İHALE KARARI

Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.

İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle; 20.08.2024 tarihli ihale komisyonu kararında evrak eksikliği gerekçe gösterilerek tekliflerinin değerlendirme dışı bırakıldığı ve ihalenin iptal edildiği, taraflarınca EKAP’a dosya yükleme tarihinin 12.08.2024 olduğu, damga vergisi ödeme tarihinin 13.08.2024 olarak EKAP’a bildirildiği, yeterlik bilgileri tablosunda damga vergisi ödeme belgesinin bilgilerinin yazılmasının yeterli olduğu ayrıca belgenin aslının ibraz mecburiyeti olmadığı gibi idarece gerekli görülmesi halinde aslının sunulmasının mümkün olduğu iddialarına yer verilmiştir.

A) Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir.

Mal Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin “Özel sektöre ve yurt dışında gerçekleştirilen işler ile alt yükleniciler tarafından gerçekleştirilen işlerin iş deneyiminin belgelendirilmesi” başlıklı 46’ncı maddesinde “(1) Özel sektöre ve yurt dışında gerçekleştirilen işler ile alt yükleniciler tarafından gerçekleştirilen işlerin iş deneyiminin belgelendirilmesinde aşağıdaki hususlar esas alınır:

a) Özel sektöre gerçekleştirilen işler ile alt yükleniciler tarafından gerçekleştirilen işlerde; işe ilişkin sözleşme ve bu sözleşmenin uygulanmasına yönelik olarak 213 sayılı Vergi Usul Kanununun ilgili hükümleri çerçevesinde düzenlenen fatura örnekleri veya bu örneklerin noter, yeminli mali müşavir, serbest muhasebeci mali müşavir veya vergi dairesi onaylı suretleri ile serbest meslek makbuzu nüshaları veya bu nüshaların noter, yeminli mali müşavir, serbest muhasebeci mali müşavir veya vergi dairesi onaylı suretleri, iş deneyimini gösteren belgelerdir. Aday veya istekli, iş deneyimini gösteren bu belgeleri başvuru veya teklifleriyle birlikte sunar. Bu maddede belirtilen işler için iş bitirme belgesi düzenlenmiş olsa bile, ihale komisyonunca dikkate alınmaz…” hükmü,

Bahse konu Yönetmelik’in “Başvuruların ve tekliflerin alınması, açılması ve belgelerdeki bilgi eksikliklerinin tamamlatılması” başlıklı 55’inci maddesinde “(1) Ön yeterlik ve yeterlik başvuruları ile tekliflerin alınması ve açılmasına ilişkin işlemler; Kanun, bu Yönetmelik, Elektronik İhale Uygulama Yönetmeliği ve tip şartnamelerde belirtilen hükümler çerçevesinde standart formlar kullanılarak gerçekleştirilir.

…

(4) Başvuru veya teklif zarfı içinde sunulması istenilen belgeler ve bu belgelere ilgili mevzuat gereğince eklenmesi zorunlu olan belgelerden herhangi birinin, aday veya isteklilerce sunulmaması halinde, bu eksik belgeler idarelerce tamamlatılamaz.

(5) Başvuru veya teklifin esasını değiştirecek nitelikte olmaması kaydıyla, sunulan belgelerde bilgi eksikliği bulunması halinde idarece belirlenen sürede bu eksik bilgilerin tamamlanması yazılı olarak istenir. Bu çerçevede, tamamlatılması istenen bilgi eksikliklerinin giderilmesine ilişkin belgelerin niteliği dikkate alınarak, idare tarafından iki iş gününden az olmamak üzere makul bir tamamlama süresi verilir. Belirlenen sürede bilgileri tamamlamayanların başvuru veya teklifleri değerlendirme dışı bırakılır ve geçici teminatları gelir kaydedilir.

(6) İdarelerce bilgi eksikliklerinin tamamlatılmasına ilişkin olarak verilen süre içinde aday veya isteklilerce sunulan belgelerin, son başvuru veya ihale tarihinden sonraki bir tarihte düzenlenmesi halinde, bu belgelerin, aday veya isteklinin son başvuru veya ihale tarihi itibarıyla ihaleye katılım şartlarını sağladığını göstermesi gereklidir…” hükmü,

Anılan Yönetmelik’in “Elektronik ihale” başlıklı 58/A maddesinde “(1) İhaleler, e-teklif alınmak suretiyle bu maddeye uygun olarak yapılabilir.

(2) Bu maddede hüküm bulunmayan hallerde, Elektronik İhale Uygulama Yönetmeliğinin uygun olan hükümleri, yoksa bu Yönetmelik hükümleri uygulanır…

 (3) Bu ihalelerde, Elektronik İhale Uygulama Yönetmeliğinin ekinde bulunan “Yeterlik Bilgileri Tablosu Sunulan ve Tekliflerin Elektronik Ortamda Alındığı İhalelerde Uygulanacak Tip İdari Şartname” ve ilgili yönetmelikler ekinde bulunan diğer standart formlar kullanılır ve EKAP üzerinden gönderilmeyen teklifler kabul edilmez.

…

(8) İhale dokümanında belirtilen geçici teminat mektubu, katılım belgeleri ve yeterlik kriterleri ile fiyat dışı unsurlara ve istenilmişse teknik şartnameye cevaplar ve açıklamalara ilişkin değerlendirme, istekliler tarafından beyan edilen bilgi ve belgelerden; EKAP veya diğer kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarının internet sayfası üzerinden sorgulanarak temin veya teyit edilebilenler için, sorgulama sonucunda elde edilen bilgiler; belirtilen yöntemle temin veya teyit edilemeyenler için ise beyan edilen bilgiler esas alınarak yapılır. Bu değerlendirme sonucunda ihalede öngörülen şartları sağlamadığı anlaşılan teklifler değerlendirme dışı bırakılır

(9) Ekonomik açıdan en avantajlı teklifin tespitinde aşağıdaki esaslar dikkate alınır:

…

c) Yeterlik bilgileri tablosunda beyan edilen bilgi ve belgelerden EKAP veya diğer kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarının internet sayfası üzerinden sorgulanamayanlara ilişkin sunulan tevsik edici belgelerin, belgenin geçerliğine ilişkin taşıması zorunlu tüm asli unsurları sağlaması kaydıyla, belgelerde bulunan bilgi eksiklikleri Kanunun 37 nci maddesi kapsamında tamamlatılabilir. Ancak asli unsurlarda eksiklik bulunması durumunda, bu belgeler sunulmamış kabul edilir. (a) ve (b) bentlerinde belirtilen işlemlere, ekonomik açıdan en avantajlı birinci ve belirlenecek ise ikinci teklif sahibi tespit edilinceye kadar devam edilir…” hükmü,

Elektronik İhale Uygulama Yönetmeliği’nin “e-tekliflerin değerlendirilmesi” başlıklı 24’üncü maddesinde “…(3) İhale dokümanında belirtilen katılım belgeleri ve yeterlik kriterleri ile ilgili değerlendirme, e-teklif kapsamında yüklü olan belgelerin ve EKAP üzerinden ilgili kurum ve kuruluşların sistemlerinden sorgulama suretiyle elde edilen bilgilerin değerlendirilmesi suretiyle yapılır.

(4) Yeterlik kriterlerinin istekliler tarafından karşılanıp karşılanmadığına ilişkin değerlendirme ihale dokümanında yer alan hükümler çerçevesinde yapılır. Yeterlik kriterlerini karşılamayan isteklilerin teklifleri değerlendirme dışı bırakılır ve bu husus gerekçesi de açıkça belirtilmek suretiyle EKAP’a kaydedilir.

(5) EKAP üzerinden sorgulanmasının mümkün olmaması nedeniyle bilgisayarda taratılarak sunulması gereken belgeler ve eklerinden herhangi birinin e-teklif kapsamında sunulmamış olması halinde, bu eksik belgeler ve ekleri idarelerce tamamlatılamaz ve bu isteklilerin teklifleri değerlendirme dışı bırakılır. Ancak, bilgisayarda taratılarak e-teklif kapsamında sunulan belgelerde, teklifin esasını değiştirecek nitelikte olmaması kaydıyla, bilgi eksikliği bulunması halinde idare tarafından bilgilerin tamamlanması istenir. Bu çerçevede, bilgi eksikliklerinin tamamlanması için iki iş gününden az olmamak üzere makul bir tamamlama süresi verilir. Bu süre içerisinde istekli tarafından eksik bilgilere ilişkin belgeler idareye sunulur. Belirlenen sürede eksik bilgileri tamamlamayanların teklifleri dördüncü fıkrada belirtildiği şekilde değerlendirme dışı bırakılır. …” hükmü yer almaktadır.

Kamu İhale Kurumu’nun resmi internet sayfasında (www.ihale.gov.tr) 03.04.2024 tarihinde yayımlanan “EKAP’a Yüklenen Belgelerin Elektronik İhalelerde Kullanılması Hakkında” başlıklı duyuruda “EKAP kullanıcı sayfalarına yüklenen belgelerin, elektronik ihalelerde yeterlik bilgileri tablosundaki ilgili alanlar ile ilişkilendirilmek suretiyle kullanılmasına yönelik geliştirmeler 03/04/2024 tarihinde devreye alınmıştır. İlanı veya duyurusu 03/04/2024 tarihi ve sonrasında olan ihalelerde, istekliler tarafından teklifleri ile birlikte sunulacak bu belgeler, idarelerce teklif değerlendirme işlemlerinde dikkate alınacaktır.” ifadelerine yer verilmiştir.

Başvuruya konu ihaleye ait İdari Şartname’nin “İhale konusu işe/alıma ilişkin bilgiler” başlıklı 2’nci maddesinde “2.1. İhale konusu işin/alımın;

a) Adı: Zirai Gübre Mal Alımı

…

e) Miktarı: 330 Litre Manolya Zakkum ve Oya İçin Sıvı Gübre / 5000 Kilogram Fidan Besleme Gübresi / 3000 Kilogram Çiçek Besleme Gübresi / 10000 Kilogram Çim Alanlar İçin Yazlık Gübre / 27000 Kilogram Organik Toprak Düzenleyici

Ayrıntılı bilgi idari şartnamenin ekinde yer almaktadır.

f) İşin yapılacağı/teslim edileceği yer: Sakarya Büyükşehir Belediyesi Park ve Bahçeler Dairesi Başkanlığı Şantiyesi ” düzenlemesi,

Anılan Şartname’nin “İhaleye katılabilmek için gereken belgeler ve yeterlik kriterleri” başlıklı 7’nci maddesinde “7.1. İsteklilerin ihaleye katılabilmeleri için aşağıda sayılan belgeler ve yeterlik kriterleri ile fiyat dışı unsurlara ilişkin bilgileri e-teklifleri kapsamında beyan etmeleri gerekmektedir.

…

7.5.1. İsteklinin ilk ilan veya davet tarihinden geriye doğru son beş yıl içinde kesin kabul işlemleri tamamlanan mal alımlarıyla ilgili yurt içinde veya yurt dışında kamu veya özel sektörde bedel içeren tek bir sözleşme kapsamında gerçekleştirilen ihale konusu iş veya benzer işlere ilişkin olarak deneyimini gösteren belge veya teknolojik ürün deneyim belgesi sunması zorunludur. İstekli tarafından teklif edilen bedelin % 20 dan az olmamak üzere, ihale konusu iş veya benzer işlere ait tek sözleşmeye ilişkin iş deneyimini gösteren belgeler veya teknolojik ürün deneyim belgesinin sunulması gerekir.

…

7.9. Belgelerin sunuluş şekli:

7.9.1. İdarece talep edilmesi halinde istekliler tarafından, e-teklifleri kapsamında beyan edilen bilgi ve belgelerden EKAP veya diğer kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarının internet sayfası üzerinden sorgulanarak teyit edilemeyenler ekleri ile birlikte bu maddede düzenlenen şekil kurallarına uygun olarak sunulur. …” düzenlemesi yer almaktadır.

İhale işlem dosyası incelendiğinde; başvuruya konu ihalenin Sakarya Büyükşehir Belediyesi tarafından elektronik ortamda gerçekleştirilen “Zirai Gübre” alımı ihalesi olduğu, bahse konu ihaleye teklif sunan başvuru sahibi Özbay Süs Bit. Pey. ve Tar. Ürün. San. Tic. Ltd. Şti. teklifinin, 20.08.2024 tarihli ihale komisyonu kararında “…İstekli Özbay Süs Bit. Pey. ve Tar. Ürün. San. Tic. Ltd. Şti.nin İdari Şartnamenin 7.5.1 maddesinde istenilen İş Deneyim Belgesini, Mal Alımı Uygulama yönetmeliğinin 46. Maddesi Özel sektöre ve yurt dışında gerçekleştirilen işler ile alt yükleniciler tarafından gerçekleştirilen işlerin iş deneyiminin belgelendirilmesi maddesine uygun sunmaması sebebiyle ihale komisyonu ihalenin iptaline karar vermiştir…” gerekçesiyle değerlendirme dışı bırakıldığı tespit edilmiştir.

Özbay Süs Bit. Pey. ve Tar. Ürün. San. Tic. Ltd. Şti tarafından teklifi kapsamında sunulan yeterlik bilgileri tablosu incelendiğinde; anılan tablonun “Mesleki ve Teknik Yeterliğe İlişkin Bilgiler” başlıklı kısmında yer alan “İş Deneyimini Gösteren Belgeler” başlıklı bölümündeki “İş Deneyim Belgesi Düzenlenemeyen Hallerde İş Deneyimini Gösteren Diğer Belgeler” başlıklı satırında “941385-607-00001 HAZİNE VE MALİYE BAKANLIĞI GELİR İDARESİ BAŞKANLIĞI. pdf EKAP’a yüklenen belgedir. ” ve bu satıra ilişkin “Açıklamalar” kısmında “İdari Şartname’nin 7.5.1 maddesi İhale konusu işte istenen iş deneyimini tevsik etmek amacıyla kullanılan belge/belgeler sunulacaktır.” ifadelerinin yer aldığı tespit edilmiştir.

Anılan istekli tarafından iş deneyimini tevsik etmek üzere EKAP’a yüklenen belgeler incelendiğinde; EKAP’a yüklenen belgelerin sadece 1 adet faturadan oluştuğu, bu faturaya ilişkin sözleşmenin bulunmadığı tespit edilmiştir.

Yukarıda aktarılan mevzuat hükümlerinden; mal alımı ihalelerinde özel sektöre gerçekleştirilen işler ile alt yükleniciler tarafından gerçekleştirilen işlerde; işe ilişkin sözleşme ve bu sözleşmenin uygulanmasına yönelik olarak 213 sayılı Vergi Usul Kanununun ilgili hükümleri çerçevesinde düzenlenen fatura örnekleri veya bu örneklerin noter, yeminli mali müşavir, serbest muhasebeci mali müşavir veya vergi dairesi onaylı suretleri ile serbest meslek makbuzu nüshaları veya bu nüshaların noter, yeminli mali müşavir, serbest muhasebeci mali müşavir veya vergi dairesi onaylı suretlerinin iş deneyim belgesini gösteren belgeler olduğu,

Elektronik ortamda gerçekleştirilen ihalelerde idare tarafından isteklinin teklifi kapsamında EKAP’a yüklü olan belgeleri üzerinden yapılacak değerlendirmede; EKAP üzerinden sorgulanmasının mümkün olmaması nedeniyle bilgisayarda taratılarak sunulması gereken belgeler ve eklerinden herhangi birinin teklif kapsamında sunulmamış olması halinde, bu eksik belgeler ve eklerinin idarelerce tamamlatılamayacağı anlaşılmaktadır.

Yapılan incelemede; Kamu İhale Kurumu’nun 03.04.2024 tarihli duyurusunda elektronik ihalelerde EKAP kullanıcı sayfalarına yüklenen belgelerin, yeterlik bilgileri tablosundaki ilgili alanlar ile ilişkilendirilmek suretiyle kullanılmasına yönelik geliştirmelerin devreye alındığının ve ilanı veya duyurusu 03.04.2024 ve sonrası tarihlerde gerçekleşecek ihalelerde istekliler tarafından teklifleri ile birlikte sunulacak bu belgelerin, idarelerce teklif değerlendirme işlemlerinde dikkate alınacağının ifade edildiği, başvuru sahibi Özbay Süs Bit. Pey. ve Tar. Ürün. San. Tic. Ltd. Şti. tarafından sunulan yeterlik bilgileri tablosunda beyan edilen ihaleye katılım belgelerinin EKAP’a yüklenip yeterlik bilgileri tablosundaki ilgili alanlar ile ilişkilendirilmek suretiyle sunulduğu, bahse konu istekli tarafından sunulan yeterlik bilgileri tablosundaki iş deneyimini tevsik eden belgelere ilişkin alanda, bu belgelerin EKAP’a yüklenen belge niteliğinde olduğunun açıkça ifade edildiği, anılan istekli tarafından iş deneyiminin tevsikine ilişkin EKAP’a yüklenen belgeler incelendiğinde; bu belgelerin sadece sözleşmenin uygulanmasına yönelik fatura örneğinden oluştuğu, ancak faturaya ilişkin sözleşmenin yüklenmediği, ihale ilan tarihi itibariyle yürürlükte bulunan Elektronik İhale Uygulama Yönetmeliği’nin 24’üncü maddesine göre EKAP üzerinden sorgulanmasının mümkün olmaması nedeniyle bilgisayarda taratılarak sunulan belgeler ve eklerinden herhangi birinin teklif kapsamında sunulmamış olması halinde, bu eksik belgeler ve eklerinin idarece tamamlatılmasının mümkün olmadığı, dolayısıyla idare tarafından başvuru sahibinin teklifinin değerlendirme dışı bırakılması yönündeki ihale komisyonu kararının mevzuat hükümlerine aykırılık teşkil etmediği anlaşılmış olup başvuru sahibinin iddiasının yerinde olmadığı sonucuna varılmıştır.