Hakediş raporlarında, düzenlenen tüm belge, ataşman ve icmalde idareyi temsil eden görevlilerin yanında yüklenicinin veya yüklenici vekilinin imzasının bulunması mecburidir. İmza zorunluluğu daha sonra ortaya çıkabilecek anlaşmazlıkların baştan giderilmesi açısından çok önemlidir.

Hakediş raporuna yüklenici veya vekili tarafından imza atılması, rapordaki tüm tespitlerin kabul edildiği manasına geldiği için hakedişe esas olacak tespitlerin yapılması esnasında yüklenicinin de hazır bulunması gerekmektedir.

Fakat, yükleniciye usulünce yapılan tebliğe rağmen istenilen gün ve saatte işyerinde bulunmaz ise idare tarafından tayin edilen görevliler tespitleri kendileri yapacaktır. Bu durumda hakediş raporu idare tarafından tek taraflı olarak düzenlenmiş olur ve yüklenicinin hazırlanan bu rapora itiraz etme hakkı yoktur.

Y.İ.G.Ş.'nin 39. maddesinin 4/ç fıkrasında, yüklenicinin hakedişe esas tespitlerin yapılması ve raporlara imza atmasıyla ilgili şu hüküm bulunmaktadır;

Düzenlenen hakediş raporunun işleme konulabilmesi için, yüklenici veya işbaşında bulunan vekili tarafından imzalanmış olması gereklidir. Yüklenici veya vekili, bildirilen günde, hakedişe esas ölçülerin alınmasında hazır bulunmazsa yapı denetim görevlisi ölçümleri tek başına yaparak hakediş raporunu düzenler ve yüklenicinin bu husustaki itirazları kabul edilmez.

Hakediş raporu düzenlendikten sonra bir hafta içinde yüklenici raporu imzalamazsa yapı denetim görevlisi, hakediş raporunu idareye gönderir ve rapor yüklenici tarafından imzalanıncaya kadar idarede hiçbir işlem yapılmaksızın bekletilir. Yüklenici hakediş raporlarını zamanında imzalamamış olursa ödemede meydana gelecek gecikmeden dolayı hiçbir şikayet ve istekte bulunamaz