BAŞVURU SAHİBİ:

İkh Hafriyat İnş. Nak. San. ve Tic. Ltd. Şti.,

İHALEYİ YAPAN İDARE:

Cihanbeyli Belediye Başkanlığı Fen İşleri Müdürlüğü,

BAŞVURUYA KONU İHALE:

2020/440253 İhale Kayıt Numaralı “Cihanbeyli İlçe Merkezi Yağmur Suyu Şebekesi Yapım İşi” İhalesi

KURUM TARAFINDAN YAPILAN İNCELEME:

Cihanbeyli Belediye Başkanlığı Fen İşleri Müdürlüğü tarafından 24.09.2020 tarihinde açık ihale usulü ile gerçekleştirilen “Cihanbeyli İlçe Merkezi Yağmur Suyu Şebekesi Yapım İşi” ihalesine ilişkin olarak İkh Hafriyat İnş. Nak. San. ve Tic. Ltd. Şti.nin 22.10.2020 tarihinde yaptığı şikâyet başvurusunun, idarenin 23.10.2020 tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibince 02.11.2020 tarih ve 48702 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 02.11.2020 tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunulmuştur.

Başvuruya ilişkin olarak 2020/1694 sayılı itirazen şikâyet dosyası kapsamında yapılan inceleme neticesinde esas inceleme raporu tanzim edilmiştir.

KARAR:

Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.

İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle,

1) Taraflarına üç defa gönderilen aşırı düşük teklif açıklama isteme yazılarının Kamu İhale Genel Tebliği’nin 45’inci maddesine uygun olmadığı, açıklama istenen ve istenmeyen analiz girdilerinin belirlenmediği, Kamu İhale Genel Tebliği açıklamaları çerçevesinde aşırı düşük teklif sorgulamasının yenilenmesi gerektiği, öte yandan 16.10.2020 tarihinde EKAP üzerinden gönderilen kesinleşen ihale kararında belirtilen aşırı düşük teklif açıklamalarının uygun olmadığına yönelik gerekçelerin de kamu ihale mevzuatına uygun olmadığı,

2) İhale süreci tamamlanmadan ihale üzerinde bırakılan istekli tarafından ihale konusu alanda faaliyet gösteren Yeniçağ Otom. San. Tic. Ltd. Şti.den fiyat teklifi istendiği, bu durumun ihalenin kendisi üzerinde bırakılacağının ihale komisyonu veya idarenin başka personeli tarafından bildirildiğini gösterdiği, dolayısıyla gizlilik ilkesinin ihlal edildiği, ilgili idare personeli hakkında gerekli yasal işlemlerin yapılması gerektiği iddialarına yer verilmiştir.

Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir.

1) Başvuru sahibinin 1’inci iddiasına ilişkin olarak:

Kamu İhale Genel Tebliği’nin “Sınır değer tespiti ve aşırı düşük teklifler” başlıklı 45’inci maddesinde “Kamu İhale Genel Tebliği’nin “Sınır değer tespiti ve aşırı düşük teklifler” başlıklı 45’inci maddesinde “…45.1.2. Sınır değerin altındaki teklif sahiplerinden yaklaşık maliyetin % 80’lik bölümünü oluşturan iş kalemleri/gruplarına ilişkin ayrıntılar yazılı olarak istenir. Bu çerçevede; istenen açıklamanın niteliği dikkate alınarak, isteklilere beş (5) iş gününden az olmamak üzere makul bir süre verilir. Yazıda ayrıca, ihale konusu işe özgü alanlara (malzeme ocağı vb.) ilişkin olan ve açıklama istenecek girdi niteliğinde bulunan nakliyelere dair yaklaşık maliyet hesabında esas alınan mesafeler belirtilir.

45.1.2.1. İhale komisyonunca, (38.1) maddesi kapsamında idarece hazırlanan “sıralı iş kalemleri/grupları listesi” kullanılarak yaklaşık maliyetin % 80’lik kısmına giren iş kalemleri/grupları belirlenir.

Sıralı listeye göre, tutarlarının yaklaşık maliyete oranlarının kümülatif toplamı % 80 oranına kadar olan iş kalemleri/grupları ile kümülatif toplama eklendiğinde % 80 oranının aşılmasına neden olan iş kalemi/grubu, sorgulamaya tabi tutulacak olan iş kalemleri/grupları olarak belirlenecektir. Bunların dışında kalan iş kalemleri/grupları için sorgulama yapılmayacaktır.

45.1.2.2. İhale komisyonu tarafından, açıklama istenilmesi gereken iş kalemleri/gruplarına ait idarece (38.1) maddesine göre oluşturulan “sıralı analiz girdileri listesi” kullanılarak tutarı kar ve genel gider hariç analiz toplamının % 3’üne eşit ve bu tutarın altında olan analiz girdileri tespit edilecektir.

Yaklaşık maliyeti oluşturan iş kalemi/grubu analizlerindeki analiz girdilerinden, tutarı kar ve genel gider hariç analiz toplamının %3’üne eşit ve altında olanlar için isteklilerden açıklama yapılması istenilmeyecektir.

Tutarı, kar ve genel gider hariç analiz toplamının % 3’üne eşit veya altında olması nedeniyle sorgulamaya tabi tutulmayacak analiz girdilerinin tutarlarının kümülatif toplamının kar ve genel gider hariç analiz toplamının %15’ini aşması durumunda; en küçük tutardan itibaren kümülatif toplamda % 15’lik tutarın aşılmasına neden olan analiz girdisi belirlenecek, tutarı bu girdinin tutarından daha az olan girdiler için açıklama istenilmeyecektir.

Aynı girdinin yaklaşık maliyeti oluşturan birden fazla iş kalemi/grubunun analizinde yer alması halinde bu girdinin oranı her analiz için ayrı ayrı değerlendirilerek analiz toplamının % 3’ünün altında kalıp kalmadığına göre işlem yapılır. Herhangi bir analizdeki oranı %3’ün üstünde olan analiz girdisi için açıklama istenilecektir.

Analizlerdeki işçilik girdisi, tutarları analiz toplamının % 3’üne eşit veya altında olsa dahi, açıklama istenilmeyecek girdiler arasında yer alamaz.

45.1.2.3. İhale komisyonu teklifleri aşırı düşük olarak tespit edilen isteklilerden (45.1.2.1) maddesinde belirlediği iş kalemleri/grupları için isteyeceği açıklama ile ilgili yazıda, (45.1.2.2) maddesine göre açıklama istenilmeyecek olan analiz girdilerini de belirtecektir.

İstekliler, teklifi kapsamında yer alan iş kalemleri/grupları için hazırlayacakları analizlerde (45.1.2.2) maddesine göre açıklama istenilmeyecek olan analiz girdileri de dahil analizlerini oluşturan tüm girdileri göstereceklerdir.

…

45.1.3. İsteklilerden teklifleri kapsamında analiz ve hesap cetveli sunmaları istenmeyecektir. Analizler ve hesap cetveli, Kanunun 38 inci maddesi uyarınca teklif fiyatı aşırı düşük olarak tespit edilen isteklilerin tekliflerinin önemli bileşenleri ile ilgili ayrıntıların belirlenmesi amacıyla, sadece aşırı düşük teklif sahibi isteklilerden istenecektir. Bu çerçevede; teklif fiyatının aşırı düşük olduğu tespit edilen istekliler tekliflerinde önemli olduğu tespit edilen bileşenlerine ilişkin olarak yapacakları açıklama kapsamında;

…

b) Teklif birim fiyatlı işlerde; açıklama istenen iş kalemlerinin birim fiyatlarına ilişkin olarak ihale dokümanında verilen analiz formatına uygun analizleri sunacaklardır. Sorgulamaya konu edilmeyen iş kalemleri/grupları için analiz sunulması istenmeyecektir.

…

45.1.4 İdare tarafından ihale dokümanı kapsamında;

a) Teklif birim fiyatlı işlerde; her bir iş kaleminin yapım şartlarına, tarif ve içeriğine göre analizde yer almasını istediği “malzeme, işçilik, makine ve diğerleri (varsa; nakliyeler, inşaat yerindeki yükleme, boşaltma, yatay ve düşey taşımalar, zamlar vb.)” sadece girdi cinslerinin belirlendiği, analiz girdileri ile miktarlarının ve tutarlarının belirtilmediği, (Ek- Y.2)’de yer alan örneğe uygun analiz formatının isteklilere verilmesi, isteklilerin de tekliflerinin aşırı düşük olarak tespit edilerek kendilerinden açıklama istenmesi durumunda, yapacakları açıklamada sunacakları analizlerin verilen bu formata uygun olması gerekmektedir.

İdare tarafından bütün iş kalemleri/iş grupları için tek bir analiz formatı düzenlenebileceği gibi, iş kalemleri/iş gruplarının yapım şartlarına göre birden fazla analiz formatı da düzenlenebilir. Ancak bu durumda, idare ihale dokümanında hangi analiz formatının hangi iş kalemleri/iş grupları için kullanılacağını belirtmek zorundadır.

Kamu kurum ve kuruluşlarınca yayımlanmış birim fiyatlar ile uyumlu olmayan iş kalemleri (özel iş kalemleri) ile idarelerce tasarlanan ve birden fazla iş kalemini ihtiva eden iş kalemleri (paçal iş kalemi) için bu iş kalemlerinde bulunan analiz girdileri ve miktarlarının gösterildiği analiz formatlarının, ihale dokümanı kapsamında veya aşırı düşük tekliflere yönelik açıklama istenmesine ilişkin yazı ekinde verilmesi gerekmektedir. Ancak idarece niteliği gereği analiz formatı hazırlanamayan iş kalemlerine ilişkin isteklilerin açıklamaları kapsamında analiz sunmalarına gerek olmayıp, anılan iş kalemlerine ilişkin açıklamalar 45.1.13 maddesi uyarınca yapılabilir…” açıklamalarına yer verilmiştir.

İdari Şartname’nin “İhale konusu işe ilişkin bilgiler” başlıklı 2’nci maddesinde “2.1. İhale konusu işin

a) Adı: Cihanbeyli İlçe Merkezi Yağmur Suyu Şebekesi Yapım İşi

b) Yatırım proje no'su/kodu:

c) Miktarı (fiziki) ve türü:

Toplam 20 Kalem; İlçe Merkezi Muhtelif Mahallelerde Yağmursuyu İnşaatı yapımı” düzenlemesi,

Aynı Şartname’nin “Sınır değer” başlıklı 33’üncü maddesinde “33.1. İhale komisyonu verilen teklifleri değerlendirdikten sonra Kurum tarafından belirlenen yönteme göre sınır değeri hesaplar.

33.2. Teklifi sınır değerin altında kalan isteklilerden Kanunun 38 inci maddesine göre açıklama istenecektir. Bu kapsamda; ihale komisyonu sınır değerin altında kalan teklifleri aşırı düşük teklif olarak tespit eder ve bu teklif sahiplerinden Kurum tarafından belirlenen kriterlere göre teklifte önemli olduğunu tespit ettiği bileşenler ile ilgili ayrıntıları yazılı olarak ister. İhale komisyonu;

a) Yapım yönteminin ekonomik olması,

b) Seçilen teknik çözümler ve teklif sahibinin işin yerine getirilmesinde kullanacağı avantajlı koşullar,

c) Teklif edilen işin özgünlüğü,

gibi hususlarda yapılan yazılı açıklamaları dikkate alarak aşırı düşük teklifleri değerlendirir. Bu değerlendirme sonucunda, açıklamaları yeterli görülmeyen veya yazılı açıklamada bulunmayan isteklilerin teklifi reddedilir. İhale komisyonunca reddedilmeyen teklifler, geçerli teklif olarak belirlenir.” düzenlemesi yer almaktadır.

Başvuruya konu ihaleye 5 isteklinin teklif verdiği, ihale komisyonunca yapılan teklif değerlendirmesi sonucunda sınır değerin 5.849.610,79 TL olarak belirlendiği, 02.10.2020 tarihinde EKAP üzerinden gönderilen yazı ile başvuru sahibinden 07.10.2020 tarihine kadar aşırı düşük teklif açıklamalarının gönderilmesinin istendiği, yazı ekinde 19 adet iş kalemine ve bu kalemlere ait analizlere yer verildiği, başvuru sahibine aynı tarihte gönderilen ikinci yazı ile bir önceki yazıda hata yapıldığı belirtilerek analizlerin düzeltildiğinin bildirildiği, yazı ekinde 19 adet iş kalemine ve bu kalemlere ait analizlere yer verildiği, son olarak 06.10.2020 tarihinde EKAP üzerinden gönderilen yazı ile bir önceki açıklama isteme yazısında yapılan hataların düzeltildiği ifade edilerek, 12.10.2020 tarihine kadar aşırı düşük teklif açıklamalarının sunulmasının istendiği, yazı ekinde 15 adet iş kalemine ve bu kalemlere ait analizlere yer verildiği,

Başvuru sahibi tarafından 12.10.2020 tarihinde aşırı düşük teklif açıklamasının sunulduğu, 16.10.2020 tarihli ihale komisyonu kararında başvuru sahibi tarafından sunulan aşırı düşük teklif açıklamasının;

- CHB2 ve CHB5 analizlerinin işçilik makine vb. miktarlarının belge ve bilgiye dayalı olarak açıklanmadığı,

- EK.O-7 nolu tutanakta satış üzerinden açıklama yapıldığı ve birim satış tutarı bulunması gerekirken ortalama fiyatlarda aritmetik hata yapıldığı,

- Akaryakıt girdisinde litre kilogram dönüşüm hesabında akaryakıt firmasından alınan 31.08.2020-24.09.2020 tarihleri arasındaki bayi satış fiyatlarının sadece en düşük değerinin alındığı, ortalamanın bu şekilde olmadığı, haksız avantaj sağlandığı,

- Nakliye açıklamasının Teknik Şartname’nin 7’nci maddesine aykırı olduğu,

- Meslek mensubuna ait faaliyet belgesinin geçerlilik süresinin 6 ay olduğu, anılan belgenin düzenlenme tarihinin 12.10.2020 olduğu, EK.O-7 nolu tutanağın düzenlendiği 07.10.2020 tarihinde meslek mensubunun faaliyetinin geçerli olduğunun tevsik edilemediği gerekçeleriyle uygun görülmediği ve başvuru sahibinin teklifinin değerlendirme dışı bırakıldığı, ihalenin sınır değerin üzerindeki ilk geçerli teklif sahibi olan  Megesan İnşaat Turizm San. ve Dış Tic. Ltd. Şti.nin üzerinde bırakıldığı anlaşılmıştır.

  Mevzuatın yukarıya aktarılan hükümleri gereğince ihale dokümanında aşırı düşük teklif sorgulaması yapılacağına ilişkin düzenlenme yapılan ihaleler için idarece öncelikle geçerli teklifler ve yaklaşık maliyet esas alınarak sınır değerin hesaplanması ve sınır değerin altında teklif sunan isteklilere aşırı düşük teklif sorgulaması yapılması gerekmektedir. Bu kapsamda idarece hazırlanan “sıralı iş kalemleri/grupları listesi” kullanılarak yaklaşık maliyetin %80’lik kısmına giren iş kalemleri/gruplarının belirlenmesi, sıralı listeye göre, tutarlarının yaklaşık maliyete oranlarının kümülatif toplamı %80 oranına kadar olan iş kalemleri/grupları ile kümülatif toplama eklendiğinde %80 oranının aşılmasına neden olan iş kalemi/grubunun, sorgulamaya tabi tutulacak olan iş kalemleri/grupları olarak belirlenmesi gerekmektedir.

Ayrıca idarece oluşturulan “sıralı analiz girdileri listesi” kullanılarak tutarı kar ve genel gider hariç analiz toplamının %3’üne eşit ve bu tutarın altında olan analiz girdilerinin tespit edilmesi, tutarı, kar ve genel gider hariç analiz toplamının %3’üne eşit veya altında olması nedeniyle sorgulamaya tabi tutulmayacak analiz girdilerinin tutarlarının kümülatif toplamının kar ve genel gider hariç analiz toplamının %15’ini aşması durumunda da; en küçük tutardan itibaren kümülatif toplamda % 15’lik tutarın aşılmasına neden olan analiz girdisinin belirlenmesi, tutarı bu girdinin tutarından daha az olan girdiler için açıklama istenilmemesi gerekmektedir.

Ayrıca, Tebliğ’in yukarıda yer verilen 45.1.2.2 ve 45.1.2.3’üncü maddelerinde yer alan açıklamalar uyarınca idarenin herhangi bir iş kalemi içerisinde açıklama istenilecek analiz girdisi olarak tespit etmiş olduğu bir analiz girdisinin diğer iş kalemlerinde açıklama istenilmeyecek girdi olsa da, nihai olarak açıklama istenilecek analiz girdisi olarak belirlenmesi gerektiği ve buna göre açıklama istenilmeyecek analiz girdileri listesinin oluşturulması gerektiği, ayrıca idarece kamu kurum ve kuruluşlarınca yayımlanmış birim fiyatlar ile uyumlu olmayan iş kalemleri (özel iş kalemleri) ile idarelerce tasarlanan ve birden fazla iş kalemini ihtiva eden iş kalemleri (paçal iş kalemi) için bu iş kalemlerinde bulunan analiz girdileri ve miktarlarının gösterildiği analiz formatlarının, ihale dokümanı kapsamında veya aşırı düşük tekliflere yönelik açıklama istenmesine ilişkin yazı ekinde verilmesi gerekmektedir.

Başvuruya konu ihalede aşırı düşük teklif sorgulamasına ilişkin işlemler incelendiğinde, başvurusu sahibine gönderilen 3 adet aşırı düşük teklif açıklama isteme yazısında belirtilen iş kalemlerinin ve sayılarının farklılaştığı, netice itibariyle açıklama istenen iş kalemlerinin Kamu İhale Genel Tebliği’nin 45.1.2.2’nci maddesine uygun olarak belirlenmediği, ayrıca açıklama istenen ve istenmeyen analiz girdileri listesinin oluşturulmadığı tespit edilmiştir.

Bu çerçevede, idarece mevzuata uygun olarak yapılmayan söz konusu aşırı düşük teklif sorgulamasına istinaden sunulacak olan aşırı düşük teklif açıklamasının mevzuata uygun olup olmadığına ilişkin olarak sağlıklı bir değerlendirme yapılabilmesinin mümkün olamayacağı anlaşılmış olup, yukarıda belirtilen mevzuata aykırılıklar göz önüne alınarak,

1- İdarece aşırı düşük teklif sorgulaması yapılırken “sıralı iş kalemleri/grupları listesi” kullanılarak yaklaşık maliyetin % 80’lik kısmına giren iş kalemleri/gruplarının belirlenmesi, sıralı listeye göre, tutarlarının yaklaşık maliyete oranlarının kümülatif toplamı % 80 oranına kadar olan iş kalemleri/grupları ile kümülatif toplama eklendiğinde % 80 oranının aşılmasına neden olan iş kalemi/grubunun, sorgulamaya tabi tutulacak olan iş kalemleri/grupları olarak belirlenmesi,

2- Kamu İhale Genel Tebliği’nin 45.1.2.2’nci maddesine göre açıklama istenecek ve istenilmeyecek analiz girdilerinin belirlenmesi, sorgulamaya tabi tutulacak iş kalemlerinden, nitelik ve nicelik olarak kamu kurum ve kuruluşlarınca yayımlanmış birim fiyatlar ile birebir uyumlu olmayan iş kalemleri (özel iş kalemleri) ile idarelerce tasarlanan ve birden fazla iş kalemini ihtiva eden iş kalemlerine (paçal iş kalemi) ait birim fiyat analizlerinin temel girdilere (işçilik, makine amortismanı, mazot, makine ve diğer malzeme girdileri vb.) kadar ayrıştırılması, paçal/özel iş kalemlerine ait analizlerde aynı poz numarasına sahip girdilerin miktar ve tutarlarının anılan poz miktarları dikkate alınarak toplanması (örneğin aynı iş kalemi analizi içerisinde yer alan işçilikle ilgili girdilerin söz konusu poz birim miktarı dikkate alınarak toplanması), farklı poz numarasına sahip girdilerinin ise ayrı ayrı gösterilmesi ve aşırı düşük teklif sorgulaması işleminin yukarıda aktarılan açıklamalar doğrultusunda yeniden yapılması gerektiği sonucuna varılmıştır.

2) Başvuru sahibinin 2’nci iddiasına ilişkin olarak:

Kamu İhale Kurumunun ihale sürecindeki hukuka aykırı olduğu iddia edilen işlem ve eylemleri inceleme yetkisi bulunmakta olup, idare personeli tarafından ihalenin Megesan İnşaat Turizm San. ve Dış Tic. Ltd. Şti. üzerinde bırakılacağına dair bilgi verilip verilmediği hususunun idarece gönderilen ihale işlem dosyasında yer alan bilgi ve belgeler üzerinden tespitinin ve bu hususta değerlendirme yapılmasının mümkün olmadığı dikkate alındığında, başvuru sahibinin anılan hususa yönelik iddiasının reddedilmesi gerektiği sonucuna ulaşılmıştır.

Sonuç olarak, yukarıda belirtilen mevzuata aykırılıkların düzeltici işlemle giderilebilecek nitelikte olduğu tespit edildiğinden, teklif fiyatı sınır değerin altında olan başvuru sahibinden mevzuata uygun şekilde yeniden aşırı düşük teklif açıklaması istenilmesi ve bu aşamadan sonraki ihale işlemlerinin mevzuata uygun olarak yeniden gerçekleştirilmesi gerekmektedir.

Açıklanan nedenlerle, 4734 sayılı Kanun'un 65'inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 30 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere,

Anılan Kanun'un 54'üncü maddesinin onbirinci fıkrasının (b) bendi gereğince düzeltici işlem belirlenmesine,

Oybirliği ile karar verildi.