Kik kararı

İHALE KARARI

Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.

İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle, Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin “Değerlendirmeye ilişkin esaslar” başlıklı 48’inci maddesinin ikinci fıkrasına göre ihale konusu iş veya benzer iş kapsamında bulunmayan işlerin tutarlarının iş deneyiminde değerlendirmeye alınmayacağı, şikayete konu olan ihaleye ait İdari Şartname’nin 7.6’ncı maddesinde “Benzer iş olarak kabul edilecek işler aşağıda belirtilmiştir: Kamu veya özel sektörde arşiv dijitalleştirilmesi işi için tarama, indeksleme, veri eşleştirme ve OCR işlemi ve arşiv sistemlerine entegrasyon işlemlerini birlikte yapmış olmak veya belirli bir proje kapsamında veri toplama, işleme, kontrol ve entegrasyon işinin birlikte yapılmış olduğunu gösterir belge.” düzenlemesinin yer aldığı,

İhale üzerinde bırakılan istekliye ait iş deneyim belgesine konu ihaleye ilişkin birim fiyat teklif cetvelinde yer alan “Arşiv proje kutusu. (Tekn. Şartname 13. Maddenin tamamı)”, “24x32 cm. ebadında Dosya (Tekn. Şartname 13. Maddenin tamamı)” ve “Arşiv Otomasyon Yazılımı Sınırsız Birim ve Sınırsız Kullanıcı) - Belediye otomasyon (MIS) ve GIS yazılım entegrasyonları (Tekn. Şartname 5.1.5)” kalemlerinin, şikayete konu edilen ihalenin benzer iş tanımına uygun olmadığı, dolayısıyla ihale üzerinde bırakılan istekli tarafından sunulan iş deneyim belgesinde ayrıştırılma yapılması gerektiği, şöyle ki;

- Şikâyete konu edilen ihale konusu iş kapsamında yükleniciden herhangi bir kutu, dosya veya klasör alımının olmadığı, benzer iş tanımında da kutu, dosya ve klasör temininin kapsam dışı tutulduğu, bu kapsamda söz konusu istekli tarafından sunulan iş deneyim belgesinin içeriğinin benzer işe uygun olmadığı, ayrıca anılan istekli tarafından sunulan iş deneyim belgesinde yer alan tutarın, ihale konusu iş veya benzer iş kapsamında bulunmayan kutu ve dosya temini iş kalemlerinin düşürülmesi sonucunda iş deneyim belgesi tutarının yetersiz olduğu, şikâyet dilekçelerinde klasör ve varsa kutu değişimine ait giderlerin değil, klasör ve kutu temini (mal alımı) giderlerinin idareye ait olduğunun belirtildiği, idarenin şikâyete cevabi yazısında ise, ihaleye ait birim fiyat teklif cetvelinde “eski klasörlerin 28,5x32x7 cm ebadında klasör ile değiştirilmesi” gibi sarf malzemelerine yönelik gider kaleminin yer aldığı ve bu kalemlerin benzer nitelik taşıdığının ifade edildiği, fakat değişim hizmeti kaleminin dosya, kutu veya klasör teminini kapsamadığı, kaldı ki idarece 04.11.2024 tarihli zeyilname ile Teknik Şartname’nin 6.13’üncü maddesinde iş süresince kullanılacak olan sarf malzemelerinin temin edilmesi hususunun yükleniciden alınarak idareye yüklendiği, bu sayede Teknik Şartname’nin anılan maddesinin birim fiyat teklif cetveli ile uyumlu hale getirildiği,

- İhale üzerinde bırakılan isteklinin sunmuş olduğu iş deneyim belgesine ait ihaleye ait birim fiyat teklif cetvelinde arşiv sistemlerine entegrasyon değil belediye otomasyon (MIS) ve GIS yazılım entegrasyonlarının yer aldığı, şikayete konu olan ihalenin İdari Şartname’sinde benzer iş tanımında idarenin herhangi bir yazılım entegrasyonunu değil arşiv sistemlerine entegrasyonunu kabul ettiği, idarenin şikayete cevabi yazısında “Bununla birlikte benzer işe ait iş deneyim belgesinde “yazılım ve yazılım entegrasyonu işlemi” tek bir kalem halinde verilmiş olup iki giderin birbirinden ayrıştırılması mümkün görülmemektedir.” gerekçesinin yerinde olmadığı, zira bu iş kalemindeki hem yazılım temini hem de yazılım entegrasyonunun ihale konusu iş ve benzer iş kapsamında olmadığı, iki kalemin toplam tutarının iş deneyim belge tutarından ayrıştırılması gerektiği iddialarına yer verilmiştir.

A) Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir.

Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin “Tanımlar” başlıklı 3’üncü maddesinde “(1) Bu Yönetmeliğin uygulanmasında 4734 sayılı Kanunun 4 üncü maddesindeki tanımlar yanında;

a) Benzer iş: İhale konusu iş veya işin bölümleriyle nitelik ve büyüklük bakımından benzerlik gösteren, aynı veya benzer usullerle gerçekleştirilen, teçhizat, ekipman, mali güç ve uzmanlık ile personel ve organizasyon gerekleri bakımından benzer özellik taşıyan işleri,

…

ç) İş deneyim belgesi: Adayın veya isteklinin ihale konusu hizmet veya benzer hizmetlerdeki mesleki deneyimini gösteren, hizmet alımlarında iş bitirme belgesi, yapımla ilgili hizmet işlerinde ise iş bitirme belgesi, iş durum belgesi, iş denetleme belgesi ve iş yönetme belgesini,

d) İş deneyimini gösteren belgeler: İş deneyim belgeleri ve teknolojik ürün deneyim belgesi ile gerçek kişilere veya iş deneyim belgesi düzenlemeye yetkili olmayan her türlü kurum ve kuruluşa gerçekleştirilen işlere ilişkin olarak Yönetmeliğin 47’nci maddesinde belirtilen belgeleri, … ifade eder.” hükmü,

Anılan Yönetmelik’in “İş deneyimini gösteren belgeler” başlıklı 39’uncu maddesinde “(1) İş deneyimini gösteren belgelerin istenildiği ihalelerde; teknolojik ürün deneyim belgesinin ve yurt içinde veya yurt dışında kamu veya özel sektörde bedel içeren tek bir sözleşme kapsamında taahhüt edilen ihale konusu iş veya benzer işlere ilişkin olarak;

a) İlk ilan veya davet tarihinden geriye doğru son beş yıl içinde kabul işlemleri tamamlanan hizmet alımlarıyla ilgili iş deneyimini gösteren belgelerin, …” hükmü,

“İş deneyim belgesi ve teknolojik ürün deneyim belgesinin düzenlenme koşulları” başlıklı 45’inci maddesinde “(1) Belgeyi düzenlemeye yetkili kurum veya kuruluş, herhangi bir başvuru olmaksızın iş bitirme belgesi düzenleyebilir. Ancak, yüklenicinin veya alt yüklenicinin iş bitirme belgesi almak amacıyla belgeyi düzenlemeye yetkili kurum veya kuruluşa başvurması halinde, başvuru tarihinden itibaren 20 iş günü içinde iş bitirme belgesinin düzenlenmesi zorunludur. Düzenleme koşullarını taşımayan başvurularda ise, aynı süre içinde başvuru sahibine bu husus gerekçeli bir yazıyla bildirilir.

(2) İş bitirme belgesi almak amacıyla yapılacak başvurularda hangi iş için iş bitirme belgesi talep edildiğinin belirtilmesi yeterlidir.

(3) Alt yüklenicilerin iş bitirme belgesi almak amacıyla yapacakları başvurularda; yüklenici ile alt yüklenici arasında imzalanan bedel içeren sözleşmenin ve bu sözleşme kapsamında düzenlenen fatura örneklerinin veya bu örneklerin noter, yeminli mali müşavir, serbest muhasebeci mali müşavir veya vergi dairesi onaylı suretlerinin veya serbest meslek makbuzu nüshalarının ya da bu nüshaların noter, yeminli mali müşavir, serbest muhasebeci mali müşavir veya vergi dairesi onaylı suretlerinin, personel çalıştırılan işlerde ise bu belgelere ek olarak alt yüklenici ile yüklenici arasında imzalanan sözleşme konusu işte personel çalıştırıldığını gösteren Sosyal Güvenlik Kurumu internet sayfası üzerinden düzenlenmiş ve idarece teyidi yapılabilen belgelerin sunulması zorunludur.

(4) Bedel içeren tek bir sözleşmeye dayalı olarak gerçekleştirilen ve kabulü yapılan işlerde gerçekleştirilen işin parasal tutarının sözleşme bedeline oranına bakılmaksızın yüklenici iş bitirme belgesi, ihale dokümanında alt yüklenici çalıştırılabileceği öngörülen işlerde, belgeyi düzenlemeye yetkili kurum veya kuruluşun onayı ile çalıştırılan alt yükleniciler tarafından gerçekleştirilen iş kısımları için ise, alt yüklenici iş bitirme belgesi düzenlenir.

…

(7) Belge düzenlemeye yetkili kurum ve kuruluşlara taahhüt edilen işlerin alt yüklenicileri için; sözleşmesinin tamamını bir bütün olarak gerçekleştirip bitirmek ve idare tarafından o işin kısmî kabulü veya esas sözleşmeye konu işin kabulü yapılmak şartıyla, yaptıkları işin esas sözleşme fiyatları ile hesaplanan tutarını geçmemek üzere, kendi sözleşmelerinde yazılı bedel esas alınır. Yüklenici ile alt yüklenici arasında yapılan sözleşmelerde, nevi itibariyle bir işin baştan sona yapılmasının öngörülmesi zorunludur. Birden fazla alt yüklenici olması durumunda, alt yüklenicilere verilecek iş deneyim belgelerinin tutarlarının toplamı asıl işin toplam sözleşme bedelini aşamaz.

…

(10) Belge düzenlemeye yetkili kurum ve kuruluşlar tarafından, işin niteliğinden dolayı birim fiyat üzerinden bağıtlanan ve toplam sözleşme tutarı bulunmayan süresi belirli bir sözleşmeye dayalı olarak ve sözleşme süresi içinde gerçekleştirilen işin tutarı esas alınarak iş bitirme belgesi düzenlenir. …” hükmü,

“İş deneyim belgesi düzenlenemeyen hallerde iş deneyimini gösteren diğer belgeler ve bu belgelerde aranacak kriterler” başlıklı 47’nci maddesinde “(1) Gerçek kişilere veya iş deneyim belgesi düzenlemeye yetkili olmayan her türlü kurum ve kuruluşa bedel içeren tek bir sözleşmeye dayalı olarak gerçekleştirilen işlerde, iş deneyim belgesi düzenlenemez. Bu durumda, bitirilen işlere ilişkin iş deneyiminin belgelendirilmesinde aşağıdaki esaslar uygulanır:

(a) Yurtdışında gerçekleştirilen işler hariç bu madde kapsamında yer alan işlerde; sözleşme ve bu sözleşmenin uygulanmasına ilişkin olarak 213 sayılı Vergi Usul Kanununun ilgili hükümleri çerçevesinde düzenlenen; fatura örnekleri veya bu örneklerin noter, yeminli mali müşavir, serbest muhasebeci mali müşavir veya vergi dairesi onaylı suretleri veya serbest meslek makbuzu nüshaları ya da bu nüshaların noter, yeminli mali müşavir, serbest muhasebeci mali müşavir veya vergi dairesi onaylı suretleri ile sözleşmeye ait damga vergisinin ihale ilan tarihi itibarıyla ödendiğine ilişkin belgeler, personel çalıştırılan işlerde ise bu belgelere ek olarak o işe ait sözleşme kapsamında personel çalıştırıldığını gösteren Sosyal Güvenlik Kurumu internet sayfası üzerinden düzenlenmiş ve idarece teyidi yapılabilen belgeler, iş deneyimini gösteren belgelerdir. Aday veya istekli, iş deneyimini gösteren bu belgeleri başvuru veya teklifi kapsamında sunar. Bu maddede belirtilen işler için iş deneyim belgesi düzenlenmiş olsa bile, ihale komisyonunca dikkate alınamaz.

…

(c) Gerçek kişilere veya iş deneyim belgesi düzenlemeye yetkili olmayan kurum ve kuruluşlara gerçekleştirilen işlere ilişkin iş deneyim tutarının tespitinde, diğer belgelerin de bu tutarı doğrulaması şartıyla işin sözleşmesinde yazılı bedeli aşmamak üzere fiilen yapılan iş tutarı dikkate alınır. Sözleşmede iş artışına ilişkin hüküm bulunması durumunda, ayrıca sözleşme tutarının % 10’unu aşmamak üzere tamamlanan iş tutarı da dikkate alınır.

…

(d) İş deneyimini gösteren belgelerin değerlendirilmesinde ilk ilan veya davet tarihinden geriye doğru son beş yıl içinde kabulü gerçekleştirilen işlerde, iş deneyimini gösteren belge tutarı tam olarak dikkate alınır. Kabulü, ihale ve son başvuru tarihi ile ilk ilan veya davet tarihi arasında yapılmış olan işler de bu kapsamda değerlendirilir. Sözleşmede kabul tarihine ilişkin bir düzenleme bulunmuyor ise, iş deneyimini gösteren belgeler kapsamında sunulan faturalardan en son düzenlenen faturanın tarihi kabul tarihi olarak dikkate alınır.

(e) Birim fiyat üzerinden bağıtlanan ve toplam sözleşme tutarı bulunmayan süresi belirli bir sözleşmeye dayalı olarak ve sözleşme süresi içinde gerçekleştirilen işin tutarını gösteren faturalardaki tutarların toplamı, toplam sözleşme tutarı olarak kabul edilir.

(f) İş deneyimini gösteren belgelerin değerlendirilmesinde varsa fiyat farkları ile KDV hariç olarak belirlenen tutarlar dikkate alınır. …” hükmü,

“Değerlendirmeye ilişkin esaslar” başlıklı 48’inci maddesinde “(1) İhale konusu iş veya benzer işlerle ilgili tek sözleşmeye dayalı olarak iş deneyimini gösteren belgeler değerlendirmeye alınır. Birden çok iş deneyimini gösteren belge hiçbir şekilde toplanamaz.

(2) İş deneyimini gösteren belgelerde yer alan ancak, ihale konusu iş veya benzer iş kapsamında bulunmayan işlerin tutarları iş deneyiminde değerlendirmeye alınmaz…” hükmü,

“İş deneyim tutarının güncellenmesi” başlıklı 49’uncu maddesinde “(1) İş deneyimini gösteren belgelerde yazılı tutarlar aşağıdaki şekilde güncellenir:

a) 4734 sayılı Kanun kapsamında ihale edilmiş işlere ilişkin iş deneyimini gösteren belgeler, belgeye konu işin ihale tarihinin içinde bulunduğu aydan bir önceki aya ait endeksin, ilk ilan veya davet tarihinin içinde bulunduğu aydan bir önceki aya ait endekse oranlanması suretiyle bulunan katsayı üzerinden güncellenir.

b) (a) bendi dışında kalan işlere ilişkin iş deneyimini gösteren belgeler, belgeye konu işin sözleşmesinin yapıldığı aydan bir önceki aya ait endeksin, ilk ilan veya davet tarihinin içinde bulunduğu aydan bir önceki aya ait endekse oranlanması suretiyle bulunan katsayı üzerinden güncellenir.

c) Alt yüklenici iş bitirme belgeleri, yüklenici ile alt yüklenici arasında imzalanan sözleşmenin tarihi esas alınarak güncellenir. …” hükmü bulunmaktadır.

İdari Şartname’nin “İhale konusu işe/alıma ilişkin bilgiler” başlıklı 2’nci maddesinde “2.1. İhale konusu işin/alımın;

a) Adı: TEİAŞ Taşra Teşkilatı Belgelerinin Dijitalleştirilmesi ve E-Arşiv Yönetim Sistemine Entegrasyonu Hizmet Alımı

b) Türü: Hizmet alımı

c) İlgili Uygulama Yönetmeliği: Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği

ç) Yatırım proje no'su (yapım işlerinde): Bu madde boş bırakılmıştır.

d) Kodu: İÇTM-2024/30

e) Miktarı:

15 ay süreli 500 adet eski klasörün 28,5x32x7 cm ebadında yenisi ile değiştirilmesi, 28.829.400 sayfa dokümana yönelik klasörün tasnifi, taranması, OCR'lenmesi, indekslenmesi (belge bazlı), toplanması ve EAYS entegrasyonu, 2.400.000 sayfa ciltli ve spiralli belgenin, tasnifi, taranması, indekslenmesi (belge bazlı), niteleme, etiketleme, EAYS entegrasyonu, 70.840 metre A0 belgenin taranması, barkodlanması, indekslenmesi (belge bazlı), etiketleme, EAYS entegrasyonu hizmeti

Ayrıntılı bilgi idari şartnamenin ekinde yer almaktadır.

f) İşin yapılacağı/malın teslim edileceği yer: Teknik Şartnamenin "TEİAŞ Taşra Teşkilatı Açık Adres Listesi" başlıklı Ek-2'de belirtilen yerler.” düzenlemesi,

Anılan Şartname’nin “İhaleye katılabilmek için gereken belgeler ve yeterlik kriterleri” başlıklı 7’nci maddesinde “7.1. İsteklilerin ihaleye katılabilmeleri için aşağıda sayılan belgeler ve yeterlik kriterleri ile fiyat dışı unsurlara ilişkin bilgileri e-teklifleri kapsamında beyan etmeleri gerekmektedir.

…

7.5. Mesleki ve teknik yeterliğe ilişkin belgeler ve bu belgelerin taşıması gereken kriterler:

7.5.1. İsteklinin teknolojik ürün deneyim belgesi ya da yurt içinde veya yurt dışında kamu veya özel sektörde bedel içeren tek bir sözleşme kapsamında taahhüt edilen ihale konusu iş veya benzer işlere ilişkin olarak;

a) İlk ilan tarihinden geriye doğru son beş yıl içinde kabul işlemleri tamamlanan hizmet alımlarıyla ilgili iş deneyimini gösteren belgeleri veya

…

sunması zorunludur. İstekli tarafından teklif edilen bedelin % 30'den az olmamak üzere, ihale konusu iş veya benzer işlere ait tek sözleşmeye ilişkin iş deneyimini gösteren belgelerin veya teknolojik ürün deneyim belgesinin sunulması gerekir.

…

7.5.5 Bu Şartnamenin 7 nci maddesi dışında ihale dokümanında sayılan diğer belgeler ve/veya düzenlenen diğer yeterlik kriterleri tekliflerin değerlendirilmesinde dikkate alınmaz.

7.6. Benzer iş olarak kabul edilecek işler aşağıda belirtilmiştir:

Kamu veya özel sektörde arşiv dijitalleştirilmesi işi için tarama, indeksleme, veri eşleştirme ve OCR işlemi ve arşiv sistemlerine entegrasyon işlemlerini birlikte yapmış olmak veya belirli bir proje kapsamında veri toplama, işleme, kontrol ve entegrasyon işinin birlikte yapılmış olduğunu gösterir belge. …” düzenlemesi,

Teknik Şartname’nin “Konu” başlıklı 1’inci maddesinde “Bu teknik şartnamenin konusu, TEİAŞ Taşra Teşkilatı bünyesinde yer alan ve Ek-1’de listesi verilen Taşra Teşkilatına ait fiziki arşivde yaklaşık 96.000 (Doksanaltıbin) adet klasörün içerisinde yer alan yaklaşık 29.000.000 (Yirmidokuzmilyon) sayfada 35.450 (Otuzbeşbindörtyüzelli) adet pafta, 70.840 (Yetmişbinsekizyüzkırk) adet pafta metre, yaklaşık 190 (Yüzdoksan) adet pafta kapak, 20.500 (Yirmibinbeşyüz) adet spiral, 3.450 (Üçbindörtyüzelli) cilt adedi içeriğin dijitalleştirilmesi, (tarama, OCR’lama) sınıflanması (tasnifi), barkodlama, indeksleme, kalite kontrol, toplama, kutulara yerleştirme, eski yıpranmış klasörün yenilenmesi, elektronik ortamda yönetimi ve fiziki arşiv düzenlemesi ile birlikte kurulacak elektronik arşive aktarımı ile entegrasyon yapısının kurulması ve kullanıma açılması hizmetlerin teknik şartlarını belirlemektir.” düzenlemesi,

Anılan Şartname’nin “Kapsam” başlıklı 2’nci maddesinde “Bu teknik şartname, İdarenin Ek-1’de yer alan birimlerine ait fiziksel belgelerinin uygun ileri teknoloji tarayıcılar ve tarama yazılımları kullanılmak suretiyle dijital dönüşümlerinin sağlanarak İdarece kullanılması planlanan (ArşivNet) Dijital Arşiv Sistemine aktarılarak, kullanıcılarının hizmetine sunulması için gerekli hizmetin asgari koşullarını sağlar.” düzenlemesi,

Aynı Şartname’nin “Genel Şartlar” başlıklı 6’ncı maddesinde “…6.13 İş süresince kullanılacak sarf malzemeleri İdare tarafından karşılanacak olup diğer her türlü donanım ve yazılım yüklenici tarafından temin edilerek bakım, onarım ve teknik desteği sağlamakla yükümlüdür.” düzenlemesi,

Söz konusu Şartname’nin “Yüksek hacim dijitalleştirme yazılımı” başlıklı 12’nci maddesinde “12.1.1 Yüklenici, bu teknik şartnamenin “Tarama”, “Sayısal Uygunluk ve Kalite Kontrol”, “Üstveri Tanımlama ve İndeksleme”, “Denetim ve Kontrol” maddelerinde tanımlı dijitalleştirme iş ve işlemlerini gerçekleştirmek üzere gerekli yazılım ya da yazılımları temin edecektir.

12.1.2 Yüklenici, bu kapsamda teklif edeceği tarayıcılara özel geliştirilmiş yazılımları kullanabileceği gibi bu kapsamda geliştirilmiş farklı yazılımları da kullanabilecektir.

12.1.3 Söz konusu tüm bu yazılım ya da yazılımlar bu bölümde tek başlık altında “Yüksek Hacim Dijitalleştirme Yazılımı” olarak anılacak olup, asgari aşağıdaki işlevselliklere sahip olacaktır.

12.1.4 Yüklenici, tüm üstveri, indeks verileri ve sayısal kopyaları kendisinin temin edeceği ve Teşekkülümüzün belirleyeceği bir yerde konumlanacağı bir sunucu bilgisayarına, veri toplama ünitesine Yüksek Hacim Dijitalleştirme Yazılımının ara yüzlerini kullanarak kaydedecek, kayıtları kabul işlemleri tamamlanana kadar saklayacak, sunucu/veri tabanı dışında hiçbir yerde Teşekkülümüze ait veri depolanamayacaktır.

12.1.5 Yüklenicinin bu kapsamda kullanacağı Yüksek Hacim Dijitalleştirme Yazılımı dağıtık yapıda dijitalleştirme adımlarını sorunsuz gerçekleştirmeli, merkezi yönetim ekranından durum bilgisi alabilmeli ve müdahale edebilmelidir.” düzenlemesi,

 “Dijital arşiv sistemi entegrasyonu” başlıklı 13’üncü maddesinde “13.1 Yüklenici, iş süresince kurmuş olduğu geçici sunucu/arşiv sistemi ile dijital arşiv sistemi (ARŞİVNET)’e dijitalleştirilmiş belgelerin aktarımı ve entegrasyon işini gerçekleştirecektir.

13.2 Yüklenici dijital arşiv entegrasyonu için gerekli olacak çalışmayı İdarenin konu ile ilgili çalışanları ile birlikte yapacaktır.

13.3 Yüklenici dijital arşiv entegrasyon işleminin tamamlanması sonrasında İdarenin sağlayacağı test ortamında test işlemlerini gerçekleştirecek, entegrasyon işleminin sağlıklı çalıştığı İdare tarafından onaylanacak, test ortamından gerçek çalışma ortamına aktarım ve kontrol işi İdarenin belirleyeceği günlerde Yüklenici tarafından yapılacaktır. Aktarım işinde ve sonrasında yaşanabilecek entegrasyona bağlı sıkıntılardan Yüklenici sorumlu olacaktır. Sorun yaşanması durumunda, Yüklenici sıkıntıları en fazla 24 (Yirmidört) saat içerisinde giderecektir.

13.4 Yüklenici, Dijital Arşiv Sistemi entegrasyona ilişkin üretmiş olduğu açık ve derlenmemiş açık kaynak kodlarını İdareye teslim edecektir.

13.5 Kullanılacak olan web servis, arayüz, vb. gibi yazılım geliştirme aracı üzerinden Dijital arşiv sisteminin mevcut işleyişini, performansını, verilerini ve sistem yapısını bozmayacak şekilde entegrasyon sağlanacaktır.

13.6 Tarama işlemleri biten tüm belgeler Yüklenicinin kuracağı geçici arşiv sisteminden kurumda mevcut Dijital Arşiv Sistemine Yüklenici tarafından aktarılacaktır.” düzenlemesi yer almaktadır.

İhale dokümanında yer alan düzenlemelerden şikâyete konu ihalenin Türkiye Elektrik İletim A.Ş. Genel Müdürlüğü (TEİAŞ) tarafından gerçekleştirilen “Teiaş Taşra Teşkilatı Belgelerinin Dijitalleştirilmesi ve E-Arşiv Yönetim Sistemine Entegrasyonu” ihalesi olduğu, anılan ihalenin birim fiyat teklif alınmak suretiyle elektronik ortamda ve açık ihale usulü ile 14.11.2024 tarihinde gerçekleştirildiği, 26.11.2024 tarihli ihale komisyon kararında şikâyete konu olan ihaleye 5 isteklinin katıldığı, söz konusu ihalenin Arşivist Dizayn Bilişim Sistemleri A.Ş. üzerinde bırakıldığı ve başvuru sahibi Koda Bilişim San. ve Tic. A.Ş.nin ise ekonomik açıdan en avantajlı ikinci teklif sahibi olarak belirlendiği görülmüştür.

Yukarıda aktarılan mevzuat hükümleri ve doküman düzenlemelerinden, istekliler tarafından teklif edilen bedelin %30’undan az olmamak üzere, ihale konusu iş veya benzer işlere ait tek sözleşmeye ilişkin ilk ilan tarihinden geriye doğru son beş yıl içinde kabul işlemleri tamamlanan hizmet alımlarıyla ilgili iş deneyimini gösteren belgelerin veya teknolojik ürün deneyim belgesinin sunulması gerektiği, kamu veya özel sektörde arşiv dijitalleştirilmesi işi için tarama, indeksleme, veri eşleştirme ve OCR işlemi ve arşiv sistemlerine entegrasyon işlemlerini birlikte yapmış olmak veya belirli bir proje kapsamında veri toplama, işleme, kontrol ve entegrasyon işinin birlikte yapılmış olduğunu gösterir belgenin benzer iş olarak kabul edileceği anlaşılmıştır.

Ayrıca şikayete konu edilen ihaleye ait Teknik Şartname’nin “Kapsam” başlıklı 2’nci maddesine göre işin kapsamının TEİAŞ’ın taşra teşkilatı listesinde yer alan birimlerine ait fiziksel belgelerin uygun ileri teknoloji tarayıcılar ve tarama yazılımları kullanılmak suretiyle dijital dönüşümlerinin sağlanarak idarece kullanılması planlanan (ArşivNet) Dijital Arşiv Sistemine aktarılarak, kullanıcılarının hizmetine sunulması için gerekli hizmetin asgari koşullarını sağlaması olduğu, anılan Şartname’nin “Genel Şartlar” başlıklı 6’ncı maddesinde iş süresince kullanılacak sarf malzemelerinin idarece karşılanacağı, diğer her türlü donanım ve yazılımın ise yüklenici tarafından temin edilerek bakım, onarım ve teknik desteği sağlamakla yükümlü olduğunun ifade edildiği, söz konusu Şartname’nin “Yüksek hacim dijitalleştirme yazılımı” başlıklı 12’nci maddesinde ise yüklenicinin, bu teknik şartnamenin “Tarama”, “Sayısal Uygunluk ve Kalite Kontrol”, “Üstveri Tanımlama ve İndeksleme”, “Denetim ve Kontrol” maddelerinde tanımlı dijitalleştirme iş ve işlemlerini gerçekleştirmek üzere gerekli yazılım ya da yazılımları temin edeceği, bu kapsamda teklif edeceği tarayıcılara özel geliştirilmiş yazılımları kullanabileceği gibi bu kapsamda geliştirilmiş farklı yazılımları da kullanabileceği düzenlenmiştir.

Yukarıda yer verilen düzenlemeler bir bütün olarak değerlendirildiğinde; dosya ve klasörlerin sarf malzeme mahiyetinde olduğu, Teknik Şartname’de yer alan düzenlemelerden bu sarf malzemelerin idarece karşılanacağı, İdari Şartname’nin benzer iş tanımında ilgili sarf malzemelerinin temin edilmesi ile ilgili herhangi bir tanıma yer verilmediği, öte yandan Teknik Şartname’de dijitalleştirme iş ve işlemlerini gerçekleştirmek üzere gerekli yazılımın yüklenici tarafından temin edilmesi gerektiği, bu kapsamda teklif edeceği tarayıcılara özel geliştirilmiş yazılımları kullanabileceği gibi bu kapsamda geliştirilmiş farklı yazılımları da kullanabileceği, işin kapsamının; fiziksel belgelerin uygun ileri teknoloji tarayıcılar ve tarama yazılımları kullanılmak suretiyle dijital dönüşümlerinin sağlanarak idarece kullanılması planlanan (ArşivNet) Dijital Arşiv Sistemine aktarılması olduğu ve yüklenicinin, iş süresince kurmuş olduğu geçici sunucu/arşiv sistemi ile dijital arşiv sistemi (ARŞİVNET)’e dijitalleştirilmiş belgelerin aktarımı ve entegrasyon işini gerçekleştireceği, dolayısıyla bu entegrasyon için bir yazılımın da olması gerektiği, idarenin şikayete cevabi yazısında belirttiği üzere yazılım ve yazılım entegrasyonu işleminin tek bir kalem halinde verilmiş olup iki giderin birbirinden ayrıştırılmasının mümkün olmadığı, dolayısıyla bu hususun benzer iş kapsamında değerlendirilebileceği anlaşılmıştır.  

Yapılan incelemede; Arşivist Dizayn Bilişim Sistemleri A.Ş.ye ait yeterlik bilgileri tablosunda iş deneyimini tevsik etmek üzere “ 2021/770012-5492445-1-1_EKAP'ta Kayıtlı Olan İş Deneyim Belgesi.doc” beyanının yer aldığı, söz konusu belgenin yüklenici iş bitirme belgesi olduğu, “Isparta Belediyesi İmar ve Şehircilik Müdürlüğü” tarafından düzenlendiği, işin tanımının “5.000.000 ad. tarama -tasnif, 450.000 mt tarama-tasnif, 7.000.000 ad indeksleme, 55.000 ad etiketleme, 20.000 ad arşiv proje kutusu, 30.000 ad dosya ve Arşiv otomasyon yazılım hizmeti alımı” olduğu anılan belgede kabul tarihinin 03.01.2023 olduğu ve şikayete konu olan ihalenin ilan tarihinden (17.10.2024) geriye doğru son 5 yıl içinde kabul işlemlerinin tamamlandığının görüldüğü, ilgili iş bitirme belgesinde belge tutarının ise 3.712.600,00 TL, güncellenmiş tutarının ise 15.828.340,09 TL olduğu görülmüştür.

Anılan isteklinin teklif bedelinin 46.551.394,00 TL olduğu dikkate alındığında, şikayete konu olan ihalede sağlaması gereken asgari iş deneyim tutarının 13.965.418,20 TL (46.551.394,00 TLx%30) olması gerektiği tespit edilmiştir.

Öte yandan ihale üzerinde bırakılan istekliye ait iş deneyim belgesine konu ihaleye ilişkin birim fiyat teklif cetvelinin aşağıdaki şekilde olduğu görülmüştür.

İhale kayıt  numarası: 2021/770012

Aktarılan birim fiyat teklif cetveli incelendiğinde 5 ve 6’ncı iş kalemlerinin arşiv proje kutusu ve 24x32 cm ebadında dosya teminine yönelik olduğu, şikâyete konu edilen ihalenin benzer iş tanımına uygun olmadığı, dolayısıyla ihale üzerinde bırakılan istekli tarafından sunulan iş deneyim belgesinde söz konusu iki kaleme ilişkin ayrıştırılma yapılması gerektiği anlaşılmıştır.

Aynı ihaleye ait Teknik Şartname’nin “İşin konusu” başlıklı 2’nci maddesinde “Bu Teknik Şartnamenin konusu, Isparta Belediyesi İmar ve Şehircilik Müdürlüğü ve çeşitli birimlerimizde ait arşivde yer alan evrak ve dosyaların; yasal idari düzenlemeler ve arşivcilik standartlarına uygun olarak arşiv dosyalarındaki dokümanların A3 ve daha küçük boyutlu belgelerin ve A0 Projelerin sayısallaştırılması, indekslenmesi, sayısal ortama depolanması, dosya tasnif sistemi oluşturulması, fiziksel olarak adreslemesinin yapılarak arşive taşınması, arşiv tarama ve indekslemelerin yapıldığı ve temin edilecek Dijital Arşiv Yazılımı ile idaredeki GIS yazılımı ve MIS otomasyon yazılımına entegrasyonun sağlanması sunucu yazılımı ve ekipmanları kurulumunun yapılması ve yapılandırılması hizmetlerinin sağlanmasıdır.” düzenlemesi,

“İşin kapsamı” başlıklı 3’üncü maddesinde “3.8.Kullanılacak Yazılım: YÜKLENİCİ, işbu şartnamede belirtilen dijitalleştirme çalışmasında, bir arşiv dijitalleştirme yazılımı kullanacaktır. YÜKLENİCİ’nin kullanacağı arşiv dijitalleştirme (DAYS) yazılımı ve tüm bileşenleri alınacaktır. …3.11.Dijital Arşiv Yazılımının kurulumu, mevcut (MIS) belediye otomasyon yazılımına ve mevcut (GIS) yazılımına entegrasyonun sağlanması.” düzenlemesi,

 “Genel şartlar” başlıklı 5’inci bölümünün “Genel hükümler” alt başlıklı 5.1’inci maddesinde “…5.1.4.İstekli, teklif edeceği ve işin süresi boyunca yürüteceği faaliyetlerde kullanacağı dijital arşivleme yazılımı ve altyapısının İdarede kullanılan Belediye Otomasyon (MIS) ve GIS yazılımları altyapısı ve veri tabanı ile uyumlu olacağını beyan ve taahhüt etmiş sayılır.

5.1.5. Yüklenici, Belediye otomasyon (MIS) ve GIS yazılım entegrasyonları için yapılacak yazılım ve servisler için ilgili üretici firmalara ödenecek ürün lisans ve yazılım hizmet bedellerini hiçbir suretle idareye yansıtmayacaktır. …” düzenlemesinin yer aldığı görülmüştür.

Aktarılan düzenlemelerden; yüklenicinin şartnamede belirtilen dijitalleştirme çalışmasında, bir arşiv dijitalleştirme yazılımı kullanması gerektiği, teklif edeceği ve iş süresi boyunca yürüteceği faaliyetlerde kullanacağı dijital arşivleme yazılımı ve altyapısının idarede kullanılan Belediye Otomasyon (MIS) ve GIS yazılımları altyapısı ve veri tabanı ile uyumlu olması gerektiği, başvuru sahibinin iddiasında belirtmiş olduğu “İhale üzerinde bırakılan isteklinin sunmuş olduğu iş deneyim belgesine ait ihaleye ait birim fiyat teklif cetvelinde arşiv sistemlerine entegrasyon değil belediye otomasyon (MIS) ve GIS yazılım entegrasyonlarının yer aldığı” iddiasının bu yönüyle yerinde olmadığı, zira Şartname’de yer alan düzenlemelerden MIS ve GIS yazılımının değil, MIS ve GIS yazılımlarına uyumlu olan bir dijital arşivleme yazılımının kullanılacağı, öte yandan şikayete konu edilen idari şartname’de benzer iş tanımının “arşiv sistemlerine entegrasyon işlemlerini birlikte yapmış olmak veya belirli bir proje kapsamında veri toplama, işleme, kontrol ve entegrasyon işinin birlikte yapılmış olduğunu gösterir belge” şeklinde olduğu, bu kapsamda birim fiyat teklif cetvelinde yer alan “Arşiv Otomasyon Yazılımı Sınırsız Birim ve Sınırsız Kullanıcı) - Belediye otomasyon (MIS) ve GIS yazılım entegrasyonları (Tekn. Şartname 5.1.5)” kaleminin, istekli tarafından sunulan iş deneyim belgesinden ayrıştırılmaması gerektiği, şikayete konu edilen ihalenin benzer iş tanımı kapsamında kabul edilmesi gerektiği anlaşılmıştır.

Yapılan inceleme kapsamda; anılan istekli tarafından beyan edilen iş deneyim belgesinde işin tanımının ihale konusu işte benzer iş olarak kabul edilecek işler yönünden ayrıştırılması amacıyla anılan belgeyi düzenleyen Isparta Belediyesi İmar ve Şehircilik Müdürlüğüne gönderilen 24.12.2024 tarihli ve E-84252536-101.01.02-63714 sayılı Kurum yazısı ile “Başvuru konusu ihalenin İdari Şartnamesi'nin 7.6'ncı maddesinde “Benzer iş olarak kabul edilecek işler aşağıda belirtilmiştir: Kamu veya özel sektörde arşiv dijitalleştirilmesi işi için tarama, indeksleme, veri eşleştirme ve OCR işlemi ve arşiv sistemlerine entegrasyon işlemlerini birlikte yapmış olmak veya belirli bir proje kapsamında veri toplama, işleme, kontrol ve entegrasyon işinin birlikte yapılmış olduğunu gösterir belge.” düzenlemesi yer almaktadır.

Bu kapsamda, başvuru konusu ihalede benzer iş olarak kabul edilecek işlerin kamu veya özel sektörde arşiv dijitalleştirilmesi işi için tarama, indeksleme, veri eşleştirme ve OCR işlemi ve arşiv sistemlerine entegrasyon işlemlerini birlikte yapmış olmak veya belirli bir proje kapsamında veri toplama, işleme, kontrol ve entegrasyon işinin birlikte yapılmış olduğunu gösterir belgeler şeklinde düzenlendiği anlaşılmaktadır.

Bu noktada, söz konusu iş bitirme belgesine yönelik uyuşmazlığın çözümüne esas olmak üzere; tarafınızca anılan iş bitirme belgesine konu iş kapsamında gerçekleştirilen işlerin başvuru konusu ihalede benzer iş olarak kabul edilecek işler ve tutar yönünden ayrıştırılması, iş kapsamında dosya, klasör, kutu temini gibi mal tedarikine konu kalemlerin bulunup bulunmadığı, ayrıca iş kapsamında yazılım temininin olup olmadığı, söz konusu ayrıştırmaya ve adı geçen iş bitirme belgesinin düzenlenmesine dayanak teşkil eden tüm bilgi ve belgelerin gönderilmesi, şayet benzer iş olarak kabul edilecek işler açısından ayrıştırma yapmanın mümkün olmaması halinde bu hususa yönelik bilgi verilmesine ihtiyaç duyulmaktadır.” bilgi ve belge talebinde bulunulmuştur.

Anılan yazıya istinaden Isparta Belediye Başkanlığı İmar ve Şehircilik Müdürlüğü tarafından gönderilen 27.12.2024 tarihli ve E-39026889-115.99-132510 sayılı yazıda “…Belediyemiz tarafından 2021/770012 ihale kayıt numaralı “Arşiv Dosyalarının Sayısallaştırması ve Arşiv Yazılımı”, “5.000.000 ad. tarama -tasnif, 450.000 mt tarama-tasnif, 7.000.000 ad indeksleme, 55.000 ad etiketleme, 20.000 ad arşiv proje kutusu, 30.000 ad dosya ve Arşiv otomasyon yazılımı” işi tamamıyla aynı arşiv iş ve iş kalemlerinden oluşmuştur. İşin miktarı ve tanımında geçen kalemlerin tamamı Arşiv hizmetini yerine getirebilmek için proje esnasında kullanılmış malzemeleri kapsamak ile birlikte bir bütündür ve mal alımı olarak değerlendirilmesi mümkün değildir.

İşin kapsamında Arşiv Otomasyon Yazılımı özellikleri, Belediye otomasyon (MIS) ve Netcad (GIS) yazılım entegrasyonları teknik şartnamemiz madde 5.1.5 teknik detayları belirtilmiş entegrasyon işi birlikte bir bütün olarak tanımlanmıştır. Benzer iş olarak sunmuş olduğunuz entegrasyon işi ile uyumludur.

Eski kutularından çıkarılan belgeler dijital ortama aktarılmış 20.000 adet Arşiv proje kutusu işin kapsamında değiştirilmiş eskimiş olan dosyaların yerine yeni dosyalarına aktarılmış, etiketlenmiş ve arşivlenmiştir.

Hizmet Alım İhaleleri Uygulama Yönetmeliği, Değerlendirmeye ilişkin esaslar MADDE 48, 2.bendinde bulunan “İş deneyimini gösteren belgelerde yer alan ancak, ihale konusu iş veya benzer iş kapsamında bulunmayan işlerin tutarları iş deneyiminde değerlendirmeye alınmaz.” Maddesine göre ayrıştırma yapılabilmesi için ihale konusu iş veya benzer iş kapsamında bulunmayan işlerin olması gerekmektedir. İhalemizde birim fiyatları belirtilmiş olan tüm kalemler Arşiv hizmetini yerine getirebilmek için gerekli olan arşiv yazılımı hizmeti ve hizmete ait kullanılan birbirini tamamlayan unsurları kapsamakta olup ayrıca arşivleme hizmetinin ana unsurlarıdır. Birbirini tamamlayan bu hizmetin ayrıştırılması mümkün olmayıp, bir bütün olarak değerlendirilmesi zaruridir.

Açıklanan sebeplerle Kurumumuz tarafımızdan düzenlenmiş olan İş bitirme belgesinde ayrıştırma yapılması mümkün değildir.” ifadelerinin yer aldığı, yazı ekinde iş bitirme belgesine dayanak teşkil eden imalat tutarını gösteren “8 no’lu kesin hakediş”in yer aldığı görülmüştür.

Anılan imalat tutarını gösteren “8 no’lu kesin hakediş” tablosunda;

- “A3, A4 ve tüm ebat dokümanların içerik kontrolü yapılması, envanter çalışmasının, tasnif işlemlerinin yapılması ve minimum 300 DPİ çözünürlükte taranması” kalemine ilişkin toplam hakediş tutarının 988.900,00 TL, güncellenmiş tutarının ise 4.216.087,25 TL olduğu,

- “A0 ve daha büyük belge boyutlu belgelerin 300 DPI çözünürlükte tarama ve tasnif işlemlerinin yapılması” kalemine ilişkin toplam hakediş tutarının 310.650,00 TL, güncellenmiş tutarının 1.324.428,66 TL olduğu,

- “Dosya ve Belgelerin İndekslenmesi” kalemine ilişkin toplam hakediş tutarının 1.694.000,00 TL, güncellenmiş tutarının 7.222.218,42 TL olduğu,

- “Raf/Kutu/Dosya/Klasör Etiketleme (Tekn. Şartname 15. Maddenin tamamı)” kalemine ilişkin toplam hakediş tutarının 29.050,00 TL, güncellenmiş tutarının 123.852,09 TL olduğu,

- “Arşiv proje kutusu. (Tekn. Şartname 13. Maddenin tamamı)” kalemine ilişkin toplam hakediş tutarının 280.000,00 TL, güncellenmiş tutarının 1.193.755,11 TL olduğu,

- “24x32 cm. ebadında Dosya (Tekn. Şartname 13. Maddenin tamamı)” kalemine ilişkin toplam hakediş tutarının 210.000,00 TL, güncellenmiş tutarının 895.316,33 TL olduğu,

- “Arşiv Otomasyon Yazılımı Sınırsız Birim ve Sınırsız Kullanıcı) - Belediye otomasyon (MIS) ve GIS yazılım entegrasyonları (Tekn. Şartname 5.1.5)” kalemine ilişkin toplam hakediş tutarının 200.000,00 TL, güncellenmiş tutarının 852.682,22 TL olduğu görülmüştür.

Bu kapsamda benzer iş kapsamında olmadığı tespit edilen “Arşiv proje kutusu. (Tekn. Şartname 13. Maddenin tamamı)” ve “24x32 cm. ebadında Dosya (Tekn. Şartname 13. Maddenin tamamı)” kalemlerinin güncellenmiş toplam hakediş tutarının (1.193.755,11 TL + 895.316,33 TL= 2.089.071,44 TL), istekli tarafından sunulan iş deneyim belgesinin güncellenmiş tutarından ayrıştırılması neticesinde (15.828.340,09 TL - 2.089.071,44 TL = 13.739.268,65 TL) istekli tarafından ihalede sağlaması gereken asgari iş deneyim tutarının (13.965.418,20 TL) (46.551.394,00 TLx%30) altında kaldığı tespit edilmiş olup, sunulan iş deneyim belgesinin tutarının yetersiz olduğu anlaşılmıştır.

Yukarıda aktarılan doküman düzenlemelerinden şikayete konu edilen İdari Şartname’de benzer iş tanımının “arşiv sistemlerine entegrasyon işlemlerini birlikte yapmış olmak veya belirli bir proje kapsamında veri toplama, işleme, kontrol ve entegrasyon işinin birlikte yapılmış olduğunu gösterir belge” şeklinde düzenlendiği, başvuru sahibinin “şikayete konu edilen ihale konusu iş kapsamında yükleniciden herhangi bir kutu, dosya veya klasör alımının olmadığı, benzer iş tanımında da kutu, dosya ve klasör temininin kapsam dışı tutulduğu, bu kapsamda söz konusu istekli tarafından sunulan iş deneyim belgesinin içeriğinin benzer işe uygun olmadığı, ayrıca anılan istekli tarafından sunulan iş deneyim belgesinde yer alan tutarın, ihale konusu iş veya benzer iş kapsamında bulunmayan kutu ve dosya temini iş kalemlerinin düşürülmesi sonucunda iş deneyim belgesi tutarının yetersiz olduğu” iddiası yönünde haklı olduğu, zira yukarıda aktarılan ihale dokümanı düzenlemeleri ile inceleme ve tespitler birlikte değerlendirildiğinde, ihale üzerinde bırakılan istekli tarafından beyan edilen iş deneyim belgesinden, anılan iş kalemlerinin ayrıştırılması neticesinde iş deneyim belgesinde yer verilen tutarın yetersiz olduğu,

“İhale üzerinde bırakılan isteklinin sunmuş olduğu iş deneyim belgesine ait ihaleye ait birim fiyat teklif cetvelinde arşiv sistemlerine entegrasyon değil belediye otomasyon (MIS) ve GIS yazılım entegrasyonlarının yer aldığı, şikayete konu olan ihalenin İdari Şartnamesinde benzer iş tanımında idarenin herhangi bir yazılım entegrasyonunu değil arşiv sistemlerine entegrasyonunu kabul ettiği” iddiası yönünden ise, istekli tarafından sunulan iş deneyim belgesine konu ihalenin Teknik Şartname’sinde yer alan düzenlemelerinden MIS ve GIS yazılımının değil, MIS ve GIS yazılımlarına uyumlu olan bir dijital arşivleme yazılımının kullanılacağı, bu kapsamda ihale üzerinde bırakılan istekli tarafından sunulan iş deneyim belgesine konu olan ihalenin birim fiyat teklif cetvelinde yer alan “Arşiv Otomasyon Yazılımı Sınırsız Birim ve Sınırsız Kullanıcı) - Belediye otomasyon (MIS) ve GIS yazılım entegrasyonları (Tekn. Şartname 5.1.5)” kaleminin, istekli tarafından sunulan iş deneyim belgesinden benzer iş kapsamında olduğu anlaşıldığından bu iddiasının yerinde olmadığı sonucuna ulaşılmıştır.

Öte yandan, 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun 53’üncü maddesinin (j) fıkrasının 9’uncu alt bendinde “Başvuru sahibinin iddialarının tamamında haklı bulunması halinde, Kurul kararı ile itirazen şikâyet başvuru bedelinin başvuru sahibine iadesine karar verilir. Kurul kararının başvuru sahibine bildirimini izleyen otuz gün içinde başvuru sahibinin Kuruma yazılı talebi üzerine, bu talep tarihini izleyen otuz gün içinde Kurum tarafından itirazen şikâyet başvuru bedelinin iadesi yapılır ve son ödeme tarihine kadar geçen süre için faiz işlemez. Diğer hallerde başvuru bedeli iade edilmez.

Bu fıkranın (1) numaralı bendi uyarınca tahsil edilen bedel hiçbir durumda iade edilmez.” hükmü yer almaktadır.

Aktarılan Kanun hükmüne göre, başvuru sahibinin itirazen şikâyete konu iddialarının tamamında haklı bulunması halinde başvuru bedeli iadesinin söz konusu olabileceği dikkate alındığında, yukarıda yer verilen tespit ve değerlendirmeler neticesinde, başvuru sahibinin, iddialarında haklı bulunmadığı anlaşıldığından başvuru bedelinin başvuru sahibine iadesi için Kanun’un öngördüğü şekilde “başvuru sahibinin iddialarının tamamında haklı bulunması” koşulunun gerçekleşmediği, dolayısıyla 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun 53’üncü maddesinin (j) fıkrasının 9’uncu alt bendi hükmü gereğince başvuru bedelinin iadesinin mümkün bulunmadığı anlaşılmıştır.

B) İhalelere Yönelik Başvurular Hakkında Yönetmelik’in 18’inci maddesinin ikinci fıkrası yönünden yapılan inceleme sonucunda tespit edilen aykırılıklar ve buna ilişkin inceleme ve hukuki değerlendirme aşağıda yapılmıştır.

İsteklilerden Yeşil Harita Müteahhitlik Mühendislik Müşavirlik İnş. ve Turizm Tic. A.Ş.nin yeterlik bilgileri tablosunda iş deneyimini tevsik etmek üzere “35045-H-İST-50-1_EKAP'ta Kayıtlı Olan İş Deneyim Belgesi.doc” beyanının yer aldığı, söz konusu belgenin alt yüklenici iş bitirme belgesi olduğu, “İstanbul Büyükşehir Belediyesi Kültür Varlıkları Projeler Müdürlüğü” tarafından düzenlendiği, işin tanımının “Kültür Varlıkları Projeler Müdürlüğü Bünyesinde Kayıtları Bulunan Taşınmazlara Ait Projelerin Değerlendirme, Raporlama ve Sayısallaştırılması” olduğu, anılan belge tutarının 3.050.122,50 TL, güncellenmiş tutarının ise 30.533.261,30 TL olduğu görülmüştür.

Tümaş Türk Mühendislik Müşavirlik ve Müteahhitlik A.Ş.nin yeterlik bilgileri tablosunda iş deneyimini tevsik etmek üzere “35045-H-İST-48-1_EKAP'ta Kayıtlı Olan İş Deneyim Belgesi.doc” beyanının yer aldığı, söz konusu belgenin yüklenici iş bitirme belgesi olduğu, “İstanbul Büyükşehir Belediyesi Kültür Varlıkları Projeler Müdürlüğü” tarafından düzenlendiği, işin tanımının “Kültür Varlıkları Projeler Müdürlüğü Bünyesinde Kayıtları Bulunan Taşınmazlara Ait Projelerin Değerlendirme, Raporlama ve Sayısallaştırılması” olduğu, anılan belge tutarının 3.532.500,00 TL, güncellenmiş tutarının ise 35.362.102,84 TL olduğu görülmüştür.

Anılan istekliler tarafından sunulan iş deneyim belgelerinin aynı idare tarafından düzenlenmiş ve aynı işten elde edilmiş yüklenici iş bitirme ve alt yüklenici iş bitirme belgeleri olduğu, dolayısıyla eşit muamele açısından yapılan inceleme kapsamda; anılan istekliler tarafından beyan edilen iş deneyim belgelerinde yer alan iş tanımının ihale konusu işte benzer iş olarak kabul edilecek işler yönünden ayrıştırılması amacıyla anılan belgeyi düzenleyen İstanbul Büyükşehir Belediye Başkanlığı Kültür Varlıkları Projeler Müdürlüğüne gönderilen 24.12.2024 tarihli ve “E-84252536-101.01.02-63717” ile “E-84252536-101.01.02-63716” sayılı Kurum yazıları ile bilgi ve belge talebinde bulunulmuş olup anılan yazılara istinaden İstanbul Büyükşehir Belediye Başkanlığı Kültür Varlıkları Projeler Şube Müdürlüğü tarafından gönderilen ve 31.12.2024 tarihinde Kurum kayıtlarına alınan “E-18399439-804.99-2024.2440693” ve “E-18399439-804.99-2024.2440877” sayılı yazılarda “Müdürlüğümüzce yürütülmüş "Kültür Varlıkları Projeler Müdürlüğü Bünyesinde Kayıtları Bulunan Taşınmazlara Ait Projelerin Değerlendirme, Raporlama ve Sayısallaştırılması İşi" kapsamında yer alan arşivleme hizmetleri, Kültür Varlıkları Projeler Müdürlüğü bünyesinde kayıtları bulunan korunması gerekli kültür varlıkları ile koruma alanları, sit alanları veya yenileme alanlarında yer alan diğer taşınmazların, tarihi alanların, çevre düzenleme, kentsel tasarım, mimari ve mühendislik avan ve uygulama projeleri ve benzeri konulardaki mevcut arşiv projelerinin ve raporlarının ayrıştırılması, düzenlenmesi, taranması, sayısallaştırılması, indekslenmesi, akıllandırılması ve entegrasyonu hizmetleri bir bütün şeklinde yer almakta olup bu hususta talep edilen belgeler ekte tarafınıza sunulmuştur.” ifadelerinin yer aldığı, yazı ekinde iş deneyim belgelerine dayanak teşkil eden ihale dokümanı, anılan istekliler arasında imzalanan alt yüklenicilik sözleşmesi ve eklerinin yer aldığı görülmüştür.

Anılan yazı eklerinde ihale dokümanı kapsamında yer alan birim fiyat teklif cetvelinin tek kalemden oluştuğu, ilgili iş kaleminin adı ve kısa açıklamasının “Kültür Varlıkları Projeler Müdürlüğü Bünyesinde Kayıtları Bulunan Taşınmazlara Ait Projelerin Değerlendirme, Raporlama ve Sayısallaştırılması” şeklinde olduğu, dolayısıyla anılan istekliler tarafından sunulan iş deneyim belgelerinde yer alan konu işe yönelik başvuru konusu ihalede benzer iş olarak kabul edilecek işler açısından ayrıştırılmasına yönelik Kurum tarafından gönderilen yazıya istinaden belgeyi düzenleyen idareden gelen cevabi yazılarda; belgeye konu işin ayrışma yapılmadan bir bütün halinde yapıldığının belirtildiği, bu itibarla anılan istekliler tarafından sunulan söz konusu iş deneyim belgelerinin başvuru konusu ihalede belirlenen benzer işler kapsamında olmayan kısımlarının ayrıştırılması gerektiği ancak idarece gönderilen cevabi yazıdan ve eklerinin incelenmesinden belgelerin benzer işe uygun olan kısımları yönünden ayrıştırma yapma imkanının bulunmadığı anlaşılmış olup anılan istekliler tarafından sunulan iş deneyim belgelerinin kabul edilemeyeceği, tekliflerinin değerlendirme dışı bırakılması gerektiği anlaşılmıştır.

İhalede teklif veren bir diğer istekli Aselsannet Elektronik ve Haberleşme Sistemleri San. Tic. İnş. ve Taahhüt Ltd. Şti.nin yeterlik bilgileri tablosunda “İş Deneyim Belgesi Düzenlenemeyen Hallerde İş Deneyimini Gösteren Diğer Belgeler (Sözleşme, bu sözleşmeye ilişkin fatura, damga vergisi ve çalışan personele ilişkin SGK belgesi)” satırında “61890-607-00002_MAKS PROJESİ KAPSAMINDA 1. BÖLGE VERİ KONTROL, ENTEGRASYON VE YAYGINLAŞTIRMA SÖZLEŞMESİ.pdf”, “61890-607-00003_FATURA.pdf”, “61890-607-00007_DAMGA VERGİSİ ÖDEME DEKONTU.pdf” ve “61890-607-00004_ASELSANNET PERSONEL SGK TAHAKKUK VE ÖDEMELERİ.pdf” beyanlarının yer aldığı, beyan edilen ilgili belgelerde ise Aselsan Elektronik San. ve Tic. A.Ş. ile Aselsannet Elektronik ve Haberleşme Sistemleri San. Tic. İnş. ve Taahhüt Ltd. Şti. arasında imzalanan 13.11.2017 tarihli ve “Maks Projesi Kapsamında 1.Bölge (Batman, Bingöl, Diyarbakır, Malatya, Siirt, Şanlıurfa, Mardin, Şırnak ve Tunceli İllerine Ait) Veri Kontrol, Entegrasyon ve Yaygınlaştırma Sözleşmesi” başlıklı sözleşme, sözleşmeye ilişkin damga vergisinin ödendiğini gösterir belge, sözleşmeye ilişkin 17 adet e-fatura ve sözleşme kapsamında çalışanlara ilişkin SGK dökümlerinin sunulduğu görülmüştür.

Anılan Sözleşme’nin “Tanımlar ve Kısaltmalar” başlıklı 1’inci maddesinde “1.2 “Ana Sözleşme: ASELSAN ile İçişleri Bakanlığı Nüfus ve Vatandaşlık İşleri Genel Müdürlüğü arasında 31.12.2015 tarihinde imzalanan “Mekansal Adres Kayıt Sistemi Veri Üretimi ve Yaygınlaştırma Hizmet Alım Sözleşmesi” anlamına gelecektir.

…

1.4. “İşler” ve “İş”: ASELSAN’ın Ana Sözleşme altında İdare’ye karşı ifa etmekle yükümlü olduğu yükümlülükleri gerçekleştirebilmesi amacıyla; YÜKLENİCİ’nin, bu Sözleşme ve Eklerine uygun olarak ifa etmeyi kabul ve taahhüt ettiği çalışmaların EK-1 Teknik Şartname ve EK-3 Çalışma/Teslimat Planı’na uygun olarak gerçekleştirilmesi, Raporların ve EK-2 SVGL’de yer alan Dokümanların Sözleşme ve Eklerine uygun olarak hazırlanarak ASELSAN’a teslimi ve Sözleşme ve Ekleri kapsamındaki diğer taahhütleri anlamına gelecektir. “Dokümanlar” “İşler” ve “İş” kapsamındadır. “İşler” ve “İş” ifadesi yukarıdaki İşlerden herhangi biri anlamına gelecektir.

…

1.17.“İdare”: İçişleri Bakanlığı Nüfus ve Vatandaşlık İşleri Genel Müdürlüğü anlamına gelecektir.” düzenlemesi,

- “Sözleşmenin kapsamı” başlıklı 2’inci maddesinde “İşbu Sözleşme; İşlerin YÜKLENİCİ tarafından Sözleşme ve Eklerine uygun olarak ifasını ve YÜKLENİCİ tarafından Sözleşme’de belirtilen diğer taahhütlerin yerine getirilmesi işlerini kapsamaktadır. Ayrıca YÜKLENİCİ, Sözleşme’de açık bir şekilde hariç tutulmadığı takdirde, Sözleşme ve Eklerinde açık olarak belirtilmemiş olan, ancak İşlerin tamamlanması için gerekli olduğu Sözleşme’den makul bir şekilde çıkarılabilecek bütün işleri ve söz konusu ise kalem ve malzemeleri, bu işler, kalem ve malzemeler Sözleşme ’de açık bir şekilde belirtilmiş gibi ifa edecek ve/veya temin edecektir. …” düzenlemesi,

- “Gecikme cezası” başlıklı 10’uncu maddesinde “10.6. İdare tarafından ASELSAN’a YÜKLENİCİ’nin işbu Sözleşme kapsamındaki kusuru nedeniyle gecikme cezası uygulanması halinde; ASELSAN’ın Ana Sözleşme altında Ödemekle yükümlü olacağı gecikme cezaları, YÜKLENİCİ tarafından ASELSAN’a ödenecektir.” düzenlemesi,

- “İşlerin Muayene ve Kabulü” başlıklı 21’inci maddesinde “21.1.1. YÜKLENİCİ tarafından EK-1 Teknik Şartname’de belirtilen ilgili İşlerin EK-1 Teknik Şartname, EK-2 SVGL ve EK3 Çalışma/Teslimat Planı’na uygun olarak tamamlanması, EK-2 SVGL’de yer alan dokümanların EK-1 Teknik Şartname ve EK-3 Çalışma/Teslimat Planı’na ve/veya işin işleyişindeki teknik gerekliliklerine uygun olarak hazırlanıp ASELSAN’a teslimini müteakip, yapılan işler ASELSAN tarafından incelenecek ve EK- 1 Teknik Şartname’ye uygun bulunması durumunda, ASELSAN’ın İdare’den söz konusu İşlere ilişkin geçici kabul belgesini almasını müteakip EK-4 Ödeme Planında belirtilen kalemler bazında Geçici Kabul işlemleri tamamlanacak ve ASELSAN tarafından Geçici Kabul Belgesi imzalanacaktır.

…

21.1.3. Geçici Kabul işlemleri YÜKLENİCİ tarafından hazırlanan ve ASELSAN ve/veya İdare tarafından onaylanan kabul dokümanına göre yapılacaktır.

21.1.4. Kesin Kabul, Ana Sözleşme kapsamındaki tüm ürün ve hizmetlerin eksiksiz olarak tamamlanması, kabul dokümanına uygun olması ve sistemin bütün olarak çalışması ve 76 (yetmişaltı) ilde yaygınlaştırma işlerinin tamamlanarak Yetkili İdarelerin devreye alınmasının İdare tarafından tespitinden sonra, ASELSAN’ın İdare’den kesin kabul belgesini almasını müteakip ASELSAN tarafından Kesin Kabul Belgesi’nin imzalanmasıyla tamamlanmış olacaktır.” düzenlemeleri yer almaktadır.

Aktarılan sözleşme düzenlemelerinden; Aselsan Elektronik San. ve Tic. A.Ş. ile Aselsannet Elektronik ve Haberleşme Sistemleri San. Tic. İnş. ve Taahhüt Ltd. Şti. arasında imzalanan sözleşmede idare tanımının İçişleri Bakanlığı Nüfus ve Vatandaşlık İşleri Genel Müdürlüğü olarak düzenlendiği, ana sözleşme tanımının ise ASELSAN ile İçişleri Bakanlığı Nüfus ve Vatandaşlık İşleri Genel Müdürlüğü arasında 31.12.2015 tarihinde imzalanan “Mekansal Adres Kayıt Sistemi Veri Üretimi ve Yaygınlaştırma Hizmet Alım Sözleşmesi” anlamına geleceği, işin ya da işlerin ASELSAN’ın ana sözleşme altında idareye karşı ifa etmekle yükümlü olduğu yükümlülükleri gerçekleştirebilmesi amacıyla; yüklenicinin, bu sözleşme ve eklerine uygun olarak ifa etmeyi kabul ve taahhüt ettiği çalışmaların EK-1 Teknik Şartname ve EK-3 Çalışma/Teslimat Planı’na uygun olarak gerçekleştirilmesi, raporların ve EK-2 SVGL’de yer alan dokümanların sözleşme ve eklerine uygun olarak hazırlanarak ASELSAN’a teslimi ve sözleşme ve ekleri kapsamındaki diğer taahhütleri anlamına geleceğinin düzenlendiği, geçici kabul ve kesin kabul işlemlerinin idarece yapılacağı, tüm bu değerlendirmelerden sözleşme konusu işin kamuya gerçekleştirilen bir iş olduğunun anlaşıldığı,

Yukarıda aktarılan mevzuat hükümlerine bakıldığında; gerçek kişilere veya iş deneyim belgesi düzenlemeye yetkili olmayan her türlü kurum ve kuruluşa bedel içeren tek bir sözleşmeye dayalı olarak gerçekleştirilen işlerde, iş deneyim belgesi düzenlenemeyeceği, bu durumda, bitirilen işlere ilişkin iş deneyiminin belgelendirilmesinde sözleşme ve bu sözleşmenin uygulanmasına ilişkin olarak 213 sayılı Vergi Usul Kanunu’nun ilgili hükümleri çerçevesinde düzenlenen; fatura örnekleri veya bu örneklerin noter, yeminli mali müşavir, serbest muhasebeci mali müşavir veya vergi dairesi onaylı suretleri veya serbest meslek makbuzu nüshaları ya da bu nüshaların noter, yeminli mali müşavir, serbest muhasebeci mali müşavir veya vergi dairesi onaylı suretleri ile sözleşmeye ait damga vergisinin ihale ilan tarihi itibarıyla ödendiğine ilişkin belgeler, personel çalıştırılan işlerde ise bu belgelere ek olarak o işe ait sözleşme kapsamında personel çalıştırıldığını gösteren SGK internet sayfası üzerinden düzenlenmiş ve idarece teyidi yapılabilen belgelerin iş deneyimini gösteren belgeler kapsamında olduğu, fakat Aselsannet Elektronik ve Haberleşme Sistemleri San. Tic. İnş. ve Taahhüt Ltd. Şti.nin iş deneyimini tevsik etmek üzere sunmuş olduğu sözleşme ve eklerinin kabul edilemeyeceği, iş deneyim tevsikinin usulüne uygun olarak düzenlenmiş alt yüklenici iş bitirme belgesi ile yapılması gerektiği, dolayısıyla anılan isteklinin teklifinin değerlendirme dışı bırakılması gerektiği anlaşılmıştır