KİK KARARI

Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.

İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle, 2024/1452052 ihale kayıt numaralı ihalenin ilanında son teklif verme gününün 03.12.2024 tarih ve saat 10:30 olarak belirlendiği,

Şirketlerinin ihalenin 4’üncü kısmına 02.12.2024 tarihinde teklif verdikleri, diğer isteklilerin tekliflerine dair tarih ve saatler incelendiğinde 03.12.2024 tarihinde 10:30 saatine kadar, hatta ihalenin başlamasından 5 dakika öncesinde kadar EKAP üzerinden teklif verilebildiğinin görüldüğü,

Öyle ki 09:00-10:30 saatleri arasında 6 istekli tarafından 14 teklif verildiği, ihale saati geldiğinde ise EKAP ihale durumu “teklifler değerlendiriliyor” olarak güncellenebildiği, sisteme kesintisiz bir zaman diliminde erişim sağlandığı,

Bundan yaklaşık 5 saat sonra EKAP tarafından saat 15:02’de taraflarına gönderilen mailde, ihalelere teklif verilmesinde yaşanan sıkıntılardan dolayı son teklif verme gün ve saatinin 04.12.2024 tarih ve saat 12:00’a ertelendiğinin bildirildiği,

 Taraflarınca Kurum yetkilileri ile yapılan görüşmede bunun somut ihaleye özgü bir durum olmadığı, genel bir sıkıntıdan kaynaklandığının belirtildiği, ancak somut ihale özelinde ihale saatine kadar sisteme erişim probleminin yaşanmadığı,

Uzatılan bu süre içinde ihaleye teklif veren tek isteklinin önceki üç kısımda ihale üzerine bırakılan Miray Güldüren olduğu, adı geçenin ise diğer tekliflerin çok cüz’i bir miktar aşağısında teklif vererek ihaleyi kazandığı,

Somut olayda EKAP’ın erteleme bildirim kararında ihalelere teklif verilmesinde yaşanan sıkıntılardan dolayı erteleme kararı verildiği bildirilmiş olup, bununla birlikte Miray Güldüren’in 03.12.2024 günü saat 10:30’dan önce sisteme erişim sağlayamadığına dair bir şikâyet ve bildirimi olmadığı gibi, ilk ihale tarih ve saatinden önce ihale dokümanı dahi indirmediğinin düşünüldüğü,

Kurumun istekli/istekli olabilecekler arasında adaletin sağlanması adına devreye soktuğu erteleme tedbirinin, bu amaca taban tabana zıt biçimde ihale ilanındaki tarihten önce ihale dokümanı dahi indirmemiş olan bir kişi yararına işletilmesinin, bu tarihten önce istekli olma iradesi gösteren kişiler aleyhine açık ve kabul edilemez bir adaletsizlik doğurduğu,

İdarenin şikâyet başvurusu üzerine verdiği cevapta; saat 10:30’da ihale işlemlerine başlandığı fakat sistem hatası alındığı, 10:36’da EKAP iletişim merkezi arandığında saat 10:00 ile 10:30 arasında başlayacak ihalelerin başlama saatinin ertelendiğinin bildirildiği, bunun üzerine saat 10:45’de idarece buna dair tutanak tutulduğu, daha sonra da EKAP tarafından gönderilen mailde ihale gün ve saatinin ertelendiğinin bildirildiği, yaşanan teknik sorunların ortaya çıkmasında idarenin bir kusuru olmadığı, işlemlerin mevzuata uygun biçimde sonuçlandırıldığının ifade edildiği,

Ancak idarece şikâyetlerine yüzeysel yaklaşıldığı gibi, bilgi edinme taleplerine ilişkin olarak;1)Erteleme süresi içinde kaç isteklinin doküman indirdiği ve teklif sunduğu,
2 ) Miray Güldüren isimli firmanın geçici teminat mektubunu hangi tarih ve saatte sisteme yüklediği
3 )Miray Güldüren isimli firmanın 03.12.2024 günü saat 10:30’dan önce sistem üzerinden teklif sunamadığına yönelik bir bildirimde bulunup bulunmadığına dair bilgi ve belgelerin eksiksiz biçimde tarafımıza iletilmesi
4 ) Ayrıca erteleme durumunda daha önce teklif sunan firmaların bu tekliflerini geri çekme hakkı bulunmaması ve mevcut olan işte en büyük gider kalemi olan akaryakıt, personel gideri, asgari ücret artışları gibi politik ve ekonomik asgari değişkenler göz önünde bulundurulduğunda, ertelenen sürede teklif sunan tek istekli için fiyat avantajı doğması ile eşitsizlik - rekabet kurallarına aykırılık oluşması ihtimalinin bertaraf edilmesi adına, ihale tarihi olarak ihale ilanında belirlenmiş olan tarihin esas alınması gerekliğinin ne şekilde hayata geçirildiğinin somut dayanakları ve belgeleriyle birlikte açıklanması” talep edilmesine rağmen bu hususta taraflarına cevap verilmediği, bu hususların incelenmesi gerektiği iddialarına yer verilmiştir.

Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir.

4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun “Temel ilkeler” başlıklı 5’inci maddesinde “İdareler, bu Kanuna göre yapılacak ihalelerde; saydamlığı, rekabeti, eşit muameleyi, güvenirliği, gizliliği, kamuoyu denetimini, ihtiyaçların uygun şartlarla ve zamanında karşılanmasını ve kaynakların verimli kullanılmasını sağlamakla sorumludur…” hükmü,

Anılan Kanun’un “İhale saatinden önce ihalenin iptal edilmesi” başlıklı 16’ncı maddesinde “İdarenin gerekli gördüğü veya ihale dokümanında yer alan belgelerde ihalenin yapılmasına engel olan ve düzeltilmesi mümkün bulunmayan hususların bulunduğunun tespit edildiği hallerde ihale saatinden önce ihale iptal edilebilir.

Bu durumda, iptal nedeni belirtilmek suretiyle ihalenin iptal edildiği isteklilere hemen ilân edilerek duyurulur. Bu aşamaya kadar teklif vermiş olanlara ihalenin iptal edildiği ayrıca tebliğ edilir. İhalenin iptal edilmesi halinde, verilmiş olan bütün teklifler reddedilmiş sayılır ve bu teklifler açılmaksızın isteklilere iade edilir. İhalenin iptal edilmesi nedeniyle isteklilerce idareden herhangi bir hak talebinde bulunulamaz…” hükmü,

“İhale dokümanında değişiklik veya açıklama yapılması” başlıklı 29’uncu maddesinde “İlân yapıldıktan sonra ihale dokümanında değişiklik yapılmaması esastır. Değişiklik yapılması zorunlu olursa, bunu gerektiren sebep ve zorunluluklar bir tutanakla tespit edilerek önceki ilânlar geçersiz sayılır ve iş yeniden aynı şekilde ilân olunur.

Ancak, ilân yapıldıktan sonra, tekliflerin hazırlanmasını veya işin gerçekleştirilmesini etkileyebilecek maddi veya teknik hatalar veya eksikliklerin idarece tespit edilmesi veya isteklilerce yazılı olarak bildirilmesi halinde, ihale dokümanında değişiklikler yapılabilir. Yapılan bu değişikliklere ilişkin ihale dokümanının bağlayıcı bir parçası olan zeyilname, son teklif verme gününden en az on gün öncesinde bilgi sahibi olmalarını temin edecek şekilde ihale dokümanı alanların tamamına gönderilir. Zeyilname ile yapılan değişiklikler nedeniyle tekliflerin hazırlanabilmesi için ek süreye ihtiyaç duyulması halinde, ihale tarihi bir defaya mahsus olmak üzere en fazla yirmi gün zeyilname ile ertelenebilir. Zeyilname düzenlenmesi halinde, teklifini bu düzenlemeden önce vermiş olan isteklilere tekliflerini geri çekerek, yeniden teklif verme imkanı sağlanır…” hükmü,

“Tekliflerin hazırlanması ve sunulması” başlıklı 30’uncu maddesinde “Teklif mektubu ve geçici teminat da dahil olmak üzere ihaleye katılabilme şartı olarak istenilen bütün belgeler bir zarfa konulur. Zarfın üzerine isteklinin adı, soyadı veya ticaret unvanı, tebligata esas açık adresi, teklifin hangi işe ait olduğu ve ihaleyi yapan idarenin açık adresi yazılır. Zarfın yapıştırılan yeri istekli tarafından imzalanır ve mühürlenir.

…

Verilen teklifler, zeyilname düzenlenmesi hali hariç, herhangi bir sebeple geri alınamaz ve değiştirilemez.” hükmü,

“Tekliflerin alınması ve açılması” başlıklı 36’ncı maddesinde “Teklifler ihale dokümanında belirtilen ihale saatine kadar idareye verilir. İhale komisyonunca ihale dokümanında belirtilen saatte kaç teklif verilmiş olduğu bir tutanakla tespit edilerek, hazır bulunanlara duyurulur ve hemen ihaleye başlanır. İhale komisyonu teklif zarflarını alınış sırasına göre inceler. 30 uncu maddenin birinci fıkrasına uygun olmayan zarflar bir tutanak ile belirlenerek değerlendirmeye alınmaz. Zarflar isteklilerle birlikte hazır bulunanlar önünde alınış sırasına göre açılır.

İsteklilerin belgelerinin eksik olup olmadığı ve teklif mektubu ile geçici teminatlarının usulüne uygun olup olmadığı kontrol edilir. Belgeleri eksik veya teklif mektubu ile geçici teminatı usulüne uygun olmayan istekliler tutanakla tespit edilir. İstekliler ile teklif fiyatları ve yaklaşık maliyet tutarı açıklanır. Bu işlemlere ilişkin hazırlanan tutanak ihale komisyonunca imzalanır. Bu aşamada; hiçbir teklifin reddine veya kabulüne karar verilmez, teklifi oluşturan belgeler düzeltilemez ve tamamlanamaz. Teklifler ihale komisyonunca hemen değerlendirilmek üzere oturum kapatılır.” hükmü,

Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin “Başvuruların ve tekliflerin alınması, açılması ve belgelerdeki bilgi eksikliklerinin tamamlatılması” başlıklı 56’ncı maddesinde “(1) Ön yeterlik ve yeterlik başvuruları ile tekliflerin alınması ve açılmasına ilişkin işlemler; Kanun, bu Yönetmelik, Elektronik İhale Uygulama Yönetmeliği ve tip şartnamelerde belirtilen hükümler çerçevesinde standart formlar kullanılarak gerçekleştirilir.

(2) Zarf Açma ve Belge Kontrol Tutanağı, başvuru veya teklif zarfı içinde sunulması istenilen belgeler ve bu belgelere ilgili mevzuat gereğince eklenmesi zorunlu olan belgelerin her biri için ayrı sütun içerecek şekilde düzenlenir.

(3) Başvuru veya teklif zarfları, alınış sırasına göre incelenir. Açık ihale usulüyle yapılan ihaleler ile belli istekliler arasında ihale usulüyle yapılan ihalelerde teklif zarfları açılmadan önce, pazarlık usulüyle yapılan ihalelerde ise son yazılı fiyat tekliflerinin verildiği oturumda yaklaşık maliyet açıklanır. Zarflardan uygun olanların açılması ve belge kontrolünün yapılması aşamasında, aday veya isteklilerce sunulan belgeler tek tek kontrol edilerek hangi belgelerin sunulduğu, Zarf Açma ve Belge Kontrol Tutanağında her belge için açılmış bulunan sütunlara kaydedilerek gösterilir. İhale usulüne göre ilgili oturumda istekliler ve teklif ettikleri fiyatlar duyurularak tutanak düzenlenir. Bu tutanakların komisyon başkanınca onaylanmış suretleri, isteyenlere imza karşılığı verilmeden oturum kapatılamaz…” hükmü,

Anılan Yönetmelik’in “Elektronik ihale” başlıklı 59/A maddesinde “(1) İhaleler, e-teklif alınmak suretiyle bu maddeye uygun olarak yapılabilir.

(2) Bu maddede hüküm bulunmayan hallerde, Elektronik İhale Uygulama Yönetmeliğinin uygun olan hükümleri, yoksa bu Yönetmelik hükümleri uygulanır. Ancak e-anahtarlar teklif ile birlikte ihale tarih ve saatine kadar gönderilir ve teklifler ihale tarih ve saatinde ihale komisyonu tarafından EKAP üzerinde açılır.

(3) Bu ihalelerde, Elektronik İhale Uygulama Yönetmeliğinin ekinde bulunan “Yeterlik Bilgileri Tablosu Sunulan ve Tekliflerin Elektronik Ortamda Alındığı İhalelerde Uygulanacak Tip İdari Şartname” ve ilgili yönetmelikler ekinde bulunan diğer standart formlar kullanılır ve EKAP üzerinden gönderilmeyen teklifler kabul edilmez.

…

(8) Tekliflerin açılması ve değerlendirilmesine ilişkin tutanaklar EKAP üzerinde hazırlandıktan sonra, çıktısı alınarak ihale komisyonu üyeleri tarafından imzalanır ve her oturum kapatılmadan önce bilgiler EKAP’a kaydedilir…” hükmü,

Elektronik İhale Uygulama Yönetmeliği’nin “E-tekliflerin hazırlanması ve sunulması” başlıklı 19’uncu maddesinde “(1) e-teklifler, istekliler tarafından EKAP üzerinden hazırlanır. İlan ve ihale dokümanında, EKAP üzerinden sorgulanması mümkün olmayan katılım ve yeterlik belgelerinin Kurum tarafından belirlenen usul ve esaslara uygun şekilde bilgisayarda taratılarak e-teklif kapsamında sunulacağı yönünde düzenleme yapılır.

(2) e-teklifler, istekliler tarafından EKAP üzerinden hazırlandıktan sonra e-imza ile imzalanarak ihale tarih ve saatine kadar EKAP üzerinden gönderilir. Ortak girişimlerde e-teklifin ortak girişim ortaklarının tamamı tarafından e-imza ile imzalanması zorunludur. EKAP, e-imza ile imzalanmış e-teklifi Kuruma göndermeden önce şifreleme işlemi yapar. Şifreleme sonucunda EKAP tarafından oluşturulan e-anahtar, istekli tarafından kaydedilir. e-teklifin ihale dokümanında belirtilen tekliflerin açılma saatine kadar EKAP üzerinde Kurum tarafından belirlenecek şifreleme ve saklama yöntemleri ile saklanarak açılmaması sağlanır. Teklife ilişkin e-anahtar ihale tarih ve saatinden sonra, tekliflerin açılacağı saate kadar EKAP üzerinden gönderilir. Tekliflerin açılacağı saate kadar e-anahtarları gönderilmeyen teklifler değerlendirme dışı bırakılır.

(3) e-teklifin ve buna ilişkin e-anahtarın EKAP’a alınma zamanı 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu ve ilgili ikincil mevzuatta düzenlenen zaman damgası ile kayıt altına alınır. Bu zamanın tespitinde atom saati kullanılır.

(4) İhale sürecinde idareler ve/veya kayıtlı gerçek ve tüzel kişilerce, teknik sorunlar nedeniyle EKAP üzerinde işlem yapılamaması halinde, ihale sürecine ilişkin işlemlerin mevzuata uygun şekilde sürdürülebilmesi ve hak kayıplarının önlenmesi amacına yönelik olarak alternatif sistemleri ve uygulamaları devreye almaya, gerekli hallerde bu ve ilgili işlemleri durdurmaya, ertelemeye, yenilemeye veyahut iptal etmeye yönelik tedbirleri almaya Kurum yetkilidir. Bu durumda EKAP üzerinden gerekli bildirimler yapılır...” hükmü,

Anılan Yönetmelik’in “e-tekliflerin açılması” başlıklı 23’üncü maddesinde “E-teklifler, aynı günün mesai saatleri içerisinde istekliler ve hazır bulunanlar önünde ihale komisyonu tarafından EKAP üzerinde açılır. e-anahtarının bozuk olması veya e-teklifin virüs içermesi gibi nedenlerle EKAP tarafından açılamayan e-teklifler tespit edilerek açılamama gerekçeleri belirtilmek suretiyle EKAP üzerinden Ek-1’de yer alan “Açılamayan e-tekliflere İlişkin İhale Komisyonu Tutanağı” düzenlenir. İhale komisyonunca ihale dokümanında belirtilen saatte kaç teklif verilmiş olduğu hazır bulunanlara duyurulur. İsteklilerin belgelerinin eksik olup olmadığı ve teklif mektubu ile geçici teminatlarının usulüne uygun olup olmadığı kontrol edilir. 21 inci maddenin ikinci fıkrası uyarınca alınan geçici teminat mektuplarının değerlendirilmesi, geçici teminat tutarının teklif bedelinin yüzde üçünü karşılayıp karşılamadığının ve geçici teminat mektubu geçerlilik süresinin EKAP tarafından kontrol edilmesi suretiyle yapılır. EKAP üzerinden Ek-1’de yer alan “e-teklif Açma ve Belge Kontrol Tutanağı” düzenlenir. İstekliler ile teklif fiyatları ve yaklaşık maliyet açıklanır ve EKAP üzerinden Ek-1’de yer alan “İsteklilerce Teklif Edilen Fiyatlara İlişkin Tutanak” hazırlanır. Hazırlanan bu tutanaklar durum izleme ekranında ihaleye katılan istekliler tarafından görülebilir ve EKAP üzerinde kayda alınır. Bu tutanakların çıktısı ihale komisyonu üyeleri tarafından imzalanır. Bu aşamada; hiçbir teklifin reddine veya kabulüne karar verilemez, teklifi oluşturan belgeler düzeltilemez ve tamamlanamaz. Teklifler ihale komisyonunca hemen değerlendirilmek üzere ilk oturum kapatılır.” hükmü,

Aynı Yönetmelik’in “e-tekliflerin değerlendirilmesi” başlıklı 24’üncü maddesinde “(1) e-tekliflerin açılması ve ilk oturumun kapatılmasından sonra, ihale komisyonu belirleyeceği bir tarih ve saatte toplanır ve EKAP üzerinde tekliflerin değerlendirmesine başlanır. Teklif değerlendirme işlemleri birden fazla oturumda yapılabilir. Ancak bu durumda her oturum kapatılmadan önce bilgiler EKAP’a kaydedilir.

(2) Teklif değerlendirmesinde öncelikle ilk oturumda 23 üncü madde uyarınca e-teklifinin açılamadığı veya belgelerinin eksik olduğu ya da geçici teminatının uygun olmadığı tespit edilenlerin teklifleri değerlendirme dışı bırakılır ve buna ilişkin kayıt yapılır.

(3) İhale dokümanında belirtilen katılım belgeleri ve yeterlik kriterleri ile ilgili değerlendirme, e-teklif kapsamında yüklü olan belgelerin ve EKAP üzerinden ilgili kurum ve kuruluşların sistemlerinden sorgulama suretiyle elde edilen bilgilerin değerlendirilmesi suretiyle yapılır.

(4) Yeterlik kriterlerinin istekliler tarafından karşılanıp karşılanmadığına ilişkin değerlendirme ihale dokümanında yer alan hükümler çerçevesinde yapılır. Yeterlik kriterlerini karşılamayan isteklilerin teklifleri değerlendirme dışı bırakılır ve bu husus gerekçesi de açıkça belirtilmek suretiyle EKAP’a kaydedilir.

(5) EKAP üzerinden sorgulanmasının mümkün olmaması nedeniyle bilgisayarda taratılarak sunulması gereken belgeler ve eklerinden herhangi birinin e-teklif kapsamında sunulmamış olması halinde, bu eksik belgeler ve ekleri idarelerce tamamlatılamaz ve bu isteklilerin teklifleri değerlendirme dışı bırakılır. Ancak, bilgisayarda taratılarak e-teklif kapsamında sunulan belgelerde, teklifin esasını değiştirecek nitelikte olmaması kaydıyla, bilgi eksikliği bulunması halinde idare tarafından bilgilerin tamamlanması istenir. Bu çerçevede, bilgi eksikliklerinin tamamlanması için iki iş gününden az olmamak üzere makul bir tamamlama süresi verilir. Bu süre içerisinde istekli tarafından eksik bilgilere ilişkin belgeler idareye sunulur. Belirlenen sürede eksik bilgileri tamamlamayanların teklifleri dördüncü fıkrada belirtildiği şekilde değerlendirme dışı bırakılır.

(6) Teklif değerlendirme işlemleri sonrasında, EKAP üzerinden Ek-1’de yer alan “Uygun Olmayan Belgelerin Uygun Sayılmama Gerekçelerine İlişkin Tutanak” hazırlanır ve bir çıktısı alınarak ihale komisyonu üyeleri tarafından imzalanır.” hükmü,

İhale İlanı’nın 3’üncü maddesinde “a) İhale (son teklif verme) tarih ve saati: 03.12.2024 - 10:30

b) İhale komisyonunun toplantı yeri (e-tekliflerin açılacağı adres): Trakya Gümrük ve Dış Ticaret Bölge Müdürlüğü Kapıkule Gümrük Kompleksi B-3 Toplantı Salonu” düzenlemesi,

İdari Şartname’nin “İhale konusu işe/alıma ilişkin bilgiler” başlıklı 2’nci maddesinde “2.1. İhale konusu işin/alımın;

a) Adı: 01/01/2025-31/12/2025 TARİHLERİ ARASINDA (SÜRÜCÜLÜ-AKARYAKITLI) 17 ADET 29-30 KİŞİLİK OTOBÜS, 2 ADET 35-38 KİŞİLİK OTOBÜS VE 5 ADET 17-19 KİŞİLİK MİNİBÜS PERSONEL SERVİSİ KİRALAMA HİZMETİ ALIMI

b) Türü: Hizmet alımı

c) İlgili Uygulama Yönetmeliği: Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği

ç) Yatırım proje no'su (yapım işlerinde): Bu madde boş bırakılmıştır.

d) Kodu:

e) Miktarı: 17 ADET 29-30 KİŞİLİK OTOBÜS, 2 ADET 35-38 KİŞİLİK OTOBÜS VE 5 ADET 17-19 KİŞİLİK MİNİBÜS

Ayrıntılı bilgi idari şartnamenin ekinde yer almaktadır.

f) İşin yapılacağı/malın teslim edileceği yer: TRAKYA GÜMRÜK VE DIŞ TİCARET BÖLGE MÜDÜRLÜĞÜ VE BAĞLANTI İDARELERİ SAHALARI” düzenlemesi,

Aynı Şartname’nin “İhaleye ilişkin bilgiler” başlıklı 3’üncü maddesinde “3.1.

a) İhale kayıt numarası: 2024/1452052

b) İhale usulü: Açık ihale.

c) İhale (son teklif verme) tarihi ve saati: 03.12.2024

Saat: 10:30

ç) İhale komisyonunun toplantı yeri (e-tekliflerin açılacağı adres): TRAKYA GÜMRÜK VE DIŞ TİCARET BÖLGE MÜDÜRLÜĞÜ KAPIKULE GÜMRÜK KOMPLEKSİ B-3 TOPLANTI SALONU

3.2. Teklifler, ihale (son teklif verme) tarih ve saatine kadar EKAP üzerinden e-teklif olarak sunulur. İhale (son teklif verme) saatine kadar EKAP'a yüklenemeyen teklifler değerlendirmeye alınmaz.

3.3. Verilen teklifler, zeyilname düzenlenmesi hali hariç, herhangi bir sebeple geri alınamaz.

3.4. İhale tarihinin tatil gününe rastlaması halinde ihale, takip eden ilk iş gününde yukarıda belirtilen yer ve saatte yapılır ve bu saate kadar verilen teklifler kabul edilir.

3.5. İlan tarihinden sonra çalışma saatlerinin değişmesi halinde de ihale yukarıda belirtilen saatte yapılır.

3.6. Saat ayarlarında, TÜBİTAK Ulusal Metroloji Enstitüsü tarafından zamanı en az hatayla ölçmek üzere kullanılan atom saati esas alınır.” düzenlemesi,

Anılan Şartname’nin “Tekliflerin sunulma şekli” başlıklı 22’nci maddesinde “…22.1. e-teklifler istekliler tarafından EKAP üzerinden, yalnızca teklif mektubu ve ekleri doldurularak hazırlandıktan sonra e-imza ile imzalanarak ihale tarih ve saatine kadar gönderilir. Ortak girişimlerde e-teklifin ortakların tamamı tarafından e-imza ile imzalanması zorunludur. Teklife ilişkin e-anahtar, e-teklif ile birlikte ihale tarih ve saatine kadar EKAP üzerinden gönderilir.

…

22.5. İhale sürecinde idareler ve/veya kayıtlı gerçek ve tüzel kişilerce, teknik sorunlar nedeniyle EKAP üzerinde işlem yapılamaması halinde, ihale sürecine ilişkin işlemlerin mevzuata uygun şekilde sürdürülebilmesi ve hak kayıplarının önlenmesi amacına yönelik olarak alternatif sistemleri ve uygulamaları devreye almaya, gerekli hallerde bu ve ilgili işlemleri durdurmaya, ertelemeye, yenilemeye veyahut iptal etmeye yönelik tedbirleri almaya Kurum yetkilidir. Bu durumda EKAP üzerinden gerekli bildirimler yapılır…” düzenlemesi,

Anılan Şartname’nin “Tekliflerin alınması ve açılması” başlıklı 30’uncu maddesinde “30.1. Teklifler, bu Şartnamede belirtilen ihale saatine kadar EKAP üzerinden verilecektir.

30.2. e-teklifler, ihale tarih ve saatinde hazır bulunanlar önünde, ihale komisyonu tarafından e-anahtarlar kullanılmak suretiyle EKAP üzerinde açılır. e-anahtarın bozuk olması veya e-teklifin virüs içermesi gibi nedenlerle açılamayan e-teklifler tespit edilerek açılamama gerekçeleri belirtilmek suretiyle, EKAP üzerinden "Açılamayan e-tekliflere İlişkin İhale Komisyonu Tutanağı" düzenlenir. İhale komisyonunca ihale saatine kadar kaç teklif verilmiş olduğu EKAP üzerinde ve hazır bulunanlara duyurulur. İsteklilerin teklif mektubu ile geçici teminatlarının usulüne uygun olup olmadığı kontrol edilir. Kanunun 21 inci maddesine göre pazarlık usulü ile yapılan ihaleler ile fiyat veya fiyat ile birlikte fiyat dışı unsurlar üzerinden elektronik eksiltme yapılması öngörülen ihaleler dışındaki ihalelerde; istekliler ile teklif fiyatları ve yaklaşık maliyet açıklanarak, EKAP üzerinden "İsteklilerce Teklif Edilen Fiyatlara İlişkin Tutanak" hazırlanır. Hazırlanan bu tutanaklar durum izleme ekranında ihaleye katılan istekliler tarafından görülebilir ve EKAP üzerinde kayda alınır. Bu tutanakların çıktısı ihale komisyonu üyeleri tarafından imzalanır ve talep etmeleri halinde hazır bulunan isteklilere birer örneği verilir. Bu aşamada hiçbir teklifin reddine veya kabulüne karar verilemez. Teklifler ihale komisyonunca hemen değerlendirilmek üzere ilk oturum kapatılır.” düzenlemesi,

Anılan Şartname’nin “Tekliflerin değerlendirilmesi” başlıklı 31’inci maddesinde “31.1. İlk oturumun kapatılmasından sonra, ihale komisyonu belirleyeceği bir tarih ve saatte toplanır ve EKAP üzerinde tekliflerin değerlendirilmesine başlanır. Teklif değerlendirme işlemleri birden fazla oturumda yapılabilir. Her oturum kapatılmadan önce bilgiler EKAP'a kaydedilir ve düzenlenen tutanakların bir çıktısı alınarak ihale komisyonu üyeleri tarafından imzalanır…” düzenlemesi yer almaktadır.

Başvuruya konu ihalenin Trakya Gümrük ve Ticaret Bölge Müdürlüğü (Edirne) tarafından gerçekleştirilen “2024/1452052 İhale Kayıt Numaralı 01/01/2025-31/12/2025 Tarihleri Arasında  (Sürücülü-Akaryakıtlı) 17 Adet 29-30 Kişilik Otobüs, 2 Adet 35-38 Kişilik Otobüs ve 5 Adet 17-19 Kişilik Minibüs Personel Servisi Kiralama İşi” olduğu, bahse konu ihalenin 04.12.2024 tarihinde açık ihale usulü ile gerçekleştirildiği, ihalede 18 adet ihale dokümanının EKAP üzerinden indirildiği, 06.12.2024 tarihli ihale komisyonu kararına göre ihalenin şikâyete konu 4’üncü kısmına 4 isteklinin teklif verdiği, bu isteklilerden Kırkbeş Turizm Servis Taş. Tic. Ltd. Şti.nin geçici teminat sunmadığı için teklifinin değerlendirme dışı bırakıldığı, ihalenin ekonomik açıdan en avantajlı teklif sahibi Miray Güldüren üzerinde bırakıldığı, başvuru sahibi Arıkan Turizm Ticaret Otomotiv Limited Şirketi’nin ise ekonomik açıdan en avantajlı ikinci teklif sahibi olarak belirlendiği görülmüştür.

Mevcut ihaleye ilişkin doküman düzenlemeleri uyarınca ihale/son teklif verme tarihi ve saatinin 03.12.2024 -10:30 olduğu anlaşılmaktadır.

İhale komisyonu tarafından 03.12.2024 tarihinde saat 10:45’te düzenlenen tutanakta “2024/1452052 kayıt numaralı ihale kapsamında, ihale günü ve saatinde ihale komisyonunca toplanılarak Saat:10:30’da EKAP sistemi üzerinden ihale işlemlerine başlanılmış, sistem üzerinden ihale numarası girilerek ihale başlatılmak istenildiğinde sistemden "Seçmiş olduğunuz 2024/1452052 numaralı ihale, girmek istediğiniz modül için durdurulmuştur," Hatası alınmış bunun üzerine saat: 10:36'da EKAP iletişim merkezi aranmış EKAP görevlisiyle yapılan görüşmede "sistemde oluşan arıza nedeniyle saat 10:00 ile 10:30’da başlayacak olan ihalelerin başlama saatinin ertelendiği yeni ihale saatinin sistemden bildirileceği" belirtildiğine dair iş bu tutanak aşağıda isim ve unvanları belirtilen komisyon üyelerince 2 nüsha düzenlenerek imza altına alınmıştır.” ifadelerinin yer aldığı görülmüştür.

EKAP tarafından idareye “…“2024/1452052 İKN'lı ihaleye ilişkin olarak Elektronik Kamu Alınılan Platformu (EKAP) üzerinde yapılan işlemlerde, EKAP’ta yaşanan teknik sorunlar nedeniyle, ihalelere teklif verilmesi ile ilgili aksaklıklar yaşandığı tespit edilmiştir.

…

Bu çerçevede, ihale sürecine ilişkin işlemlerin mevzuata uygun şekilde sürdürülebilmesi ve ihaleye teklif veremeyen firmaların olası hak kayıplarının önlenmesi amacıyla 2024/1452052 İKN’li ihaleniz 04.12.2024 tarihi saat 12:00’a ertelenmiştir…” şeklinde bildirimde bulunulduğu görülmüştür.

Bunun üzerine başvuruya konu ihalenin 04.12.2024 tarihinde ve saat 12:00’de gerçekleştirildiği anlaşılmaktadır.

“E-Teklif Açma ve Belge Kontrol Tutanağı”nda “İhale tarih ve saati: 04.12.2024, saat 12:00/Tekliflerin açıldığı tarih ve saat: 04.12.2024, saat 12:00” bilgilerinin bulunduğu görülmüştür.

“İsteklilerce Teklif Edilen Fiyatlar” tutanağında “Formun doldurulduğu tarih: 04.12.2024, Çarşamba günü, saat: 13:50” bilgilerinin bulunduğu görülmüştür.

Yukarıda aktarılan mevzuat hükümleri ile ihale ilanı ve dokümanında yer alan düzenlemelerden; e-teklif alınmak suretiyle gerçekleştirilen inceleme konusu ihalede istekliler tarafından tekliflerin EKAP üzerinden e-imza ile imzalanarak ihale tarih ve saati olan 03.12.2024 saat 10:30’a kadar gönderilmesi gerektiği; öte yandan Kurumun, ihale sürecinde idareler ve/veya kayıtlı gerçek ve tüzel kişilerce teknik sorunlar nedeniyle EKAP üzerinden işlem yapılamaması durumunda, ihale sürecine ilişkin işlemlerin mevzuata uygun şekilde sürdürülebilmesi ve hak kayıplarının önlenmesi amacıyla gerekli hallerde ilgili işlemleri durdurmaya, ertelemeye, yenilemeye veyahut iptal etmeye yetkili olduğu, bahse konu durumlarda EKAP üzerinden gerekli bildirimlerin yapılacağı anlaşılmaktadır.

İnceleme konusu ihaleye ait ihale ilanı ile İdari Şartname’nin “İhaleye ilişkin bilgiler” başlıklı 3’üncü maddesinde, ihalenin son teklif verme tarih ve saatinin 03.12.2024-10:30 olarak belirlendiği, ancak bahse konu tarihte yaşanan teknik sorunlar nedeniyle ve ihale sürecine ilişkin işlemlerin mevzuata uygun şekilde sürdürülerek hak kayıplarının önlenmesi amacıyla Kurum tarafından ihalenin son teklif verme tarih ve saatinin 04.12.2024 saat 12:00’a ertelendiği, anılan hususa ilişkin Kurum tarafından gerekli bildirimin yapıldığı anlaşılmıştır.

Netice itibariyle, yaşanan teknik probleme ilişkin Kurumumuz tarafından idareye gerekli bildirimin yapıldığı, yaşanan teknik sorunların ortaya çıkmasında idarenin kusuru bulunmadığı, yaşanan teknik sorunun şikâyete konu ihaleye özgü olmayıp, ihale tarihinde saat 10:00 ile 10:30’da başlayacak olan ülke çapındaki tüm ihaleleri kapsadığı, ihale mevzuatı uyarınca ihaleye sunulan tekliflerin zeyilname ve ihalenin ihale saatinden önce iptal edilmesi durumları haricinde geri çekilmesinin veya değiştirilmesinin mümkün olmadığı, bahse konu ihalede zeyilname düzenleme durumu da söz konusu olmadığından e-teklif imzalanıp gönderildikten sonra teklifte değişiklik yapılmasının mümkün bulunmadığı, mevcut ihalenin şikâyete konu 4’üncü kısmında ihale üzerinde bırakılan isteklinin ve diğer isteklilerin son teklif verme tarih ve saati olan 04.12.2024 saat 12:00’a kadar e-tekliflerini verdikleri, bu tarihe kadar sunulan tekliflerin idare tarafından geçerli kabul edilmesi gerektiği, ayrıca başvuru sahibi tarafından iddia edilen hususların soyut ve mesnetsiz olduğu, iddialarına yönelik herhangi bir kanıt sunulmadığı ve bu itibarla başvuru sahibinin anılan iddiasının yerinde olmadığı sonucuna varılmıştır.

Ayrıca, ihalenin şikâyete konu edilen 4’üncü kısmının üzerinde bırakıldığı Miray Güldüren’in 07.11.2024 tarihinde ihale dokümanının EKAP üzerinden indirdiği görülmüş olup, başvuru sahibinin bu husustaki iddiasının yerinde olmadığı sonucuna varılmıştır.