İHALE KARARI

Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.

İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle, 28.08.2024 tarihinde saat: 10.00’da yapılan ihalenin ihale komisyonu başkanı olmadan toplandığı, kendilerine asil ve yedek ihale komisyonu başkanlarının yıllık izinde olduğu bilgisinin verildiği, ihale başladıktan yaklaşık yarım saat sonra ihale komisyonuna bir kişinin dahil edildiği, ihale günü sırasıyla saat: 14.51 ve 14.53'te düzenlenen “İsteklilerce Teklif Edilen Fiyatlar Tutanağı” ve “E-Teklif Açma ve Belge Kontrol Tutanağı”nda ihale komisyonu başkanı olarak Mehmet Kütük'ün belirtildiği, ihale tarihinden bir gün sonra 29.08.2024 tarihinde komisyon üyelerinde değişiklik yapıldığı ve anılan tutanaklarda ihale komisyonu başkanı olarak Kadir Ağca'nın isminin görünmeye başladığı, oluşan durum nedeniyle ihalenin iptal edilmesi beklenirken kendilerine kesinleşen ihale komisyonu kararının gönderildiği, ilgili mevzuat hükümleri doğrultusunda ihale komisyonunun eksiksiz olarak toplanması gerektiği, ihale komisyonunda yapılan değişiklik nedeniyle ihalenin sağlıklı bir şekilde yürütülmesinin mümkün olmadığı belirtilen gerekçeyle ihalenin iptal edilmesi gerektiği iddialarına yer verilmiştir.

Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir.

4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun “Temel ilkeler” başlıklı 5’inci “İdareler, bu Kanuna göre yapılacak ihalelerde; saydamlığı, rekabeti, eşit muameleyi, güvenirliği, gizliliği, kamuoyu denetimini, ihtiyaçların uygun şartlarla ve zamanında karşılanmasını ve kaynakların verimli kullanılmasını sağlamakla sorumludur.” hükmü,

“İhale Komisyonu” başlıklı 6’ncı maddesinde “İhale yetkilisi, biri başkan olmak üzere, ikisinin ihale konusu işin uzmanı olması şartıyla, ilgili idare personelinden en az dört kişinin ve muhasebe veya malî işlerden sorumlu bir personelin katılımıyla kurulacak en az beş ve tek sayıda kişiden oluşan ihale komisyonunu, yedek üyeler de dahil olmak üzere görevlendirir.  

…

İhale komisyonu eksiksiz olarak toplanır. Komisyon kararları çoğunlukla alınır. Kararlarda çekimser kalınamaz. Komisyon başkanı ve üyeleri oy ve kararlarından sorumludur. Karşı oy kullanan komisyon üyeleri, gerekçesini komisyon kararına yazmak ve imzalamak zorundadır.

İhale komisyonunca alınan kararlar ve düzenlenen tutanaklar, komisyon başkan ve üyelerinin adları, soyadları ve görev unvanları belirtilerek imzalanır.” hükmü,

“Tekliflerin alınması ve açılması” başlıklı 36’ncı maddesinde “Teklifler ihale dokümanında belirtilen ihale saatine kadar idareye verilir. İhale komisyonunca ihale dokümanında belirtilen saatte kaç teklif verilmiş olduğu bir tutanakla tespit edilerek, hazır bulunanlara duyurulur ve hemen ihaleye başlanır. İhale komisyonu teklif zarflarını alınış sırasına göre inceler. 30 uncu maddenin birinci fıkrasına uygun olmayan zarflar bir tutanak ile belirlenerek değerlendirmeye alınmaz. Zarflar isteklilerle birlikte hazır bulunanlar önünde alınış sırasına göre açılır.

İsteklilerin belgelerinin eksik olup olmadığı ve teklif mektubu ile geçici teminatlarının usulüne uygun olup olmadığı kontrol edilir. Belgeleri eksik veya teklif mektubu ile geçici teminatı usulüne uygun olmayan istekliler tutanakla tespit edilir. İstekliler ile teklif fiyatları ve yaklaşık maliyet tutarı açıklanır. Bu işlemlere ilişkin hazırlanan tutanak ihale komisyonunca imzalanır. Bu aşamada; hiçbir teklifin reddine veya kabulüne karar verilmez, teklifi oluşturan belgeler düzeltilemez ve tamamlanamaz. Teklifler ihale komisyonunca hemen değerlendirilmek üzere oturum kapatılır.” hükmü,

“Tekliflerin değerlendirilmesi” başlıklı 37’nci maddesinde “İhale komisyonunun talebi üzerine idare tekliflerin incelenmesi, karşılaştırılması ve değerlendirilmesinde yararlanmak üzere net olmayan hususlarla ilgili isteklilerden yazılı olarak tekliflerini açıklamalarını isteyebilir. …

Tekliflerin değerlendirilmesinde, öncelikle belgeleri eksik olduğu veya teklif mektubu ile geçici teminatı usulüne uygun olmadığı 36 ncı maddeye göre ilk oturumda tespit edilen isteklilerin tekliflerinin değerlendirme dışı bırakılmasına karar verilir. Ancak, teklifin esasını değiştirecek nitelikte olmaması kaydıyla, belgelerde bilgi eksikliği bulunması halinde idarece belirlenen sürede isteklilerden bu eksik bilgilerin tamamlanması yazılı olarak istenir. Belirlenen sürede bilgileri tamamlamayan istekliler değerlendirme dışı bırakılır ve geçici teminatları gelir kaydedilir. Bu ilk değerlendirme ve işlemler sonucunda belgeleri eksiksiz ve teklif mektubu ile geçici teminatı usulüne uygun olan isteklilerin tekliflerinin ayrıntılı değerlendirilmesine geçilir. Bu aşamada, isteklilerin ihale konusu işi yapabilme kapasitelerini belirleyen yeterlik kriterlerine ve tekliflerin ihale dokümanında belirtilen şartlara uygun olup olmadığı ile birim fiyat teklif cetvellerinde aritmetik hata bulunup bulunmadığı incelenir. Uygun olmadığı belirlenen isteklilerin teklifleri ile birim fiyat teklif cetvellerinde aritmetik hata bulunan teklifler değerlendirme dışı bırakılır.” hükmü,

“Aşırı düşük teklifler” başlıklı 38’inci maddesinde “İhale komisyonu verilen teklifleri değerlendirdikten sonra, diğer tekliflere veya idarenin tespit ettiği yaklaşık maliyete göre teklif fiyatı aşırı düşük olanları tespit eder. Bu teklifleri reddetmeden önce, belirlediği süre içinde teklif sahiplerinden teklifte önemli olduğunu tespit ettiği bileşenler ile ilgili ayrıntıları yazılı olarak ister.

İhale komisyonu;

a) İmalat sürecinin, verilen hizmetin ve yapım yönteminin ekonomik olması,

b)  Seçilen teknik çözümler ve teklif sahibinin mal ve hizmetlerin temini veya yapım işinin yerine getirilmesinde kullanacağı avantajlı koşullar,

c) Teklif edilen mal, hizmet veya yapım işinin özgünlüğü,

gibi hususlarda yapılan yazılı açıklamaları dikkate alarak, aşırı düşük teklifleri değerlendirir. Bu değerlendirme sonucunda, açıklamaları yeterli görülmeyen veya yazılı açıklamada bulunmayan isteklilerin teklifleri reddedilir.” hükmü,

“Bütün tekliflerin reddedilmesi ve ihalenin iptali” başlıklı 39’uncu maddesinde “İhale komisyonu kararı üzerine idare, verilmiş olan bütün teklifleri reddederek ihaleyi iptal etmekte serbesttir. İhalenin iptal edilmesi halinde bu durum bütün isteklilere derhal bildirilir. İdare bütün tekliflerin reddedilmesi nedeniyle herhangi bir yükümlülük altına girmez.” hükmü,

Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin “İhale komisyonunun kurulması ve çalışma esasları” başlıklı 19’uncu maddesinde “(1) İhale yetkilisi, ihaleyi gerçekleştirmek üzere Kanunun 6 ncı maddesi gereğince, ihale ilanı veya ön yeterlik ilanı ya da davet tarihini izleyen en geç üç gün içinde ihale komisyonunu oluşturur.

(2) İhale komisyonu, tek sayıda olmak üzere başkan dahil en az beş kişiden oluşur. Üyelerden en az ikisinin ihale konusu işin uzmanı ve diğer bir üyenin muhasebe veya mali işlerden sorumlu personel olması zorunludur. İhale komisyonunun görevlendirilmesi sırasında komisyonun eksiksiz toplanacağı dikkate alınarak, asıl üyeler ile bu üyelerin yerine geçecek aynı niteliklere sahip yeterli sayıda yedek üyenin isimleri ve bu üyelerin komisyonda hangi sıfatla yer alacakları belirtilir.

(3) İhale komisyonunun idarenin personelinden oluşturulması esastır. Ancak, ihaleyi yapan idarede yeterli sayıda veya nitelikte personel bulunmaması halinde Kanun kapsamındaki idarelerden komisyona üye alınabilir.

(4) İhale sürecindeki değerlendirmeleri yapmak üzere oluşturulan ihale komisyonu dışında, başka adlar altında komisyonlar kurulamaz.

(5) İhale komisyonu eksiksiz olarak toplanır ve kararlar çoğunlukla alınır. Komisyon üyeleri, kararlarda çekimser kalamaz. Komisyon başkanı ve üyeleri oy ve kararlarından sorumlu olup; karşı oy kullanan komisyon üyeleri, gerekçelerini komisyon kararına yazmak ve imzalamak zorundadır. İhale komisyonunca alınan kararlar ve düzenlenen tutanaklar, komisyon başkan ve üyelerinin adları ve soyadları, unvanları ve komisyondaki sıfatları belirtilerek imzalanır.

(6) İhale komisyonu, teklif veya başvuru kapsamında yer alan belgelerin doğruluğunu teyit için gerekli gördüğü belge ve bilgileri isteyebilir. Komisyon tarafından bu doğrultuda yapılan talepler, ilgililerce ivedilikle yerine getirilir.” hükmü,

Elektronik İhale Uygulama Yönetmeliği’nin “İhale komisyonunun kurulması ve çalışma esasları” başlıklı 14’üncü maddesinde “(1) İhale yetkilisi, ihaleyi gerçekleştirmek üzere Kanunun 6 ncı maddesi gereğince, ihale ilanı veya ön yeterlik ilanı ya da davet tarihini izleyen en geç üç gün içinde ihale komisyonunu oluşturur.

(2) İhale yetkilisi tarafından yedekleriyle birlikte görevlendirilen ihale komisyonu başkan ve üyeleri, görevlendirildikleri ihaleyle sınırlı olarak birinci fıkrada belirtilen süre içerisinde idare tarafından EKAP’ta tanımlanır. Her bir ihale komisyonu üyesine EKAP üzerinden görevli oldukları ihaleyle ilgili bilgilere ve ihale ve/veya ön yeterlik dokümanına erişim yetkisi verilir.” hükmü yer almaktadır.

4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun 5’inci maddesinde, idarelerin, bu Kanun’a göre yapılacak ihalelerde; saydamlığı, rekabeti, eşit muameleyi, güvenirliği, gizliliği, kamuoyu denetimini, ihtiyaçların uygun şartlarla ve zamanında karşılanmasını ve kaynakların verimli kullanılmasını sağlamakla sorumlu olduğu belirtilmiştir.

Anılan Kanun’un ilgili maddelerinde, ihale komisyonunun belirlenme usulü açıklanarak, komisyonun ihale sürecindeki yetki ve sorumluluklarının hüküm altına alındığı buna göre ihale yetkilisinin, biri başkan olmak üzere, ikisinin ihale konusu işin uzmanı olması şartıyla, ilgili idare personelinden en az dört kişinin ve muhasebe veya malî işlerden sorumlu bir personelin katılımıyla kurulacak en az beş ve tek sayıda kişiden oluşan ihale komisyonunu, yedek üyeler de dahil olmak üzere görevlendireceği, yine ihale komisyonunun eksiksiz olarak toplanacağı ve ihale işlemlerinin tüm komisyon üyelerinin katılımıyla yürütüleceği ifade edilmiştir.

İhale işlem dosyası incelendiğinde; incelemeye konu ihalede, idarenin 01.08.2024 tarih ve 459466 sayılı kararıyla, Mehmet Kütük’ün asil ihale komisyonu başkanı, Sertaç Erdağı’nın ise yedek ihale komisyonu başkanı olarak görevlendirildiği, ihalenin 28.08.2024 tarihinde saat 10:00’da gerçekleştirildiği, idarenin 28.08.2024 tarih ve 469221 sayılı olur yazısında ihale komisyonu başkanı olarak görevlendirilen asil ve yedek üyelerin yıllık izinde olması nedeniyle, Kadir Ağca’nın ihale komisyonu başkanı olarak görevlendirildiği, idarenin Kuruma gönderdiği aynı tarih ve 470205 sayılı yazıda ise, ihale komisyonu başkanı olarak Kadir Ağca’nın görevlendirildiği ancak EKAP sistemi üzerinde gerekli değişikliğin yapılamadığı belirtilerek söz konusu düzeltme işleminin yapılmasının istendiği, ihale işlem dosyasında yer alan belgeye göre ihale komisyonunda değişiklik yapılmasına izin verilmesi konulu talebin gerçekleştirildiği ve ihale sürecinin devamında Kadir Ağca’nın ihale komisyonu başkanı olarak görev aldığı tespit edilmiştir.

Başvuru sahibi istekliye ihale sürecinde gönderilen 03.09.2024 tarihli yazıda, isteklinin teklifinin değerlendirme dışı bırakıldığı belirtilerek yazının ekinde aynı tarihli ve 1 sayılı ihale komisyonu kararının tebliğ edildiği, tebliğ edilen komisyon kararında ihale komisyonu başkanı olarak Kadir Ağca’nın belirtildiği, istekliye gönderilen 04.09.2024 tarihli yazıda ise, istekliden, beyan edilen bilgileri tevsik eden belgelerin sunulmasının istendiği, yine istekliye gönderilen 05.09.2024 tarihli yazıda isteklinin ekonomik açıdan en avantajlı ikinci teklif sahibi istekli olarak belirlendiği, söz konusu yazının ekinde aynı tarihli ihale komisyonu kararının yer aldığı, tebliğ edilen komisyon kararında ihale komisyonu başkanı olarak yine Kadir Ağca’nın belirtildiği anlaşılmıştır.

Yapılan tespit ve incelemeler neticesinde; incelemeye konu ihalede, ihale komisyonu başkanı olarak atanan asil ve yedek üyelerin ihale tarihinde yıllık izinde olduğu, ihale komisyonunun ihale tarihinde eksik olarak toplandığı, ihale komisyonuna sonradan Kadir Ağca’nın komisyonu başkanı olarak katıldığı ancak anılan kişinin ihale tarih ve saati itibarıyla komisyonda görevli olmadığı, ihale tarihinden sonraki ihale iş ve işlemlerinin Kadir Ağca’nın başkanlığında yürütüldüğü, ihale komisyonunun ihale tarihinde eksik olarak toplanmasının ve ihale tarihinden sonra ihale komisyonunda yapılan değişikliğin, Kamu İhale Kanunu’nun 5’inci maddesinde yer verilen temel ilkeleri zedelediği bu sebeple de ihalenin iptal edilmesi gerektiği anlaşıldığından başvuru sahibinin iddiasının yerinde olduğu sonucuna ulaşılmıştır.