tarafından düzenlenen demonstrasyon tutanağın Teknik Şartname’nin söz konusu maddesine aykırı olacak şekilde kendi imzalarına yer verilmeden düzenlendiği,

28.11.2024 tarihinde idareye yapılan şikayet başvurusuyla, demonstrasyon aşamasında tespit edilen eksikliklerle ilgili bir tutanak tutulmadığının ifade edildiği, idare tarafından şikayet başvurularına verilen cevap yazısında “Teknik şartnamenin 4.11. maddesinde Demo sonucunu gösterir tutanağın istekli yetkilisi/yetkilileri tarafından imzalanacağı, imza etmekten imtina etmesi durumunu tutanakta açıkça belirtileceği düzenlemesi bulunmaktadır. Ancak Kamu ihale mevzuatında Demonstrasyon tutanağının istekli tarafından imzalanması yönünde herhangi bir hüküm/düzenleme bulunmadığı da göz önüne alındığında Demonstrasyon sonucunu gösterir tutanağın istekli tarafından imzalanmaması Demonstrasyon sonucunu değiştiremeyeceği açıktır…” denilerek şikayet başvurularının reddedildiği,

Böylelikle idare tarafından; demonstrasyon işleminin Teknik Şartname’nin 4.11’inci maddesine aykırı yapıldığının, istekli yetkililerinin de hazır bulunduğu bir ortamda herhangi bir tutanak tutulmadığının ve isteklinin tutanağı imzalamaktan imtina etmediğinin kabul edildiği, ancak idare tarafından hazırlanan Teknik Şartname’ye idarenin uygun hareket etmesi gerekmesine rağmen, idare tarafından bu yükümlülüğe uyulmadığı, ihale komisyonu tarafından gerçekleştirilen demonstrasyona ilişkin tutanağın demonstrasyon yapılırken isteklilerin huzurunda tutulmadığı, ilgili tutanağın bir örneğinin imza karşılığında taraflarına tebliğ edilmediği, bu nedenle de ispat edilebilir şekilde yürütülmesi gereken idari işlemin gerçekleştirilmediği, sonuç olarak idare tarafından Teknik Şartname’nin 4.11’inci maddesine aykırı hareket edilerek yapılan demonstrasyon işlemi uygun bulunmayarak teklifinin değerlendirme dışı bırakıldığı, idarenin vermiş olduğu hukuka aykırı karar düzeltilerek teklifinin değerlendirmeye alınması ve demonstrasyon işleminin kaldığı yerden devam etmesi gerektiği iddialarına yer verilmiştir.

A) Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir.

4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun “İhaleye Katılımda Yeterlik Kuralları” başlıklı 10’uncu maddesinde “İhaleye katılacak isteklilerden, ekonomik ve malî yeterlik ile mesleki ve teknik yeterliklerinin belirlenmesine ilişkin olarak aşağıda belirtilen bilgi ve belgeler istenebilir: ...

b) Mesleki ve teknik yeterliğin belirlenmesi için; …

9) İdarenin talebi halinde doğruluğu teyit edilmek üzere, tedarik edilecek malların numuneleri, katalogları ve/veya fotoğrafları” hükmü,

“Şartnameler” başlıklı 12’nci maddesinde “İhale  konusu mal veya hizmet alımları ile yapım işlerinin her türlü özelliğini belirten idari ve teknik şartnamelerin idarelerce hazırlanması esastır. Ancak, mal veya hizmet alımları ile yapım işlerinin özelliği nedeniyle idarelerce hazırlanmasının mümkün olmadığının ihale yetkilisi tarafından onaylanması kaydıyla, teknik şartnameler bu Kanun hükümlerine göre hazırlattırılabilir.

İhale konusu mal veya hizmet alımları ile yapım işlerinin teknik kriterlerine ihale dokümanının bir parçası olan teknik şartnamelerde yer verilir. Belirlenecek teknik kriterler, verimliliği ve fonksiyonelliği sağlamaya yönelik olacak, rekabeti engelleyici hususlar içermeyecek ve bütün istekliler için fırsat eşitliği sağlayacaktır…” hükmü,

“İdareye şikâyet başvurusu” başlıklı 55’inci maddesinde “Şikâyet başvurusu, ihale sürecindeki işlem veya eylemlerin hukuka aykırılığı iddiasıyla bu işlem veya eylemlerin farkına varıldığı veya farkına varılmış olması gereken tarihi izleyen günden itibaren 21 inci maddenin (b) ve (c) bentlerine göre yapılan ihalelerde beş gün, diğer hallerde ise on gün içinde ve sözleşmenin imzalanmasından önce, ihaleyi yapan idareye yapılır. İlanda yer alan hususlara yönelik başvuruların süresi ilk ilan tarihinden, ön yeterlik veya ihale dokümanının ilana yansımayan diğer hükümlerine yönelik başvuruların süresi ise dokümanın satın alındığı tarihte başlar. … ” hükmü,

“Kuruma itirazen şikayet başvurusu” başlıklı 56’ncı maddesinde “İdareye şikayet başvurusunda bulunan veya idarece alınan kararı uygun bulmayan aday, istekli veya istekli olabilecekler tarafından 55 inci maddenin dördüncü fıkrasında belirtilen hallerde ve sürede, sözleşme imzalanmadan önce itirazen şikayet başvurusunda bulunulabilir. İhalenin iptaline ilişkin işlem ve kararlardan, sadece şikayet ve itirazen şikayet üzerine alınanlar itirazen şikayete konu edilebilir ve bu kararlara karşı beş gün içinde doğrudan Kuruma başvuruda bulunulabilir.” hükmü,  

Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin “Teknik Şartname” başlıklı 16’ncı maddesinde “(1) İşin teknik ayrıntılarını ve şartlarını gösteren bir teknik şartname hazırlanarak ihale dokümanına dahil edilir. Teknik şartnamelerde belirlenecek teknik kriterlerin, verimliliği ve fonksiyonelliği sağlamaya yönelik olması, rekabeti engelleyici hususlar içermemesi ve bütün istekliler için fırsat eşitliği sağlaması zorunludur. Bu şartnamelerde yerli isteklilerin katılımını engelleyici düzenlemelere yer verilemez.…” hükmü,

“Yeterliğin belirlenmesinde uyulacak ilkeler” başlıklı 28’inci maddesinde “…(2) Yeterlik değerlendirmesi için istenecek belgelerin ve yeterlik değerlendirmesinde aranılacak kriterlerin, ihale veya ön yeterlik ilanı ile idari şartnamede veya ön yeterlik şartnamesinde ya da davet yazısında belirtilmesi zorunludur…” hükmü yer almaktadır.

Elektronik İhale Uygulama Yönetmeliği’nin “e-tekliflerin değerlendirilmesi” başlıklı 24’üncü maddesinde “…(3) İhale dokümanında belirtilen katılım belgeleri ve yeterlik kriterleri ile ilgili değerlendirme, e-teklif kapsamında yüklü olan belgelerin ve EKAP üzerinden ilgili kurum ve kuruluşların sistemlerinden sorgulama suretiyle elde edilen bilgilerin değerlendirilmesi suretiyle yapılır.

(4) Yeterlik kriterlerinin istekliler tarafından karşılanıp karşılanmadığına ilişkin değerlendirme ihale dokümanında yer alan hükümler çerçevesinde yapılır. Yeterlik kriterlerini karşılamayan isteklilerin teklifleri değerlendirme dışı bırakılır ve bu husus gerekçesi de açıkça belirtilmek suretiyle EKAP’a kaydedilir.” hükmü yer almaktadır.

  Elektronik İhale Uygulama Yönetmeliği’nin eki Yeterlik Bilgileri Tablosu Sunulan ve Tekliflerin Elektronik Ortamda Alındığı İhalelerde Uygulanacak Tip İdari Şartname’nin “İhaleye katılabilmek için gereken belgeler ve yeterlik kriterleri” başlıklı 7’nci maddesinin “Numune ve demonstrasyon değerlendirmesi” başlıklı 7.7’nci alt maddesine ilişkin 17 numaralı dipnotta “Demonstrasyon yapılmasının istenilmesi durumunda gerekli bilgiler buraya yazılacak, aksi halde “7.7.2. Bu madde boş bırakılmıştır.” yazılacaktır.” açıklaması,

 “İhalenin karara bağlanması” başlıklı 36’ncı maddesinde “… 36.3. … Yeterlik bilgileri tablosunda beyan edilen bilgi ve belgeleri doğrulayan belgeleri sunmayan istekliler ile numune/demonstrasyon işlemlerine ilişkin yükümlülüklerini yerine getirmeyen isteklilerin teklifleri değerlendirme dışı bırakılarak geçici teminatları gelir kaydedilir. Sunduğu belgeler ile katılım ve yeterlik kriterlerine ilişkin şartları sağlayamayan istekliler ve numune ve/veya demonstrasyon değerlendirmesi başarısız sonuçlanan isteklilerin ise teklifleri değerlendirme dışı bırakılır. …” açıklaması yer almaktadır.

Kamu İhale Genel Tebliği’nin “Tekliflerin alınması ve değerlendirilmesi” başlıklı 16’ncı maddesinde “…16.9. Katalog, kılavuz, çizim, fotoğraf vb. belgeler ve/veya numune istenen ihalelerde, tekliflerin değerlendirilmesi aşamasında bu belgelerden ve/veya numune üzerinden teknik şartnameye uygunluk değerlendirmesi yapılır. Tekliflerin değerlendirilmesi aşamasında anılan belgeler ve/veya numune üzerinden teknik değerlendirme yapılmasının öngörülmemesi halinde ise bu durumun ihale dokümanında belirtilmesi koşuluyla istenen belgelerin ve/veya numunenin sadece teklif ekinde sunulup sunulmadığına bakılır…” açıklaması yer almaktadır.

İdari Şartname’nin “İhale konusu işe/alıma ilişkin bilgiler” başlıklı 2’nci maddesinde “ .1. İhale konusu işin/alımın;

a) Adı: Müdürlüğümüz ve Bağlı Sağlık Tesisleri için Tedarik Talep Takip Yönetim Sistemi Hizmet

b) Türü: Hizmet alımı

c) İlgili Uygulama Yönetmeliği: Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği

ç) Yatırım proje no'su (yapım işlerinde): Bu madde boş bırakılmıştır.

d) Kodu:

e) Miktarı: Müdürlüğümüz ve Bağlı Sağlık Tesisleri için Tedarik Talep Takip Yönetim Sistemi Hizmet Alımı

Ayrıntılı bilgi idari şartnamenin ekinde yer almaktadır.

f) İşin yapılacağı/malın teslim edileceği yer: İstanbul İl Sağlık Müdürlüğü, İlçe Sağlık Müdürlükleri, Başkanlıklar, Bağlı Sağlık Tesisleri ve yeni açılan bir sağlık tesisi olması durumunda yeni açılan sağlık tesisinde hizmetin sunumu sağlanacaktır.” düzenlemesi,

“İhaleye katılabilmek için gereken belgeler ve yeterlik kriterleri” başlıklı 7’nci maddesinde “7.7. Numune ve demonstrasyon değerlendirmesi: ...

7.7.2. İsteklilerden teknik şartnamenin demonstrasyon maddesine göre yeterlilik demonstrasyonu istenebilecektir. Demonstrasyon yapılması, teklifi geçerli sayılan ve en düşük fiyatı teklif eden istekliden itibaren sırasıyla talep edilecektir. Yeterlik demonstrasyonuna göre 1. ve 2. en avantajlı teklifler tespit edildikten sonra diğer isteklilerden demonstrasyon istenmeyecektir. Demonstrasyon sonucunda istekli tarafından teklif edilen sistemin herhangi bir maddesinin teknik şartnameye uygun olmadığının tespiti halinde isteklinin teklifi reddedilecektir. İstekli gerekli test cihazları ve aletlerini sağlamakla yükümlüdür.” düzenlemesi,

“İhalenin karara bağlanması” başlıklı 36’ncı maddesinde “…ayrıca ihale dokümanında öngörülmesi halinde numune/demonstrasyon işlemlerine ilişkin ürün örneklerini vermeleri/kurulumlarını yapmaları için makul bir süre verilir. Beyan edilen bilgi/belgeler ve teknik şartnameye cevaplar ve açıklamalara ilişkin tevsik edici belgeleri sunmayan istekliler ile numune ve/veya demonstrasyon işlemlerine ilişkin yükümlülüklerini yerine getirmeyen isteklilerin teklifleri değerlendirme dışı bırakılarak geçici teminatları gelir kaydedilir, sunduğu belgeler ile katılım ve yeterlik kriterlerine ilişkin şartları sağlayamayan istekliler ile numune ve/veya demonstrasyon değerlendirmesi başarısız sonuçlanan isteklilerin teklifleri ise değerlendirme dışı bırakılır. Bu işlemlere ekonomik açıdan en avantajlı birinci ve belirlenecek ise ikinci teklif sahibi tespit edilene kadar devam edilir.” düzenlemesi yer almaktadır.

Teknik Şartname’nin “Demonstrasyon ve içeriği” başlıklı 4’üncü maddesinde “4.1. Demonstrasyon işlemleri İdare tarafından belirlenecek işin idari ve teknik boyutta değerlendirilmesini sağlayacak personel tarafından yapılacaktır.

4.2. MKYS. HBYS. Klinik Mühendislik Yazılımı ve diğer entegrasyonlar için demonstrasyon işlemlerinde kullanılacak ekranlar istekli tarafından önceden hazırlanacaktır.

4.3. Demonstrasyon için gerekli tüm ekipman yüklenici tarafından sağlanacaktır.

4.4. Demonstrasyonu boş veri tabam üzerinden yapmak isteyen İsteklilerin demonstrasyonları geçersiz sayılacaktır.

4.5. İhaleden önce Yüklenici demonstrasyon için sağlık kuruluşunda kurum işleyişini izlemek amacıyla İdarenin izniyle fizibilite çalışması yapabilir. Fizibilite esnasında mevcut program üzerinde herhangi bir görüntüye bakılmayacak olup işleyiş hakkında sadece sözel bilgi alınabilecektir.

4.6. Demo. İdarenin belirleyeceği ve sağlayacağı mekânda yapılacaktır.

4.7. İdare gerek görürse Demo senaryosu hazırlayabilir ve bu senaryoya göre icra edilmesini talep edebilir. Bu durumda ilgili senaryolar. Demo talep edilen tüm isteklilere eş zamanlı bildirilecektir.

4.8. Demo ile ilgili değerlendirmeleri ve kararları İhale komisyonunun vermesi şartı ile idare gerek gördüğü teknik personeli DEMO’ ya çağırabilecektir. Bu çalışmada sağlık bakanlığının diğer kuramlarında çalışan personellerde görevlendirilebilir.

4.9. İstekli Demo mekânında aynı anda en fazla 5 (beş) kişi bulunduracaktır.

4.10. DEMO için gerekli bağlantı kabloları ve montaj istekli tarafından sağlanacak, idarenin gösterdiği mekânda DEMO başlama saatinden en az 1 saat önce tüm kurulum ve yazılımlar tamamlanmış, çalışır duruma getirilmiş olacaktır.

4.11. Demo sonucunu gösterir tutanak orijinal iki kopya halinde hazırlanacak ve ihale komisyonu üyeleri ve istekli yetkilisi/yetkilileri tarafından imzalanmış olacak, bir kopyası ihale dosyasında saklanacak diğer kopya istekli yetkilisine teslim edilecektir. İstekli yetkilisi/yetkilileri imza etmekten imtina ederse, durum tutanakta açıkça belirtilecektir.

4.12. İhale sürecinde program demonstrasyonu (DEMO) istenecektir. Tüm modül veya fonksiyonlar, şartname kriterlerine göre hazır ve doğru çalışıyor olmalıdır. Demoda bu durum test edilecektir. Eksik modül, fonksiyon ve bunların doğru çalışmaması ihaleden elenme sebebidir. …” düzenlemesi yer almaktadır.

Başvuruya konu ihalenin İstanbul İl Sağlık Müdürlüğü ve Bağlı Sağlık Tesisleri İçin Tedarik Talep Takip Yönetim Sistemi Hizmet Alımı işi olduğu, ihalenin 22.04.2024 tarihinde gerçekleştirildiği, ihaleye Fastsoft Bilişim Tek. A.Ş. ve başvuru sahibi Ventura Yazılım A.Ş. tarafından teklif sunulduğu,  

İdare tarafından aşırı düşük teklif açıklamaları uygun bulunan Fastsoft Bilişim Tek. A.Ş.ne 07.05.2024 tarihinde gönderilen yazı ile 27-28-29.05.2024 tarihlerinde demonstrasyon yapılacağının bildirildiği, 23.07.2024 tarihli ihale komisyonu kararına göre söz konusu isteklinin demonstrasyon işlemleri uygun bulunmayarak teklifinin değerlendirme dışı bırakıldığı, Fastsoft Yazılım A.Ş. ile Ventura Yazılım A.Ş.nin teklifleri arasında 20.993.600,00-TL fark olduğu gerekçesiyle Ventura Yazılım A.Ş.nin de teklifinin değerlendirme dışı bırakıldığı, ihalede geçerli teklif kalmaması nedeniyle ihalenin iptal edildiği,

Ventura Yazılım A.Ş. tarafından teklifinin demonstrasyon yapılmadan değerlendirme dışı bırakılmaması gerektiğine ilişkin 05.08.2024 tarihinde idareye şikayet başvurusunda bulunduğu, idare tarafından 09.08.2024 tarihli cevap yazısında isteklinin şikayet başvurusu yerinde bulunarak, yaklaşık maliyetin altında teklif sunan Ventura Yazılım A.Ş.nin demonstrasyon yapılmadan teklifinin değerlendirme dışı bırakılmasının uygun olmadığına yönelik karar verildiği, bunun üzerine idare tarafından 11.10.2024 tarihinde Ventura Yazılım A.Ş.ye gönderilen yazı ile 22-23-24.10.2024 tarihlerinde demonstrasyon yapılması için söz konusu isteklinin davet edildiği,

07.11.2024 tarihli Demonstrasyon Değerlendirme Tutanağı incelendiğinde; başvuru sahibi Ventura Yazılım A.Ş. hakkında 22-23-24.10.2024 tarihleri ile 05-06-07.11.2024 tarihlerinde demonstrasyon yapıldığı, demonstrasyon değerlendirmesi neticesinde söz konusu tutanakta Teknik Şartname’lere yönelik 33 adet aykırılığa yer verildiği, demonstrasyon tutanağının ihale komisyonu üyeleri ile demonstrasyon komisyonu üyeleri tarafından imzalandığı, söz konusu tutanakta istekli adına da imza kısmının açıldığı, ancak bu kısımda istekli adına imzanın bulunmadığı ve tutanakta isteklinin imzadan imtina ettiğine yönelik herhangi bir ifadeye de yer verilmediği,

Akabinde ihale komisyonu tarafından alınan 08.11.2024 tarihli kararda, demonstrasyon tutanağında yer alan 33 adet aykırılığa da yer verilerek başvuru sahibi Ventura Yazılım A.Ş.nin demonstrasyon işleminin uygun bulunmayarak teklifinin değerlendirme dışı bırakıldığı, ihalede geçerli teklif kalmaması nedeniyle İdari Şartname’nin 36.6’ncı maddesi uyarınca ihalenin iptal edildiği görülmüştür.

Başvuru sahibi Ventura Yazılım A.Ş.nin itirazen şikayet başvuru dilekçesinde yer alan iddialarına bakıldığında, demonstrasyon tutanağında yer alan 33 adet aykırılık değerlendirmesinin yerinde olmadığına ilişkin bir iddiasının bulunmadığı, diğer bir anlatımla demonstrasyon neticesinde teklif ettikleri yazılımın Teknik Şartname’yi karşıladığının iddia edilmediği, bununla birlikte söz konusu iddiaların; yapılan demonstrasyon değerlendirmesinde Teknik Şartname’nin 4.11’inci maddesi gereği demonstrasyon tutanağında kendi imzasının da bulunması gerektiğinden bahisle demonstrasyon değerlendirmesinin kaldığı yerden devam etmesi gerektiğine yönelik olduğu anlaşılmıştır.

Teknik Şartname’nin 4.11’inci maddesi incelendiğinde, demonstrasyon sonucunu gösterir tutanağın orijinal iki kopya halinde hazırlanacağı, tutanağın ihale komisyonu üyeleri ve istekli yetkilisi tarafından imzalanacağı,  tutanağın bir kopyasının ihale dosyasında saklanacağı diğer kopyasının ise istekli yetkilisine teslim edileceği, isteklinin imzadan imtina etmesi halinde bu durumun tutanakta açıkça belirtileceği düzenlenmiştir.

Başvuru sahibi Ventura Yazılım A.Ş.nin teklif ettiği yazılıma ilişkin olarak 22-23-24.10.2024 tarihleri ile 05-06-07.11.2024 tarihlerinde idare yetkilileri ile istekli yetkililerinin katılımıyla demonstrasyon işlemlerinin yapıldığı, toplamda 6 gün süren demonstrasyon işlemlerinin 07.11.2024 tarihinde sonuçlandırıldığının görüldüğü, aynı tarihli düzenlenen demonstrasyon tutanağında Teknik Şartname’nin 4.11’inci maddesi gereği istekli yetkilisinin imzasının veya istekli yetkilisinin imzadan imtina ettiğine ilişkin bir ibarenin bulunmadığı görülmekle birlikte, başvuru sahibi istekli tarafından şikayete konu işlemin farkına varıldığı ya da farkına varılmış olması gereken tarihin Teknik Şartname’nin 4.11’inci maddesinde yer alan düzenlemeler kapsamında demonstrasyon işleminin sonuçlandırıldığı 07.11.2024 tarihi olması gerektiği, başvuru sahibi tarafından şikayete yol açan durumun farkına varıldığı ya da farkına varılmış olması gereken 07.11.2024 tarihini izleyen on gün içinde idareye şikayet başvurusunda bulunulması gerekirken, bu süre geçtikten sonra 28.11.2024 tarihinde idareye başvuruda bulunulduğu anlaşılmış olup, bu bağlamda başvuru sahibi istekli tarafından itirazen şikayet başvurusuna konu edilen hususla ilgili olarak idareye yapılan şikayet başvurusunun süresinde yapılmadığı tespit edilmiştir.

Diğer taraftan demonstrasyona dayalı olarak alınan ihale kararlarına ilişkin itirazen şikâyet başvurularında Kurum tarafından; idarece, yukarıda yer verilen iş ve işlemlerin usulüne uygun biçimde yerine getirilip getirilmediği ve demonstrasyon tutanağında yer verilen tespitlerle, alınan ihale kararı arasında uyuşmazlık bulunup bulunmadığı yönlerinden inceleme yapılmak suretiyle başvurunun sonuçlandırılması gerekmektedir. Zira değerlendirmeye ilişkin tutanak içeriğinin uygunluğuna ve dolayısıyla alınan ihale komisyonu kararı sonucunda alımı yapılacak ürünlerin istenen teknik kriterleri sağlayıp sağlamadığına ilişkin usulüne uygun olarak yapılmış demonstrasyon işlemlerinde yetki ve sorumluluk, ihale işlemlerini yürütmekle görevli ihale komisyonuna aittir.