ihale de İş Ortaklığı’nın idarece açıklama istenilen maliyet bileşenlerinden şoför ve kiralama giderlerine yönelik açıklamalarının mevzuata uygun olmadığı

4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun “Aşırı düşük teklifler” başlıklı 38’inci maddesinde “İhale komisyonu verilen teklifleri değerlendirdikten sonra, diğer tekliflere veya idarenin tespit ettiği yaklaşık maliyete göre teklif fiyatı aşırı düşük olanları tespit eder. Bu teklifleri reddetmeden önce, belirlediği süre içinde teklif sahiplerinden teklifte önemli olduğunu tespit ettiği bileşenler ile ilgili ayrıntıları yazılı olarak ister.

İhale komisyonu;

a) İmalat sürecinin, verilen hizmetin ve yapım yönteminin ekonomik olması,

b) Seçilen teknik çözümler ve teklif sahibinin mal ve hizmetlerin temini veya yapım işinin yerine getirilmesinde kullanacağı avantajlı koşullar,

c) Teklif edilen mal, hizmet veya yapım işinin özgünlüğü,

 gibi hususlarda yapılan yazılı açıklamaları dikkate alarak, aşırı düşük teklifleri değerlendirir. Bu değerlendirme sonucunda, açıklamaları yeterli görülmeyen veya yazılı açıklamada bulunmayan isteklilerin teklifleri reddedilir.” hükmü,

Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin “Sınır değer ve aşırı düşük teklifler” başlıklı 59’uncu maddesinde “(1) İhale komisyonu verilen teklifleri değerlendirdikten sonra Kurum tarafından belirlenen yönteme göre sınır değeri hesaplar.

(2)Aşırı düşük teklif tespit ve değerlendirme işlemlerine ilişkin olarak, ihale ilanı ve dokümanında belirtilmek kaydıyla, üçüncü, dördüncü ve beşinci fıkralardaki koşullar çerçevesinde aşağıdaki seçeneklerden bir tanesi kullanılır.

a) Sınır değerin altında olan teklifler ihale komisyonunca aşırı düşük teklif olarak tespit edilir ve bu teklif sahiplerinden Kurum tarafından belirlenen kriterlere göre teklifte önemli olduğu tespit edilen bileşenler ile ilgili ayrıntılar yazılı olarak istenir. İhale komisyonu;

1) Verilen hizmetin ekonomik olması,

2) Seçilen teknik çözümler ve teklif sahibinin işin yerine getirilmesinde kullanacağı avantajlı koşullar,

3) Teklif edilen hizmetin özgünlüğü,

gibi hususlarda yapılan yazılı açıklamaları dikkate alarak aşırı düşük teklifleri değerlendirir. Bu değerlendirme sonucunda, açıklamaları yeterli görülmeyen veya yazılı açıklamada bulunmayan isteklilerin teklifleri reddedilir.” hükmü,

Kamu İhale Genel Tebliği’nin “Hizmet alımı ihalelerinde sınır değer tespiti ve aşırı düşük tekliflerin değerlendirilmesi” başlıklı 79’uncu maddesinde “79.1.Hizmet alımı ihalelerinde sınır değer aşağıdaki kurallara göre tespit edilir.

79.1.1. Personel çalıştırılmasına dayalı hizmet alımı ihalelerinde kar hariç yaklaşık maliyet tutarı sınır değer olarak kabul edilir.

79.1.2. Personel çalıştırılmasına dayalı olmayan hizmet alımı ihalelerinde sınır değer;

SD: Sınır değeri,

YM: Yaklaşık maliyeti,

n: İhalenin ilk oturumunda teklif mektubu ve geçici teminatı usulüne uygun olduğu anlaşılan ve teklif tutarı yaklaşık maliyetin yüzde 60’ından düşük ve yaklaşık maliyetten yüksek olanlar dışındaki isteklilerin teklif sayısını,

T1, T2, T3….Tn: İhalenin ilk oturumunda teklif mektubu ve geçici teminatı usulüne uygun olduğu anlaşılan ve teklif tutarı yaklaşık maliyetin yüzde 60’ından düşük ve yaklaşık maliyetten yüksek olanlar dışındaki isteklilerin teklif bedellerini,

R: Sınır Değer Tespit Katsayısını

…

79.2. İhale ilanında ve dokümanında teklifi sınır değerin altında kalan isteklilerden açıklama isteneceği belirtilen hizmet alımı ihalelerinde, aşırı düşük tekliflerin değerlendirilmesi aşamasında aşağıdaki düzenlemelere göre işlem tesis edilmesi gerekmektedir.  

79.2.1. Aşırı düşük tekliflere yönelik açıklama istenmesine ilişkin yazıda, isteklilerin yapacakları açıklamalara esas olacak önemli teklif bileşenlerinin, bütün istekliler için aynı unsurları içerecek şekilde belirtilmesi zorunludur. Aşırı düşük teklif açıklaması sunulması için isteklilere üç (3) iş gününden az olmamak üzere uygun bir süre verilir.

79.2.2. İstekliler aşırı düşük olarak tespit edilen tekliflerini aşağıdaki yöntemleri kullanarak açıklayabilirler.

79.2.2.1. Üçüncü Kişilerden Alınan Fiyat Teklifleri: Teklifi oluşturan maliyet bileşenlerine ilişkin üçüncü kişilerden fiyat teklifi alınması durumunda, öncelikli olarak fiyat teklifini veren kişiyle tam tasdik sözleşmesi yapan veya beyannamelerini imzalamaya yetkili olan meslek mensubu tarafından ilgisine göre teklife konu mal veya hizmet için maliyet tespit tutanağı veya satış tutarı tespit tutanağı düzenlenecektir. Tutanaklar fiyat teklifinin dayanağı olarak düzenlenecek olup, aşırı düşük teklif açıklaması kapsamında sunulacaktır.

Maliyet tespit tutanağı dayanak alınarak fiyat teklifi sunulabilmesi için, fiyat teklifinin mamul/mala ilişkin olması halinde mamul/malın birim fiyatının, tutanakta tespit edilen ağırlıklı ortalama birim maliyetin altında olmaması; fiyat teklifinin hizmete ilişkin olması halinde ise bu hizmetin birim fiyatının, tutanakta tespit edilen toplam birim maliyetin altında olmaması, fiyat teklifi üzerine meslek mensubu tarafından “Bu fiyat teklifindeki birim fiyatın, mükellefin yasal defter ve belgelerine göre tarafımca düzenlenerek onaylanan (.../.../...) tarih ve (…) sayılı maliyet tespit tutanağındaki ortalama/toplam birim maliyet tutarının altında olmadığını beyan ederim.” ibaresinin yazılarak imzalanması ve iletişim bilgileri de belirtilmek suretiyle kaşelenmesi/mühürlenmesi gerekmektedir.

Satış tutarı tespit tutanağı dayanak alınarak fiyat teklifi sunulabilmesi için teklif edilen birim fiyatın, ilgili tutanakta tespit edilen ağırlıklı ortalama birim satış tutarının % 80’inin altında olmaması, fiyat teklifi üzerine meslek mensubu tarafından “Bu fiyat teklifindeki birim fiyatın, mükellefin yasal defter ve belgelerine göre tarafımca düzenlenerek onaylanan (.../.../...) tarih ve (…) sayılı satış tutarı tespit tutanağındaki ağırlıklı ortalama birim satış tutarının % 80’inin altında olmadığını beyan ederim.” ibaresinin yazılarak imzalanması ve iletişim bilgileri de belirtilmek suretiyle kaşelenmesi/mühürlenmesi gerekmektedir.

Üçüncü kişilerden alınan fiyat tekliflerinin teklife konu alanda faaliyet gösterenlerden alınması gerekmekte olup, bu belgelerin ihale tarihinden önce düzenlenmiş olması zorunlu değildir.

Kaşeleme işlemi 8.4 üncü maddede belirtilen özel kaşe kullanılmak suretiyle yapılabileceği gibi, bu kaşe dışında meslek mensubuna ilişkin bilgileri içeren kaşe kullanılmak suretiyle de yapılabilir.

…

79.2.3. Meslek mensubu; üçüncü kişilerden alınan fiyat teklifi üzerindeki beyanın ve emsal bedel beyanı ile tutanaklardaki bilgilerin doğruluğundan sorumludur. Meslek mensubu ibaresinden Yeminli Mali Müşavirler veya Serbest Muhasebeci Mali Müşavirler anlaşılır”

79.2.4. Tutanakların ilan/davet tarihinin içinde bulunduğu aydan önceki üç ay veya bundan önceki üç ay içindeki bilgiler esas alınarak düzenlenmesi zorunludur.

Örneğin; ilan tarihi 10.03.2024 olan ve açık ihale usulü ile yapılan bir ihalede ilan tarihinin içinde bulunduğu aydan önceki üç ay olan “01.12.2023-29.02.2024” veya bundan önceki üç ay olan “01.09.2023-30.11.2023” aralığına ilişkin tutanaklar sunulur.

79.2.5. İşletme hesabına göre defter tutuluyor olması durumunda; yukarıda belirtilen tutanaklar, işletme hesabı defteri ve işletme hesap özeti kayıtlarına göre düzenlenir.

…

79.2.7. İstekliler tarafından akaryakıt girdisine ilişkin olarak, EPDK tarafından yayımlanan, İstanbul İli, Avrupa Yakasında bulunan bayiler adına beyan edilmiş fiyatların ortalamasını yansıtan En Yüksek İşlem Hacimli 8 Firmanın Akaryakıt Fiyatlarına İlişkin Raporda yer alan fiyatların % 90’ının altında sunulan açıklamalar geçerli kabul edilmez. Motorin veya benzine yönelik olarak öngörülen tutarın TL/lt cinsinden hesaplanmasında Enerji Piyasası Düzenleme Kurumunun ilgili düzenlemeleri dikkate alınacaktır.

79.3. İdarelerin aşırı düşük teklif tespit ve değerlendirilmesine ilişkin aşağıdaki düzenlemeleri de dikkate almaları gerekmektedir.

79.3.1. Teklifi aşırı düşük olarak tespit edildikten sonra yukarıdaki yöntemlere göre usulüne uygun açıklama yapan isteklilerin teklifleri geçerli kabul edilir. Hayatın olağan akışına veya ticari gereklere aykırılık gibi nedenlerle teklifler reddedilemez.

79.3.4. Hizmet alım ihalelerinde herhangi bir sigorta giderinin aşırı düşük teklif sorgulamasında önemli bir bileşen olarak kabul edilmesi durumunda, isteklilerce sigorta acentelerinden alınan poliçe, fiyat teklifi veya sözleşmelerin ekine ihale dokümanında yer alan teminat tutarları üzerinden teklif ettikleri sigorta prim tutarlarıyla sigorta hizmetini gerçekleştirebileceklerine ilişkin, ilgili sigorta şirketinin genel müdürlüğünden veya bölge müdürlüğünden alınan teyit yazısının eklenmesi ve bu yazının yetkili kişilerin imzasını taşıması gereklidir. Ancak sigorta şirketlerinin genel müdürlük veya bölge müdürlükleri tarafından imzalanmış poliçe veya fiyat teklifleri için teyit alınması zorunlu değildir. Sigorta giderinin tevsiki için sunulan belgenin işin süresinin tamamını kapsaması gerekmektedir. Ancak birden fazla yılı kapsayan ya da ihale tarihi ile işin başlangıç tarihinin farklı yıllara ait olduğu işlerde ilk yıl için alınan sigorta teklifinin ihale tarihi itibarıyla en son açıklanmış olan Yurtiçi Üretici Fiyatları Endeksi “On iki aylık ortalamalara göre değişim oranı (%)” tablosundaki oran esas alınmak suretiyle güncellenerek diğer yıllar için kullanılması mümkündür. Örneğin; sözleşme süresi 3 yıl, ihale tarihi 1/11/2019, işe başlama tarihi 1/1/2020 olan bir ihalede, ihale tarihi itibarıyla yıllık 100 TL olan sigorta prim tutarı maliyet kalemi, Yurtiçi Üretici Fiyatları Endeksi on iki aylık ortalamalara göre değişim oranı tablosunda en son açıklanmış olan 2019 yılı Eylül ayı değişim oranı (%26,44) üzerinden; 2020 yılı için (100 TL*1,2644) 126,44 TL; 2021 yılı için (126,44 TL*1,2644) 159,87 TL; 2022 yılı için (159,87 TL*1,2644) 202,14 TL olarak hesaplanacaktır.” açıklaması bulunmaktadır.

İdari Şartname’nin “Teklif fiyata dahil olan giderler” başlıklı 25’inci maddesinde “…

25.3.1.

İstekliler sözleşmenin uygulanması sırasında ilgili mevzuatı gereğince ödeyeceği her türlü vergi (KDV Hariç), resim, harç ve Kamu İhale Kurumu Payına ilişkin giderlerin tamamını teklif fiyata dahil ederek vereceklerdir.” düzenlemesine,

Anılan Şartname’nin ekinde;

“4. Kısım (İzmir İli Sınav Evrakı Taşıma)

şeklindeki tabloya,

Sözleşme Tasarısı’nın  “İşin süresi” başlıklı 9’uncu maddesinde “9.1. İşe başlama tarihi 15.11.2024; işi bitirme tarihi 30.06.2025

 9.2. Bu sözleşmenin uygulanmasında sürelerin hesabı takvim günü esasına göre yapılmıştır.” düzenlemesine,

Teknik Şartname’nin “Araçlar ve sayıları” başlıklı 3’üncü maddesinde “ …

Tablo- İzmir İli Araç Gereksinimleri

düzenlemesine yer verilmiştir.

İdarece ihalenin şikayete konu 4’üncü kısmında teklifi sınır değerin altında kalan tek geçerli teklif sahibi istekli Bager Grup Turizm Sanayi ve Ticaret Limited Şirketi - Akit Temizlik Gıda İnşaat Otomotiv Turizm Sanayi Ticaret Limited Şirketi İş Ortaklığı’na gönderilen “Aşırı Düşük Teklif Savunması” konulu yazıda “Anadolu Üniversitesi Açıköğretim Sistemi Sınavlarında Sınav Evrakının ve Görevlilerinin Taşınması İşine ait ihalede tekliflerin değerlendirmesi sürecine geçilmiş olup, beyan ettiğiniz bilgi ve belgeleri tevsik eden ve EKAP veya diğer kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarının internet sayfası üzerinden sorgulanamayan aşağıdaki belgeleri ekleri ile birlikte, İdari Şartnamenin 7.9. maddesine uygun olarak, 20.09.2024 tarihine kadar İdaremize sunmanız ve aşırı düşük teklif açıklamalarınızı 20.09.2024 tarihine kadar sunmanız gerekmektedir.” ifadelerine yer verildiği,

Yazı ekindeki listede açıklama istenilen maliyet bileşenlerinin “Yakıt, Şoför, Amorstisman/Kiralama” giderleri olarak belirlendiği görülmüş, aşırı düşük teklif açıklama talep edilen istekli tarafından idarece verilen süre içerisinde (20.09.2024 tarihinde) aşırı düşük teklif açıklamalarının sunulduğu anlaşılmıştır.

Başvuru sahibinin iddiaları doğrultusunda, anılan istekli tarafından sunulan aşırı düşük teklif açıklamaları incelendiğinde; idarece açıklanması istenen maliyet bileşenleri yakıt giderleri, şoför giderleri, amortisman/kiralama giderleri ile İdari Şartname’nin 25’inci maddesinde teklif fiyata dahil olduğu düzenlenen sözleşme ve genel giderlere yönelik açıklama yapıldığı görülmüştür.

Şoför giderlerine ilişkin olarak yapılan açıklamalarda; ihale konusu iş kapsamında hizmet verecek oldukları araçları, akaryakıt bedeli taraflarınca karşılanmak üzere araçları sürücülü olarak kiralayacaklarının ve şoför giderlerinin kiralama ücretlerine dahil edildiğinin belirtildiği, kiralama fiyat tekliflerinde yer alan şoför giderlerine yönelik olarak ayrıca satır açılmaksızın iş kapsamında yapılacak sefer sayısı üzerinden araçlar için sürücü dahil bedel öngörüldüğü, ancak bu şekilde yapılan açıklamalarda idarece açıklama istenilen söz konusu gidere yönelik öngörülen bedelin anlaşılamadığı gibi söz konusu maliyet bileşenine yönelik inceleme ve değerlendirme yapılmasının mümkün olmadığından şoför giderlerine yönelik olarak yapılan açıklamadaki belgenin bu haliyle şoför maliyetini tevsiken kullanılamayacağı, bu itibarla söz konusu maliyet bileşenine yönelik olarak yapılan açıklamanın uygun olmadığı anlaşılmıştır.

Yakıt giderlerine ilişkin olarak sunulan açıklamalarda; iş kapsamında kullanılması öngörülen Ford Transit minibüs ve Renault Symbol binek araçların kataloglarına yer verildiği,  Teknik Şartnamede minibüs ve binek araçlar için ayrı ayrı belirlenen toplam sefer sayıları ile araçların bir sefer sırasında kat edecekleri mesafe üzerinden kataloglarda belirtilen yakıt tüketim değerleri de dikkate alınarak hesaplama yapıldığı, hesaplamalarda kullanılan akaryakıt fiyatının 43,00 TL olduğu, EPDK tarafından 15.09.2024 tarihinde yayımlanan akaryakıt bayi satış fiyatları günlük raporunun sunulduğu, öngörülen motorin fiyatının İstanbul İli, Avrupa Yakasında bulunan bayiler adına beyan edilmiş fiyatların ortalamasını yansıtan En Yüksek İşlem Hacimli 8 Firmanın Akaryakıt Fiyatlarına İlişkin Raporda yer alan (43,5985 TL) KDV hariç tutarının dahi üzerinde olduğu, söz konusu maliyet bileşenine yönelik olarak yapılan açıklamaların uygun olduğu tespit edilmiştir.

Amortisman/kiralama giderlerine ilişkin olarak; Çakır Kurumsal Hizmetler Taşımacılık İnş. Nak. Oto. Kira. Turz. San. Tic. Ltd. Şti.den alınan kiralama fiyat teklifinin sunulduğu, söz konusu fiyat teklifinin iş kapsamında minibüs ve binek araçların yapacakları toplam sefer sayıları üzerinden düzenlendiği,  fiyat teklif üzerinde hem teklifi veren firmanın hem de meslek mensubunun imza ve kaşesinin bulunduğu, fiyat teklifi üzerinde meslek mensubu tarafından yazılması gereken ibarede fiyat teklifinin dayanağı olan satış tutarı tespit tutanağının tarih ve sayı bilgisinin bulunmadığı gibi ekinde sunulan satış tutarı tespit tutanağında da tarih ve sayı bilgisine yer verilmediği tespit edilmiş, bu durumda anılan istekli tarafından sunulan söz konusu tespit tutanağının fiyat teklifinin dayanağı olup olmadığının anlaşılamayacağı ve fiyat teklifi kullanılarak yapılan açıklamaların ilgili mevzuatına göre usulüne uygun yapılmadığı anlaşılmıştır.

İdarece her ne kadar açıklama istenilen maliyet bileşenleri arasında sözleşme giderleri yer almasa da İdari Şartname’de teklif fiyata dahil giderler arasında sayılan söz konusu gidere yönelik olarak öngörülen karar pulu ve damga vergisi bedellerinin ilgili mevzuatında belirlenen oranlar dikkate alınarak hesaplandığı ve açıklamalar kapsamında sunulan hesap cetvelinde bu bedellere yer verildiği görülmüştür.

Yukarıda yer verilen mevzuat hükümlerinde aşırı düşük teklif açıklaması sunan istekliler tarafından hangi yöntemlerle aşırı düşük teklif açıklamasının yapılabileceği ayrıntılı olarak düzenlenmiş, söz konusu yöntemler arasında teklife konu alanda faaliyet gösteren üçüncü kişilerden alınan fiyat teklifleri sayılmıştır. Bahse konu mevzuat hükümlerinden fiyat teklifi ile aşırı düşük teklif açıklaması yapılması durumunda fiyat tekliflerinin teklifi veren kişiyle tam tasdik sözleşmesi yapan veya beyannamelerini imzalamaya yetkili olan meslek mensubu tarafından gerekli ibarenin yazılarak imzalanıp kaşelenmesi, meslek mensubu tarafından teklife konu mal veya hizmet için maliyet tespit tutanağı (Ek-O.5) veya satış tutarı tespit tutanağı (Ek-O.6) düzenlenmesi, fiyat teklifinin dayanağı olarak düzenlenen söz konusu tutanakların aşırı düşük teklif açıklaması kapsamında sunulması gerektiği, akaryakıt girdisine ilişkin olarak yapılan açıklamalarda kullanılan akaryakıt litre fiyatlarının EPDK tarafından yayımlanan, İstanbul ili, Avrupa yakasında bulunan bayiler adına beyan edilmiş fiyatların ortalamasını yansıtan en yüksek işlem hacimli 8 firmanın akaryakıt fiyatlarına ilişkin yayımlanan raporda yer alan fiyatların % 90’ının altında olamayacağı anlaşılmaktadır.

Mevzuat hüküm ve açıklamaları doğrultusunda yapılan inceleme ve tespitler neticesinde ihalenin başvuruya konu 4’üncü kısmı üzerinde bırakılan istekli Bager Grup Turizm Sanayi ve Ticaret Limited Şirketi - Akit Temizlik Gıda İnşaat Otomotiv Turizm Sanayi Ticaret Limited Şirketi İş Ortaklığı’nın idarece açıklama istenilen maliyet bileşenlerinden şoför ve kiralama giderlerine yönelik açıklamalarının mevzuata uygun olmadığı anlaşılmış olup, başvuru sahibinin iddialarının bu maliyet bileşenleri bakımından yerinde olduğu sonucuna ulaşılmıştır.