4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun “Aşırı düşük teklifler” başlıklı 38’inci maddesinde; ihale komisyonunca isteklilerin teklifleri değerlendirildikten sonra, diğer tekliflere veya idarenin tespit ettiği yaklaşık maliyete göre teklif fiyatı aşırı düşük olanları tespit edeceği ve bu teklifleri reddetmeden önce, belirlediği süre içinde teklif sahiplerinden teklifte önemli olduğunu tespit ettiği bileşenler ile ilgili ayrıntıları yazılı olarak isteyeceği hüküm altına alınmıştır.

İhale ilan tarihinde yürürlükte bulunan Kamu İhale Genel Tebliği’nin “Hizmet alımı ihalelerinde sınır değer tespiti ve aşırı düşük tekliflerin değerlendirilmesi” başlıklı 79’uncu maddesinde “79.2. İhale ilanında ve dokümanında teklifi sınır değerin altında kalan isteklilerden açıklama isteneceği belirtilen hizmet alımı ihalelerinde, aşırı düşük tekliflerin değerlendirilmesi aşamasında aşağıdaki düzenlemelere göre işlem tesis edilmesi gerekmektedir.

79.2.1. Aşırı düşük tekliflere yönelik açıklama istenmesine ilişkin yazıda, isteklilerin yapacakları açıklamalara esas olacak önemli teklif bileşenlerinin, bütün istekliler için aynı unsurları içerecek şekilde belirtilmesi zorunludur. Aşırı düşük teklif açıklaması sunulması için isteklilere üç (3) iş gününden az olmamak üzere uygun bir süre verilir.

79.2.2. İstekliler aşırı düşük olarak tespit edilen tekliflerini aşağıdaki yöntemleri kullanarak açıklayabilirler.

79.2.2.1. Üçüncü Kişilerden Alınan Fiyat Teklifleri: Teklifi oluşturan maliyet bileşenlerine ilişkin üçüncü kişilerden fiyat teklifi alınması durumunda, öncelikli olarak fiyat teklifini veren kişiyle tam tasdik sözleşmesi yapan veya beyannamelerini imzalamaya yetkili olan meslek mensubu tarafından ilgisine göre teklife konu mal veya hizmet için maliyet tespit tutanağı (Ek-O.5) veya satış tutarı tespit tutanağı (Ek-O.6) düzenlenecektir. Tutanaklar fiyat teklifinin dayanağı olarak düzenlenecek olup, aşırı düşük teklif açıklaması kapsamında sunulacaktır.

Maliyet tespit tutanağı dayanak alınarak fiyat teklifi sunulabilmesi için, fiyat teklifinin mamul/mala ilişkin olması halinde mamul/malın birim fiyatının, tutanakta tespit edilen ağırlıklı ortalama birim maliyetin altında olmaması; fiyat teklifinin hizmete ilişkin olması halinde ise bu hizmetin birim fiyatının, tutanakta tespit edilen toplam birim maliyetin altında olmaması, bu tespitin (Ek-O.5) formunda yapılması, fiyat teklifi üzerine meslek mensubu tarafından “Bu fiyat teklifindeki birim fiyatın, mükellefin yasal defter ve belgelerine göre tarafımca düzenlenerek onaylanan (.../.../...) tarih ve (…) sayılı maliyet tespit tutanağındaki ortalama/toplam birim maliyet tutarının altında olmadığını beyan ederim.” ibaresinin yazılarak imzalanması ve iletişim bilgileri de belirtilmek suretiyle kaşelenmesi/mühürlenmesi gerekmektedir.

Satış tutarı tespit tutanağı dayanak alınarak fiyat teklifi sunulabilmesi için teklif edilen birim fiyatın, ilgili tutanakta tespit edilen ağırlıklı ortalama birim satış tutarının % 80’inin altında olmaması, bu tespitin (Ek-O.6) formunda yapılması, fiyat teklifi üzerine meslek mensubu tarafından “Bu fiyat teklifindeki birim fiyatın, mükellefin yasal defter ve belgelerine göre tarafımca düzenlenerek onaylanan (.../.../...) tarih ve (…) sayılı satış tutarı tespit tutanağındaki ağırlıklı ortalama birim satış tutarının % 80’inin altında olmadığını beyan ederim.” ibaresinin yazılarak imzalanması ve iletişim bilgileri de belirtilmek suretiyle kaşelenmesi/mühürlenmesi gerekmektedir.

Üçüncü kişilerden alınan fiyat tekliflerinin teklife konu alanda faaliyet gösterenlerden alınması gerekmekte olup, bu belgelerin ihale tarihinden önce düzenlenmiş olması zorunlu değildir.

Kaşeleme işlemi 8.4 üncü maddede belirtilen özel kaşe kullanılmak suretiyle yapılabileceği gibi, bu kaşe dışında meslek mensubuna ilişkin bilgileri içeren kaşe kullanılmak suretiyle de yapılabilir.

...

79.2.2.3.  Kamu Kurum ve Kuruluşları Tarafından İlan Edilen Fiyatlar: Teklifi oluşturan maliyet bileşenlerine ilişkin kamu kurum ve kuruluşları tarafından ilan edilmiş fiyat tarifeleri açıklama yöntemi olarak kullanılabilir. Bu usulle yapılmış açıklamanın geçerli olabilmesi için ilan edilen fiyatların ihalenin ilan/davet ile ihale tarihi arasında (ihale tarihi hariç) geçerli olması zorunludur.

...

79.2.2.7.  İsteklinin Kendi Ürettiği, Aldığı veya Sattığı Mallara İlişkin Fiyatlar: Teklifi oluşturan maliyet bileşenlerine ilişkin olarak isteklinin kendi ürettiği, aldığı veya sattığı mallara ait fiyatların kullanılması durumunda, istekliyle tam tasdik sözleşmesi yapan veya beyannamelerini imzalamaya yetkili olan meslek mensubu tarafından ilgisine göre aşırı düşük teklif açıklamasına konu mal için düzenlenen maliyet/satış tutarı tespit tutanağı (Ek-O.7) ile açıklama yapılabilir.

Maliyetler dayanak alınarak yapılan açıklamanın geçerli olabilmesi için teklif edilen birim fiyatın, ilgili tutanakta (Ek-O.7) tespit edilen ağırlıklı ortalama birim maliyetin altında olmaması ve isteklinin son veya bir önceki geçici vergi beyanname döneminde ihale konusu işte kullanılmasını öngördüğü mal miktarının en az yarısı kadar alım yapmış olması gerekir.

Satışlar dayanak alınarak yapılan açıklamanın geçerli olabilmesi için teklif edilen birim fiyatın, ilgili tutanakta (Ek-O.7) tespit edilen ağırlıklı ortalama birim satış tutarının % 80’inin altında olmaması ve malın ticaretinin isteklinin faaliyet alanında olması gerekir.

İsteklinin son veya bir önceki geçici vergi beyanname döneminde 4734 sayılı Kanun kapsamındaki idarelere açıklama konusu mala ilişkin satış yapmış ve satılan malın idarece kabul edilmiş olması durumunda, maliyet/satış tutarı tespit tutanağı (Ek-O.7) sunulmasına gerek bulunmayıp sadece söz konusu satışa ilişkin fatura örnekleri veya bu örneklerin noter, YMM, SMMM ya da vergi dairesince onaylı suretleri ile de belgelendirme yapılabilir.

Kaşeleme işlemi 8.4 üncü maddede belirtilen özel kaşe kullanılmak suretiyle yapılabileceği gibi, bu kaşe dışında meslek mensubuna ilişkin bilgileri içeren kaşe kullanılmak suretiyle de yapılabilir.

...

79.2.3. Meslek mensubu; üçüncü kişilerden alınan fiyat teklifi üzerindeki beyanın ve emsal bedel beyanı ile Ek-O.5, Ek-O.6 ve Ek-O.7 numaralı tutanaklardaki bilgilerin doğruluğundan sorumludur. Meslek mensubu ibaresinden Yeminli Mali Müşavirler veya Serbest Muhasebeci Mali Müşavirler anlaşılır

79.2.4. Ek-O.5, Ek-O.6 ve Ek-O.7 numaralı tutanakların son veya bir önceki geçici vergi beyanname dönemine ilişkin olarak düzenlenmesi zorunludur. Son veya bir önceki geçici vergi beyanname döneminin tespitinde; 4734 sayılı Kanunun 21 inci maddesinin birinci fıkrasının (a), (d) ve (e) bentlerine göre pazarlık usulü ile yapılan ihalelerde ilk yazılı fiyat tekliflerinin alındığı tarih, diğer ihale usulleri ile yapılan ihalelerde ise ihale tarihi esas alınır.

...

79.2.5. İşletme hesabına göre defter tutuluyor olması durumunda; yukarıda belirtilen tutanaklar, işletme hesabı defteri ve işletme hesap özeti kayıtlarına göre düzenlenir.

79.3. İdarelerin aşırı düşük teklif tespit ve değerlendirilmesine ilişkin aşağıdaki düzenlemeleri de dikkate almaları gerekmektedir.

79.3.1. Teklifi aşırı düşük olarak tespit edildikten sonra yukarıdaki yöntemlere göre usulüne uygun açıklama yapan isteklilerin teklifleri geçerli kabul edilir. Hayatın olağan akışına veya ticari gereklere aykırılık gibi nedenlerle teklifler reddedilemez.

79.3.2. 79.2.2 nci maddede yer alan yöntemlerden herhangi biri ile açıklama yapılmasının fiilen mümkün olmadığının anlaşıldığı durumlarda, istekli tarafından gerekçesi belirtilmek suretiyle, ilgili mevzuatına göre ihale tarihinden önceki son 12 ay içinde düzenlenen açıklamaya elverişli diğer bilgi ve belgeler kullanılarak da açıklama yapılabilir.

...

79.3.5. Personel çalıştırılmasına dayalı olmayan hizmet alımlarına ilişkin yapılan aşırı düşük teklif açıklamasında, sözleşme giderleri ve genel giderlerin % 4 oranında hesaplanması söz konusu olmayacak, sözleşme giderleri ilgili mevzuatına göre hesaplanmak suretiyle açıklama yapılacaktır. ...” açıklaması yer almaktadır.

İdari Şartname’nin “Teklif fiyata dâhil olan giderler” başlıklı 25’inci maddesinde “25.3. Teklif fiyata dâhil olan diğer giderler aşağıda belirtilmiştir:

25.3.1.

1-İlgili mevzuatı gereğince ödenecek vergi (KDV hariç), resim, harç vb. mali yükümlülükler ile ulaştırma, her türlü sigorta giderleri, nakliye, montaj, demontaj, demonstrasyon, cihazların montajı ve montaj için gerekli donanımlar ve entegrasyonlar, cihazı/sistemi oluşturan tüm ekipmanlar, donanımlar ve aksesuarların temin edilmesi, tüm program, yazılım ve lisanslar, bunların güncelleme maliyetleri, eğitim giderleri, garanti süresince yaptırılacak yedek parça dahil her türlü bakım onarım ve kalibrasyon giderleri, kabul, performans ve kalite kontrol test giderleri ve teknik şartnamede belirtilen diğer tüm giderler teklif fiyata dahildir.

...

4-Tüm ekipmanların elektrik ve su giderleri hastane idareleri tarafından karşılanacaktır.

5-Kurulacak cihazların HBYS ve LBYS entegrasyonu için gerekli yazılım, donanım ve lisanslar Yüklenici tarafından karşılanacaktır.

6-Uzunköprü Devlet Hastanesinin yeni hizmet binasına taşınması durumunda bir defaya mahsus cihazı yer değiştirme / taşıma işlemi yapabilir. Taşınmadan kaynaklanacak her türlü gider yükleniciye aittir.

25.4. Sözleşme konusu işin bedelinin ödenmesi aşamasında doğacak Katma Değer Vergisi (KDV), ilgili mevzuatı çerçevesinde İdare tarafından yükleniciye ayrıca ödenir.” düzenlemesine yer verilmiştir.

İdare tarafından 31.05.2024 tarihinde gönderilen nihai yazıda “Fiyat teklifiniz sınır değerin altında olduğundan, aşırı düşük teklif açıklamasına esas olmak üzere, işin yürütülmesinde kullanılacak sarf malzemelerin, kit maliyetleri ve cihaz kurulum maliyetleri ile ilgili açıklamanızı yazılı olarak vermeniz gerekmektedir.” ifadelerine yer verilerek ihalenin başvuruya konu 2’nci kısmına ilişkin BT Tıbbi Ürünler ve Veteriner Zirai Mal. Paz. San. Tic. Ltd. Şti.den aşırı düşük teklif açıklaması istenilmiştir.

Anılan istekli tarafından sunulan 05.06.2024 tarihli aşırı düşük teklif açıklaması idarece uygun bulunarak ihalenin söz konusu kısmı üzerinde bırakılmıştır.

Başvuruya konu Kit Karşılığı Laboratuvar Cihazı hizmeti alımı ihalesine ait birim fiyat teklif cetvelindeki 22.292.000 puan Kan Sayım Cihazı iş kaleminin ihalenin 2’nci kısmını oluşturduğu, anılan kısma ilişkin işin kit, reaktif ve sarf malzeme dâhil idarenin birimlerine çeşitli özelliklerde cihaz temini ile eğitim, montaj ve servis hizmetlerini kapsadığı görülmektedir.

İhale komisyonu tarafından isteklilerin teklifleri yeterlik kriterleri açısından değerlendirildikten sonra diğer tekliflere veya yaklaşık maliyete göre teklifi aşırı düşük olan istekliler belirlenerek teklifleri reddetmeden önce teklifte önemli olduğu tespit edilen bileşenlerle ilgili yazılı açıklama istenilmesi, istekliler tarafından aşırı düşük tekliflerine ilişkin Kamu İhale Genel Tebliği’nin 79.2.2’nci maddesinde belirtilen yöntemler kullanılarak belgeye dayalı açıklama yapılması ve açıklamaları anılan Tebliğ’in 79’uncu maddesine göre değerlendirilerek mevzuata uygun olmayan açıklama sahibi isteklilerin tekliflerinin reddedilmesi gerekmektedir.

Anılan istekli tarafından açıklamasında kendi ürettiği, aldığı veya sattığı mallara ilişkin fiyatlara ilişkin maliyet/satış tutarı tespit tutanağı (Ek-O.7) kullanılmayıp, satış tutarı tespit tutanağına (Ek-O.6) dayanak üçüncü kişilerden alınan fiyat teklifiyle açıklama yapıldığı, fiyat teklifinin üzerinde gerekli ibare ile üçüncü kişi ve meslek mensubu kaşe ve imzalarının yer aldığı, teklifinin eki tutanakta bulunması gereken bilgilere yer verildiği, fatura bilgileri tablosunun tutanakta bulunduğu ve ağırlıklı ortalama birim satış tutarının tespitine esas faturaların ayrıca sunulmasına gerek olmadığından anılan isteklinin açıklamasındaki fiyat teklifi ile eki tutanağın şekli unsurlarına ilişkin iddialarının yerinde olmadığı anlaşılmıştır.

Ancak ihalenin başvuruya konu kısmına ilişkin işin kit, reaktif ve sarf malzeme dâhil çeşitli teknik özelliklerde cihazların temini ile eğitim, montaj ve servis hizmetlerinden oluştuğu, idare tarafından da teklif fiyata dâhil giderler arasından sarf malzeme, kit ve cihaz kurulum maliyetlerinin önemli teklif bileşeni belirlenerek istekliden aşırı düşük teklif açıklaması istenildiği, anılan istekli tarafından 0,362 TL birim fiyat teklif verilen ihalenin başvuruya konu Kan Sayım Cihazı iş kalemine ilişkin idarece önemli teklif bileşeni belirlenen sarf malzeme ve cihaz kurulum giderlerine yönelik Kamu İhale Genel Tebliği’nin 79.2.2’nci maddesinde belirlenen yöntemler kullanılarak belgeye dayalı açıklama yapılmadığı ve üçüncü kişilerden alınan fiyat teklifinin önemli teklif bileşenlerinin maliyetlerini ayrı ayrı gösterir nitelikte olmadığı, dolayısıyla idarece önemli teklif bileşeni belirlenen sarf malzeme ve cihaz kurulum giderlerine ilişkin maliyetlerin açıklanamadığı anlaşıldığından anılan isteklinin aşırı düşük teklif açıklamasının bu yönüyle mevzuata uygun olmadığı sonucuna varılmıştır.